Lorsqu’on crée son entreprise BTP et que l’on doit gérer ses premiers clients, on est vite confronté à un document inévitable pour tout entrepreneur : la facture bâtiment. Le système de facturation est ainsi soumis à de nombreuses règles qu’il est essentiel de connaître. Quels types de facture rencontre-t-on en tant qu’artisan ? Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ? Quel intérêt d’utiliser un logiciel de devis facture bâtiment pour éditer ses documents ? Autant de questions auxquelles cet article répond pour vous permettre de créer une facture dans le bâtiment à la fois conforme et professionnelle !
Facturation : les bases à connaître
Que vous soyez artisan indépendant, à la tête d’une TPE ou d’une PME dans le bâtiment, les règles de facturation s’appliquent pour tout le monde. Commençons par les bases !
Facture : définition
La facture est un document à valeur juridique, comptable et commerciale, comportant les conditions et les détails d’une vente de marchandise ou d’une prestation de service. Notez que seule une structure juridique (société ou entrepreneur individuel) est habilitée à éditer une facture.
Du dépannage électrique au coulage des fondations d’une maison, dans le bâtiment, tous les professionnels du BTP sont amenés à facturer leurs travaux.
Le délai d’émission d’une facture
À la question “quand émettre une facture?”, la loi stipule que le délai de facturation ne doit pas dépasser un mois. L’idéal étant encore de l’éditer et de l’envoyer au client dès la livraison des travaux. À savoir qu’il est possible de facturer périodiquement, c’est à dire de regrouper plusieurs prestations distinctes sous une même facture.
La facture est-elle obligatoire ?
Selon la législation, une facture est obligatoire lorsqu’elle entre dans les champs suivants :
- Les prestations de service et la vente de marchandise entre professionnels ;
- Les activités de distribution, production ou service par des personnes publiques pour leur achat personnel et pour leur clientèle professionnelle
- La vente à distance à un particulier, entre pays de l’Union Européenne ;
- Toute prestation réalisée pour un particulier, dont le prix est égal ou supérieur à 25 € TTC ;
- À la demande du client, quel que soit le montant.
En d’autre terme, la très grande majorité voire la totalité de vos prestations nécessite l’édition d’une facture. En effet, en tant qu’artisan, rares sont les prestations qui s’élèvent à moins de 25 €.
Les différents types de factures dans le bâtiment
On dénombre de nombreuses spécificités propres à la facturation du secteur bâtiment. Facture d’acompte, de situation de travaux, d’avoir ou d’autoliquidation, décortiquons un peu les différences et dans quel cas utiliser chacune.
Facture d’acompte
Il est d’usage dans le secteur BTP de demander le versement d’un acompte sur travaux avant de commencer un ouvrage. Cette avance, versée à la signature du devis, correspond à une partie du montant total d’un chantier, par exemple à 30 % de la facture totale. Il est donc obligatoire de rédiger une facture d’acompte pour justifier cette transaction financière.
→ Plus d’informations sur l’acompte travaux
Situation de travaux
La situation de travaux, ou situation de chantier, est une facture spécifique au bâtiment. Cette facture intermédiaire permet d’échelonner le règlement d’un chantier dans le temps et ainsi mieux estimer son degré d’avancement.
→ Plus d’informations sur la facture de situation
Facture d’avoir
On établit une facture d’avoir lorsque l’on souhaite modifier une facture initiale. Aussi appelée note de crédit en comptabilité, l’avoir peut servir à :
- corriger le montant suite une erreur,
- diminuer le prix de la facture précédente (avoir commercial)
- complètement annuler la facture itinale.
→ Plus d’informations sur la facture d’avoir
Facture d’autoliquidation
Dans le bâtiment, la facture d’autoliquidation s’applique dans le cadre d’un chantier de sous-traitance. En effet, grâce au mécanisme d’autoliquidation de la TVA, les travaux effectués par un sous-traitant pour le compte d’un donneur d’ordre soumis à la TVA sont exonérés de taxes. La facture de sous-traitance comporte alors plusieurs spécificités.
→ Plus d’informations sur l’autoliquidation de TVA en sous-traitance BTP
Les mentions obligatoires d’une facture dans le bâtiment
Tout comme le devis travaux, pour être conforme à la loi, une facture BTP doit comporter un certain nombre de mentions légales. Attention donc à ce que figure bien chacune de ces mentions ! En cas de contrôle, une négligence peut vite vous coûter cher.
Mentions légales d’une facture artisan
Pour rappel, les mentions obligatoires d’une facture artisan sont donc les suivantes :
- Informations relatives à votre entreprise : raison sociale et forme juridique pour une société, nom/prénom pour un entrepreneur individuel, adresse du siège social, numéro SIREN, numéro de TVA intracommunautaire et numéro au répertoire des métiers ;
- Coordonnées du client : dénomination sociale ou nom/prénom, adresse du siège social (ou domicile dans le cas d’un particulier) et l’adresse de facturation si celle-ci est différente du siège social ;
- Numéro du bon de commande, quand celui-ci a été établi au préalable par l’acheteur
- Date d’émission de la facture ;
- Date effective de la livraison des travaux ;
- Numéro de la facture ;
- Désignation et description minutieuse de chaque prestation, fourniture, matériaux et main d’oeuvre engagée sur le chantier en question (quantité, référence, nature…) ;
- Prix unitaires hors taxe de chaque élément composant l’ouvrage ;
- Montant total en hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
- Le ou les taux de TVA correspondant(s) aux travaux ;
- Toutes conditions propres à l’offre : montant de l’acompte à payer à la commande (s’il y en a un), retenue de garantie éventuelle, réduction/rabais/ristourne si applicable… ;
- Conditions générales de vente et de paiement : mode de paiement, délai maximal pour le règlement, pénalités de retard, montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement… ;
- Informations sur l’assurance professionnelle (telle que la garantie décennale) souscrite au titre de son activité d’artisan : coordonnées de l’assureur (ou du garant) et zone de couverture de la garantie ;
- Si le vendeur bénéficie de l’exonération de TVA, mettre la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ;
- La mention “autoliquidation” dans le cas d’une facture de sous-traitance.
Quelles sanctions en cas de manquement aux obligations ?
Les risques si vous ne respectez pas ces obligations ? Une amende de 15 € pour chaque mention manquante ou erreur, dans la limite d’¼ de son montant total. Les pénalités peuvent même monter jusqu’à 75 000 € pour une personne physique, et jusqu’à 375 000 € pour une personne morale (société) ! De quoi encourager les entrepreneurs à faire attention…
Faire une facture bâtiment : les bonnes pratiques
On l’a bien vu, faire une facture ne s’improvise pas ! En plus des mentions légales, il existe plusieurs règles à connaître pour faire ce document dans les règles de l’art.
- Conserver les documents dans un dossier dédié : le délai de conservation d’une facture est officiellement de 6 ans. Toutefois, la législation préconise de les garder plutôt pendant 10 ans, au cas où un litige surviendrait pendant ce laps de temps.
- La numérotation de facture : le numéro d’une facture doit être unique et composé d’une séquence chronologique et sans rupture. Plus d’informations dans notre article dédié sur la numérotation des factures.
- Soigner ses factures : souvent négligée par les professionnels, la présentation de ses factures représente en réalité sa société auprès des clients. Une facture claire, lisible et pourvue d’un logo renvoie tout de suite une image professionnelle.
- Imprimer en deux exemplaires : si vous avez l’habitude d’imprimer toutes vos factures en format papier, prenez toujours le réflexe d’imprimer en deux exemplaires. Un pour vous, un pour le client. Ainsi, vous aurez toujours un justificatif à montrer en cas de désaccord ou de litige.
Utiliser un logiciel de devis facture bâtiment
Pour être certain de ne pas se tromper et de créer des documents conformes, il existe une solution simple et efficace : s’aider d’un logiciel de facture et devis pour le bâtiment.
Ce type d’outil permet de gagner du temps au quotidien et de générer des documents respectant toutes les mentions légales. En outre, par rapport à des documents réalisés sous Excel et Word, les devis et les factures gagnent en professionnalisme.
Faire un devis, calculer son déboursé sec, ajouter manuellement le taux de TVA à chaque ouvrage, traquer et gérer les impayés…. Toutes ces tâches vous donnent des sueurs froides ? Alors c’est qu’il est temps de déléguer tout ça !
Prenez Obat par exemple. Un logiciel de facturation en ligne, spécialisé pour les artisans et les TPE et PME du bâtiment. De l’interface moderne et intuitif aux fonctionnalités spécifiques au secteur BTP, ce logiciel SaaS est conçu pour simplifier la gestion commerciale et administrative.
Moins de temps dans la facturation dit davantage de temps pour ses clients et son métier. À la clé : une rentabilité boostée et donc un meilleur chiffre d’affaire. Et si vous souhaitez tester et vous faire votre avis sur notre logiciel de devis facture bâtiment, vous disposez d’un essai gratuit de 14 jours !
Modèle de facture dans le bâtiment / BTP
Et pour terminer en beauté, voici un exemple de facture travaux sur lequel s’appuyer pour la facturation de vos prochaines prestations dans le bâtiment.
Vous connaissez maintenant toutes les bonnes pratiques pour créer une facture dans le bâtiment conforme et professionnelle.
Des différents types de facture aux mentions obligatoires, les règles en matière de facturation peuvent sembler complexes. En réalité, il suffit d’être consciencieux pour éviter les erreurs et les oublis.
Ou, mieux encore, passez par un logiciel de facturation bâtiment qui fait tout le travail à votre place !
