Toutes les entreprises sont un jour confrontées à la nécessité de relancer des factures impayées. Il peut s’agir d’un simple retard de paiement, d’un oubli de la part du client ou d’une contestation de la facture. Ce problème est courant, avec de potentielles conséquences graves pour votre trésorerie, surtout si vous êtes une petite structure de type micro-entreprise ou TPE. Dans cet article, découvrez plusieurs modèles de lettre de relance de facture impayée et tous nos conseils.
En cas de facture impayée, réagissez rapidement : plus vous attendez, plus cela devient difficile. Un simple email de rappel suffit souvent à débloquer la situation.
Progressez par étapes : mail de rappel, relance plus ferme, lettre d’avertissement puis mise en demeure par lettre recommandée. Gardez l’historique des échanges en cas de recours en justice.
Entre professionnels, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € s’appliquent de plein droit dès le premier jour de retard de paiement.
Automatisez vos relances avec un logiciel de facturation comme Obat pour garantir qu’aucune facture impayée ne passe à la trappe.
Comment faire une relance pour facture impayée ?
Quand on est entrepreneur, les retards de paiement sont fréquents et peuvent vite fragiliser sa trésorerie. Bonne nouvelle : la grande majorité des impayés se règle en général à l’amiable, sans recours au tribunal, à condition d’agir rapidement et avec méthode.
Voici les différentes étapes à suivre pour une relance de facture impayée par type de recours (à l’amiable puis en justice)
Les relances à l’amiable
De J+1 à J+45 après le dépassement du délai de paiement, les relances peuvent se faire par téléphone et par mail, afin de débloquer la situation à l’amiable :
- 1. Rappel téléphonique ou email (de J+1 à J+7) : Un simple appel ou email informel suffit souvent à relancer votre client. Restez courtois : il peut s’agir d’un oubli ou d’un virement en attente. Si la relance se fait par téléphone, notez la date et le contenu de vos échanges.
- 2. Première relance amiable (de J+7 à J+15) : si le rappel n’a fait aucun effet, envoyez une première lettre de relance par email ou courrier mentionnant le numéro, le montant et la date d’échéance de la facture, joint d’un duplicata. Là encore, gardez un ton neutre et poli.
- 3. Deuxième relance (J+15 à J+30) : vous pouvez vous montrer plus ferme et hausser le ton sans agressivité. S’il s’agit d’un client professionnel, mentionnez les pénalités de retard applicables et l’indemnité forfaitaire de 40 €.
- 4. Lettre d’avertissement (J+30 à J+45) : annoncez formellement qu’en l’absence de règlement sous 8 à 15 jours, vous passerez à la mise en demeure. C’est la dernière chance d’un règlement à l’amiable.
Les recours juridiques
Si vos diverses relances et avertissements n’ont rien donné, vous pouvez passer aux moyens juridiques :
- 5. Mise en demeure par LRAR (J+45 et au-delà) : un mise en demeure doit être obligatoirement envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit préciser un délai de paiement au choix ainsi que les conséquences en cas de non-exécution.
- 6. Recouvrement judiciaire : en dernier recours, vous pouvez demander une injonction de payer au tribunal compétant, une démarche généralement rapide et peu coûteuse. Pour les montants importants, vous pouvez faire une assignation en référé qui permet un traitement en urgence.
Tout au long du processus de recouvrement de facture impayée, conservez chaque relance envoyée et chaque échange écrit avec votre client : ce sont vos preuves juridiques.
Le délai de prescription pour réclamer le paiement d’une facture impayée dépend du type de client :
- Entre professionnels, l’article L. 110-4 du Code de commerce fixe le délai à 5 ans à partir de la date d’échéance de la facture.
- Entre un professionnel et un particulier, le Code de la consommation fixe ce délai à 2 ans à compter de la date d’échéance.
A lire également : Recouvrement de facture impayée : comment procéder ?
Comment rédiger une lettre de relance pour facture impayée ?
Votre modèle de lettre de relance de facture impayée, aussi appelée lettre de recouvrement, sert à instaurer un dialogue avec un client en retard de paiement. Elle encourage donc la communication plutôt que le conflit.
Adoptez un ton poli pour lui faire part de sa dette, toujours avec modération dans vos propos pour éviter de le braquer. Cela ne vous empêche pas pour autant de rester ferme pour protéger vos relations commerciales ! Votre message doit simplement être simple, bref et aimable.
Les informations à inclure dans la lettre de relance
La lettre de relance à l’amiable n’ayant pas de caractère juridique, les informations à faire figurer dedans restent libres. Cependant, n’oubliez pas que celle-ci servira de preuve au tribunal dans le cas où la situation prendrait une tournure judiciaire.
C’est pourquoi on recommande fortement que votre lettre de relance contienne les mentions suivantes :
- le numéro et la date d’émission de la facture ;
- La date d’échéance à laquelle le paiement aurait dû être effectué ;
- le montant total dû TTC ;
- le montant des pénalités de retard applicables ;
- l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (entre professionnels)
- un délai de règlement précis ;
- vos coordonées bancaires ;
- les conséquences possibles en cas de non-paiement.
Concernant ce dernier point, il n’est pas nécessaire de proférer des menaces ! Il suffit de signaler au client les éventuelles actions en justice qu’il encourt si le retard de paiement subsiste. N’oubliez pas également de joindre à la lettre une copie de la facture impayée concernée.
Quid des pénalités de retard en cas d’impayés ?
Les pénalités de retard sont des frais qu’une entreprise peut facturer à un client professionnel qui n’a pas payé une facture à temps. Deux types de pénalité sont applicables :
- Les pénalités de retard s’appliquent dès le premier jour de retard et doivent obligatoirement figurer sur la factures et dans vos CGV. Le taux par défaut est égal au taux directeur de la Banque centrale européenne (BCE) majoré de 10 points (12,40 % au 1er semestre 2026).
- À cela s’ajoute l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement définit par l’article L441-10 du Code de commerce, due de plein droit dès le premier jour de retard.
Exemple de calcul pour une facture de 5000 € réglée avec 30 jours de retard, au taux de 12,40 % :
5000 × 12,40 × (30/365) = 50,96 € de pénalités + 40 € d’indemnité forfaitaire = 90,96 € au total
Un professionnel n’a pas le droit de facturer des pénalités de retard à un particulier. En cas de retard de paiement d’un client particulier, votre seule option consiste à engager une procédure judiciaire et de demander des dommages et intérêts pour préjudice.
A lire également : Comment gérer les factures impayées dans le bâtiment ?
Modèle de lettre de relance pour facture impayée
Modèle 1 – 1er email de relance à l’amiable (J+7 à J+15)
Objet : Facture n°[xxx] en attente de règlement
Bonjour [nom et prénom],
Je me permets de vous contacter au sujet de la facture n°[xxx] émise le [date], d’un montant de [montant]€, dont l’échéance était fixée au [date d’échéance].
À ce jour, nous n’avons pas encore reçu votre règlement. Il s’agit peut-être d’un simple oubli ou d’un virement en cours – dans ce dernier cas, veuillez ignorer ce message.
Nous comprenons que des circonstances imprévues peuvent parfois entraîner des retards de paiement, et nous sommes ouverts à discuter de tout problème éventuel.
Dans le cas contraire, pourriez-vous procéder au paiement dans les meilleurs délais ? Vous trouverez un duplicata de la facture en pièce jointe avec nos coordonnées bancaires.
Cordialement,
[Signature]
Modèle 2 – 2ème email de relance (J+15 à J+30)
Objet : Facture n°[xxx] – 2ème relance
Bonjour [nom et prénom],
Malgré notre précédent message du [date], nous constatons que la facture n°[xxx] d’un montant de [montant] €, échue le [date d’échéance], n’a toujours pas été réglée.
Nous vous demandons de procéder au paiement sous 8 jours.
Pour client professionnel Passé ce délai, des pénalités de retard au taux de [taux] % par an seront appliquées, ainsi que l’indemnité forfaitaire légale de 40 € pour frais de recouvrement.
Pour client particulier Sans action de votre part, nous serons malheureusement contraints d’engager des mesures de mise en demeure et de recouvrement.
Nous vous remercions de votre attention et espérons régulariser cette situation rapidement.
Cordialement,
[Signature]
Modèle 3 — Lettre d’avertissement (J+30 à J+45)
Objet : Avertissement pour la facture n°[xxx] – mise en demeure imminente
[coordonnées de l’entreprise]
[coordonnées du client]
[lieu], le [date]
Madame, Monsieur,
Malgré nos relances des [dates], la facture n°[xxx] d’un montant de [montant] €, à laquelle s’ajoutent [montant des pénalités] € de pénalités de retard et 40 € d’indemnité forfaitaire*, reste impayée à ce jour.
Nous vous accordons un dernier délai de 8 jours pour régulariser votre situation. Sans règlement de votre part avant le [date], nous nous verrons dans l’obligation de vous adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, préalable à toute action en justice.
Nous espérons pouvoir régler cette situation à l’amiable.
Cordialement,
[Signature]
*pour un client professionnel uniquement
Modèle 4 – Mise en demeure (J+45 et au-delà)
Objet : Mise en demeure de payer – facture n°[xxx]
[coordonnées de l’entreprise]
[coordonnées du client]
[lieu], le [date]
Madame, Monsieur,
Par la présente, et en l’absence de règlement malgré nos relances des [dates], nous vous mettons en demeure de procéder au paiement de la somme de [montant total] €, se décomposant comme suit :
- Facture n°[xxx] du [date] : [montant] €
- Pénalités de retard au [taux] % : [montant] €
- Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 €
Total dû : [montant] €
Vous disposez d’un délai de 8 jours à compter de la réception de ce courrier pour vous acquitter de cette somme. Passé ce délai, nous nous réservons le droit d’engager toute procédure judiciaire utile au recouvrement de notre créance, notamment une requête en injonction de payer auprès du tribunal compétent, dont les frais seront à votre charge.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Signature]
Envoi par lettre recommandée avec accusé de réception
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Pour savoir si votre client a bien reçu votre mail de relance, n’oubliez pas d’activer la confirmation de réception dans votre boîte de messagerie. Vous recevrez ainsi une notification dès que le client aura ouvert votre mail.
Comment simplifier ses relances de facture impayée ?
Pour vous protéger contre les mauvais payeurs, vous pouvez utiliser un logiciel de devis et facture qui vous permettra d’automatiser le suivi des factures en retard de paiement. Vous pourrez ainsi accéder à des modèles de relances à envoyer au client dès qu’un paiement passe en statut impayé.
Si vous êtes un artisan indépendant ou gérez une TPE ou PME du bâtiment, Obat est un logiciel métier pour le BTP qui accompagne les professionnels dans la relance de leurs factures impayées. Grâce à notre outil, relancer des factures ne vous prend que quelques minutes.
Vous pourrez identifier rapidement les retards et profiter de nos fonctionnalités d’automatisation pour envoyer votre relance de facture impayée par mail. Ce simple rappel de paiement suffit très souvent !
Les grandes entreprises qui gèrent un nombre très important de factures peuvent faire appel à une société de recouvrement pour faciliter leur procédure de recouvrement d’impayés. Ce type de société agit en tant qu’intermédiaire entre le client débiteur et l’entreprise, et prend en charge la gestion des différentes relances.
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Utiliser un modèle de lettre de relance de facture impayée vous permet de simplifier le processus en réalisant une relance de paiement de facture dans les règles de l’art. Débutez toujours par une relance à l’amiable avant de passer à des recours plus stricts puisqu’un retard est souvent dû à un simple oubli. Avec Obat, sécurisez votre trésorerie en optimisant vos relances dans le BTP !
Questions fréquentes sur les relances pour facture impayée (FAQ)
Il n’existe pas de délai légal fixé par la loi pour envoyer une première relance. Gardez cependant en tête que plus vous attendez, plus vous fragilisez votre trésorerie et risquez de retarder le paiement en cas de litige. La bonne pratique est d’envoyer une première relance dès J+7 après la date d’échéance.
La loi n’impose pas de nombre minimum de relance : procédez selon ce qui vous paraît raisonnable. Dans les faits, l’envoi d’au moins deux relances à l’amiable avant une mise en demeure démontrera votre bonne foi en cas de procédure judiciaire.
Oui, Obat permet d’identifier en un coup d’œil les factures en retard et d’envoyer automatiquement des relances par mail depuis l’outil. Des modèles de lettre de relance pour impayés pré-rédigés sont disponibles pour vous faciliter la vie.
Oui, vous pouvez facturer des pénalités de retard sans qu’elles soient mentionnées dans vos Conditions Générales de Vente (CGV) puisque ces dernières sont « dues de plein droit » comme précisé dans l’article L441-10 du Code de commerce. En revanche, sachez que le taux des pénalités et l’indemnité forfaitaire de 40 € (pour les professionnels) sont des mentions légales obligatoires à faire apparaître sur vos factures.
