Recouvrement de facture : comment procéder en cas d’impayés ?

Le 2 mars 2022 - Comptabilité

Dans le cadre d’une activité professionnelle, vous émettez des factures. Or, il peut malheureusement arriver que ces factures ne soient pas payées en temps et en heure. Même si l’usage commercial accorde généralement des rallonges de temps, un trop grand nombre de factures impayées peut entraîner des conséquences négatives sur une activité professionnelle. Comment obtenir le paiement de vos factures une fois le délai expiré ? Et comment maximiser vos chances de recevoir votre argent rapidement ? Découvrez notre guide concernant la procédure de relance pour impayé et les règles relatives au recouvrement de facture

Qu’est-ce que le recouvrement de facture ?

Le recouvrement de facture regroupe toutes les démarches réalisées par un créancier pour récupérer les sommes dues par un ou plusieurs débiteurs. Recouvrir une facture signifie donc que vous poussez (ou forcez) un client à payer sa dette, dette qu’il n’a pas réglée avant la date d’échéance fixée sur la facture.

C’est une activité réglementée qui mise d’abord sur le dialogue pour obtenir d’un débiteur le paiement de la somme due. Après des relances qui sont restées infructueuses, la procédure de recouvrement de facture est essentielle pour se faire payer. En effet, l’impact commercial et comptable du recouvrement n’est pas négligeable pour une entreprise.

Que dit la loi ?

Le recouvrement d’une facture impayée est régi par l’article L125-1 du Code des procédures civiles d’exécution. Il autorise le créancier d’une facture impayée à faire une procédure simplifiée de recouvrement de créances pour les sommes (intérêts inclus) inférieures à 5 000 €.

Le paiement d’une facture impayée peut d’abord être obtenu via une tentative à l’amiable. Vient ensuite l’injonction de payer, prévue aux articles 1405 et suivants du Code de procédure civile. Ensuite, le créancier professionnel possède un délai de 2 ans pour agir. Ce délai s’étend à 5 ans pour le créancier particulier.

Les étapes d’une procédure de recouvrement de facture

Assurez-vous qu’il s’agit d’une créance

Une créance est donc, par définition, une somme d’argent due à une entreprise par un débiteur (personne qui a une dette envers la société). Le recouvrement de facture doit uniquement concerner les créances dont le délai de paiement est écoulé.

Par exemple, vous avez livré une marchandise à un client qui ne vous a pas réglé et la facture mentionnait un délai de 15 jours pour le paiement. Passé ce délai, vous pouvez entamer une procédure pour facture impayée.

Vérifiez le délai de prescription

Afin de procéder au recouvrement de factures impayées, vous devez vous assurer que le délai de prescription ne soit pas dépassé. Par prescription, on entend le moment où vous perdez la possibilité de réclamer votre paiement.

Le recouvrement d’une créance en justice ne peut en effet se faire éternellement. Mais comment savoir si vous êtes toujours dans les délais pour le recouvrement de facture ? Il existe 2 cas de figure :

  • Vous avez contracté avec un consommateur et la facture remonte à plus de 2 ans : le délai de prescription est écoulé.
  • Vous avez contracté avec un commerçant (ou une entreprise commerciale) : le délai est de 5 ans.

Toutefois, il est possible que le recouvrement d’une créance impayée soit assujetti à un délai plus ou moins long : vérifiez bien le délai notifié sur la facture.

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Entamez une procédure amiable

Le recouvrement à l’amiable constitue votre première option. Cette technique favorise le dialogue entre les parties impliquées. Vous pouvez notamment utiliser des outils de relance comme :

  • Appeler ou envoyer un mail : contactez votre créancier par mail ou téléphone, même si le mail est conseillé pour garder un historique des échanges. Surtout, veillez à ne pas menacer votre interlocuteur ou à le menacer. La procédure à l’amiable doit rester cordiale.
  • Envoyer une lettre de relance pour facture impayée : dans le cas où votre créancier reste injoignable, vous pouvez lui envoyer une lettre relance. Il ne s’agit pas d’une lettre d’huissier, mais uniquement d’un courrier rappelant au créancier qu’il vous doit de l’argent. La lettre doit être claire, précise et mentionner la facture à recouvrer. Vous pouvez même en joindre une copie pour appuyer votre demande.

Envoyez une mise en demeure

Si le recouvrement de facture à l’amiable n’a pas donné les résultats escomptés et que vous n’avez pas obtenu votre paiement, adressez une mise en demeure à votre débiteur. C’est une lettre qui doit contenir des mentions obligatoires pour être valable aux yeux de la loi.

C’est une étape obligatoire avant d’entamer une action en justice, et donc généralement le dernier recours avant un recouvrement judiciaire. Votre débiteur a 30 jours pour payer les sommes dues à compter de la réception de la lettre de mise en demeure.

Il peut la contester, puisque cette étape reste dans un contexte de résolution à l’amiable. Il reste alors la possibilité de trouver un compromis pour le paiement des factures.

Recourez à une procédure judiciaire

Votre procédure de relance client n’a rien donné ? Le dernier recours pour encaisser une facture impayée reste le recouvrement judiciaire. Deux options s’offrent à vous :

  • Pour le recouvrement de facture inférieur à 4 000 € : demandez à un huissier de justice de démarrer une procédure de recouvrement et d’assigner votre débiteur. Il commence par envoyer une lettre “d’invitation à participer à la procédure”, à laquelle le débiteur doit répondre en 1 mois. S’il ne le fait pas, la justice considère qu’il a refusé de se soumettre à la procédure et un juge est saisi.
  • Pour le recouvrement de facture supérieur à 4 000 € : le juge prononce une injonction de payer. Vous devez pour cela rédiger et déposer votre requête au tribunal compétent. Pour déléguer cette tâche, il est possible de faire appel à un service de recouvrement.

Le recouvrement de créances pour le compte d’autrui

Pour vous accompagner dans le recouvrement de facture, il existe des entreprises spécialisées dans la récupération de créances pour le compte de leurs clients.

Ce sont des services principalement destinés aux entreprises : ils consistent à récupérer l’argent pour le compte du créancier. C’est donc une activité strictement réglementée, qui permet toutefois de faciliter les démarches pour les débiteurs.

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Est-il possible de facturer des frais de recouvrement de facture ?

Dans le cadre d’un recouvrement de facture, il est interdit de demander des frais au débiteur. Seules 4 situations constituent des exceptions à cette règle :

  1. les frais liés à un acte dont le paiement est prescrit par la loi au créancier comme l’obligation de payer un loyer ou une prime d’assurance) ;
  2. les frais engagés à cause de la mauvaise foi du débiteur (le créancier doit alors saisir le juge de l’exécution et prouver que le débiteur a agi de mauvaise foi, par exemple s’il n’a jamais eu l’intention de payer) ;
  3. les coûts engagés afin de recouvrer des sommes qui n’ont pas été payées à cause d’un chèque émis sans provision ;
  4. il est possible de réclamer une indemnité forfaitaire de 40 € si le créancier et le débiteur sont professionnels.

Réaliser le recouvrement de facture n’est jamais très agréable. Toutefois, c’est une étape essentielle pour prévenir les difficultés financières et le manque de trésorerie. Débutez toujours par une résolution à l’amiable pour préserver la qualité de votre relation commerciale. Parfois, le client a simplement oublié de payer ! Un recouvrement judiciaire est cependant nécessaire après des relances infructueuses.

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