Facture acquittée | Définition, valeur et mentions légales

Une facture comportant la mention acquittée sert à attester le paiement du montant total d’une créance par le client. Délivrée par le fournisseur ou par le client lui-même, elle s’applique dans le cadre privé comme public. Alors, pourquoi et comment faire une facture acquittée ? Quelle est sa valeur comptable et juridique ? Nous répondons à toutes vos questions dans cet article détaillé !

Définition d’une facture acquittée

Qu’est-ce qu’une facture acquittée ? Il s’agit d’une preuve de réception du règlement de la facture par un fournisseur (ici le créancier). Acquitter une facture signifie donc apposer une mention sur la facture existante pour prouver qu’elle a bien été payée. L’édition d’une facture acquittée est recommandée en comptabilité pour une meilleure organisation de sa trésorerie.

Est-elle obligatoire ?

La facture acquittée est un document comptable, mais elle ne résulte d’aucune obligation comptable. Rien n’oblige donc le vendeur à la créer ou l’acheteur à la demander. Contrairement à l’édition d’une facture classique, la version acquittée reste optionnelle.

Il existe par ailleurs d’autres façons de prouver le paiement d’une facture : attestation provenant d’un expert-comptable, certification d’un document par un commissaire aux comptes, relevés de compte bancaire avec apparition des dépenses, etc.

Il s’agit donc uniquement d’une possibilité offerte aux fournisseurs ou aux clients à des fins probatoires.

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Qui peut acquitter une facture ?

La facture peut être acquittée par le fournisseur/prestataire, mais également par le client. Voici la description des deux cas de figure :

• Par le créancier : il va émettre la facture et apposer la mention acquittée lorsqu’il recevra le règlement sur son compte bancaire.
• Par le débiteur : il peut lui-même justifier avoir réalisé le paiement de la facture en l’acquittant et en apposant les mêmes mentions que le fournisseur.

Quant à savoir quand acquitter une facture, le fournisseur reprend la facture et appose la date du paiement et son mode de règlement, son cachet commercial, la mention “facture acquittée” ou encore la signature de l’entreprise.

Comment rédiger une facture acquittée ?

Pour créer une facture acquittée, vous devez éditer la facture à payer afin de conserver le même numéro. Il faut simplement mettre à jour le document en y ajoutant la mention acquittée et les autres éléments obligatoires.

Le numéro, la date d’émission et les informations relatives aux prestations réalisées ou aux produits vendus restent identiques. Les avantages de ce document sont nombreux :

• prouver l’extinction d’une dette avec le paiement de la créance ;
• simplifier la comptabilité ;
• visualiser plus rapidement les factures en attente de règlement ; 
• prouver ses dépenses dans le cadre d’une demande de remboursement ou de subventions.

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Quelle est sa valeur juridique ?

La facture acquittée peut servir de preuve devant un Tribunal en cas de litige sur le paiement de la créance en question. Il est donc très important de conserver le document dans ses pièces comptables.

De plus, l’article 1353 du Code Civil stipule que « celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation. ».

Attention toutefois : pour être reçue lors d’une procédure judiciaire, ce type de facture doit contenir les mentions légales citées ci-dessous.

Quelles mentions légales pour faire une facture acquittée ?

En effet, afin qu’elle puisse être considérée comme une preuve, la facture acquittée doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

• la mention « acquittée » clairement indiquée ;
• la date du règlement ;
• le mode de règlement ;
• les références du règlement le cas échéant ;
• la signature du fournisseur.

Quelles alternatives ?

Comment faire si vous ne disposez pas de la facture acquittée, mais que vous avez besoin de prouver le paiement d’une créance ? Deux autres solutions communément utilisées s’offrent à vous :

• Transmettre une copie de votre relevé bancaire à votre prestataire : dans le cas où vous auriez payé par chèque ou virement, une ligne de débit sera présente sur vos relevés de compte. De plus, le nom de l’organisme sera indiqué dans le libellé de l’opération pour un paiement en carte. Pour les règlements en espèces cependant, ce type de facture reste toujours nécessaire.
• Faire un constat par huissier de justice : si cette facture et/ou les relevés de compte ne sont des options ni suffisantes, ni concluantes, vous pouvez faire appel à un huissier de justice. Il vous fournira un constat prouvant irréfutablement le paiement de la facture. Le délai de prescription est ici de 2 ans pour un client particulier ou de 5 ans pour un client professionnel. 

Demander une facture acquittée : à qui s’adresser ?

Pour l’obtenir, le client doit normalement en faire la demande auprès du fournisseur, mais il arrive que certains secteurs d’activités automatisent un peu plus ce processus, notamment dans le bâtiment avec le paiement de chaque avancement de travaux.

Il existe donc des professionnels qui éditent systématiquement une facture acquittée avant d’en avoir la demande. Ensuite, ils veillent bien entendu au bon règlement de cette facture en regardant leur compte bancaire. C’est valable pour les marchés privés comme publics.

Dans la plupart des cas, la procédure consiste simplement à imprimer une copie de la facture afin d’y apposer les mentions obligatoires demandées.

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Exemple de facture acquittée

Vous cherchez un modèle de facture acquittée gratuit ? Voici plusieurs modèles en format Excel et Word à télécharger qu’il vous suffira d’éditer avec vos informations de facturation :

• Modèle Excel Invoice Simple
• Modèle Word Invoice Simple
• Exemple Excel Modeles-facture.fr

Comment faire une facture acquittée avec Obat ? Tutoriel

Une autre option pour générer une facture acquittée très rapidement est de passer par un logiciel de devis/facture comme Obat. Pour créer une facture avec Obat, suivez ces quelques étapes simples :

Cliquez d’abord sur onglet “Factures”, puis sur le nom du client ou du chantier pour faire apparaître la fenêtre à droite et passer votre facture en statut “payée”.

Une fois en statut « payée », cliquez sur le bouton “Voir”, choisissez “Facture acquittée” parmi les options et enfin “Gestions des règlements”.

Cliquez ensuite sur “Ajouter un règlement » et sélectionner la méthode de paiement, la date et le montant.

Vous pouvez également ajouter un mode de règlement, ou en supprimer un en cliquant sur l’icône poubelle. Cliquez ensuite sur “enregistrer” : votre facture acquittée est créée. Vous pourrez l’envoyer directement par mail à votre client, l’imprimer ou la télécharger sur votre appareil.

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À retenir

• Une facture dites acquittée est un document comptable optionnel et non obligatoire ;
• Elle consiste à modifier la facture initiale pour y ajouter les mentions obligatoires ;
• C’est un justificatif de paiement valable devant les tribunaux ;
• Elle peut-être éditée par le fournisseur (créancier) ou le client (débiteur) ;
• Cette facture doit être conservée au sein des documents comptables de l’entreprise.