Comment gérer les factures impayées dans le bâtiment ?

Saviez-vous que les factures impayées sont la raison d’un quart des faillites dans le secteur du bâtiment ? En effet, selon une enquête européenne pour Euler Hermes, 98 % des entreprises rencontrent des problèmes de trésorerie causés par des retards de paiement. Malheureusement, les arrêts de chantier pour non-paiement se produisent et vous imputent des frais supplémentaires, affectant ainsi votre chiffre d’affaires global. Mais alors, quels recours avez-vous contre un client qui ne veut pas payer ? Comment se faire payer une facture impayée ?

Dans cet article, nous vous expliquons comment prendre des mesures préventives pour vous prémunir des impayés et gérer efficacement vos procédures de recouvrement !

Bien connaître vos clients pour éviter les mauvais payeurs

S’assurer de leur solvabilité

Le meilleur moyen d’éviter les factures impayées est encore de directement vous tenir éloigné des mauvais payeurs !

Avant d’accepter un contrat, vérifiez le sérieux et la solvabilité de ce potentiel client. Une recherche Google peut déjà vous en apprendre beaucoup.

Ensuite, vous pouvez vous renseigner sur l’état financier de l’entreprise sur des sites comme societe.com. En effet, le risque de défaut de paiement est plus élevé avec une entreprise en redressement judiciaire ou en liquidation.

Vous pouvez même suivre l’historique des incidents de paiement des entreprises référencées sur le site codinf.ellipro.fr.

Signer un devis pour encadrer le contrat

Avant de commencer de quelconques travaux, vous devez impérativement signer un devis avec votre client. Une fois signé, il tient lieu de contrat et engage les deux partis.

Vous devez y préciser les prestations effectuées, les modalités et les délais de paiement attendus. Pour vous protéger encore davantage des factures impayées, vous pouvez également demander un acompte. Cela prouvera le sérieux et l’engagement de votre client. Pour les gros travaux (supérieurs à 12 000 € HT), il est aussi possible de requérir une garantie de paiement de la part d’un organisme habilité.

En cas de doute sur le contenu du devis, jetez un oeil à notre article qui vous donne 8 étapes pour créer un devis pour le bâtiment.

Vérifier vos factures pour prévenir les erreurs et les factures impayées

Les mentions obligatoires d’une facture

Pour être recevable d’un point de vue juridique, une facture doit contenir des éléments bien précis :

• la mention “Facture” ;
• une référence, soit une numérotation de vos factures dans l’ordre croissant ;
• votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse et votre numéro SIRET ;
• le nom de votre client, son adresse et numéro SIRET si c’est une entreprise ;
• la liste des prestations fournies, détaillées et avec le montant associé à chaque prestation ;
• les mentions concernant votre régime de TVA (si vous ne l’appliquez pas, notifiez-le via la mention légale “TVA non-applicable, article 293B du CGI”) ;
• le délai de paiement attendu ;
• les pénalités de retard que vous appliquez dans le cas d’un retard de paiement : depuis le 1er juillet 2019, ces pénalités doivent être d’un minimum 2,61 % du montant de la facture, auxquelles s’ajoutent une indemnité forfaitaire de 40 €.

L’importance de la mention des pénalités de retard

Le dernier point de la liste est primordial dans le cas d’une facture non payée. En effet, si les pénalités de retard ne sont pas clairement spécifiées, vous ne pourrez pas les réclamer à votre client dans le cadre d’une facture impayée !

Du point de vue de la loi, il ne vous en serait pas redevable. De plus, chaque erreur sur la facture donne le droit à votre client de vous en demander une nouvelle, ce qui retarde d’autant plus son règlement. 

La transmission de la facture à votre client

Juridiquement parlant, savez-vous quand et comment envoyer votre facture ? Vous devez transmettre votre facture à la livraison du produit ou lorsque la prestation de service est terminée.

Même si un délai de 15 jours est accordé par la loi, nous vous conseillons de ne jamais retarder l’envoi de la facture, pour justement vous protéger des impayés. Plus tôt vous la transmettez à votre client, plus tôt il sera en mesure de vous payer !

Vous pouvez aussi opter pour une version papier ou électronique, à votre convenance. Les deux ont la même valeur juridique et vos clients sont tenus par la loi de les accepter. Elles doivent ensuite être conservées dans vos archives pendant 10 ans, dans le cas où les autorités compétentes les réclameraient pour un contrôle fiscal.

Organiser le recouvrement de vos factures impayées

La procédure de relance client

Dès que vous constatez un retard de paiement, réagissez rapidement. Plus vous laissez le temps s’écouler, plus vous augmentez le risque de vous retrouver avec une facture impayée !

Nous vous conseillons de commencer par relancer le débiteur au sujet de sa créance. Il peut en effet s’agir d’un simple oubli ou bien d’un client qui joue sur la montre, en espérant que vous ne le remarquerez pas nécessairement tout de suite.

Souvent, un coup de fil, une lettre de relance ou un mail suffisent donc à débloquer le paiement de la facture impayée. Votre client reste un partenaire commercial et il est important de garder une bonne relation avec lui si vous désirez collaborer sur le long terme.

Si vous ne parvenez pas du tout à les joindre, envoyez une facture de rappel ou un courrier recommandé. Spécifiez la référence de la facture pour laquelle vous réclamez le paiement et le délai qu’ils ont pour vous régler, sans oublier les pénalités de retard qu’ils vous doivent ! 

La procédure de règlement à l’amiable

Les conditions préalables

Vous avez déjà relancé une première fois votre créancier, sans nouvelles. Avant d’entamer les procédures judiciaires plus lourdes, aussi pénalisantes et chronophages pour vous que pour votre client, il y a un dernier recours, qui est la procédure à l’amiable.

Ici, vous informez une dernière fois votre client qu’il doit vous régler sa facture impayée, et que, sans action de sa part, vous engagerez des procédures judiciaires. La créance doit alors répondre à 3 conditions : 

• elle existe et peut être prouvée via un contrat ou des factures ;
• son montant est estimé en argent ;
• l’échéance initialement prévue pour le règlement est dépassée.

La mise en demeure d’une facture impayée

Vos relances cordiales n’ont toujours pas reçu de réponse ? Il est temps de passer à une méthode un peu plus musclée : la mise en demeure concernant votre facture impayée.

Vous exigez alors de votre client qu’il respecte ses engagements. Vous n’avez pas besoin d’un avocat pour cette procédure, et vous pouvez rédiger le courrier vous-même. De multiples modèles de lettre de mise en demeure existent sur Internet pour vous aider.

Dans tous les cas, le courrier doit être daté. Spécifiez la mention “Mise en demeure” et indiquez les nouveaux délais de paiement (en général, d’une à deux semaines). Pour être valable juridiquement, vous devez obligatoirement l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception.

La procédure judiciaire d’une facture impayée

Le recours à une société de recouvrement, ou recouvrement simplifié

Vous n’avez ni le temps ni l’envie de gérer ces litiges ?

Depuis la loi Macron du 1er juin 2016, vous pouvez avoir recours à une procédure simplifiée pour les créances inférieures à 4 000 €, en faisant appel à un huissier.

Une société de recouvrement, spécialisée dans la gestion du recouvrement des factures impayées, se charge alors de la procédure. Elle notifiera votre client de son retard de paiement. Il disposera alors d’un mois pour répondre. On se confronte ensuite à deux cas de figure :

• L’acceptation : Votre débiteur envoie une lettre d’acceptation. L’huissier de justice, via un titre exécutoire, saisira le montant correspondant et vous reversera la somme minorée de ses honoraires.

• Le refus : Votre débiteur envoie unelettre de refus ou ne répond pas, ce qui équivaut à un refus implicite. La société de recouvrement judiciaire ne peut délivrer de titre exécutoire, et vous allez devoir saisir un tribunal et faire ordonner une injonction de payer par un juge.

L’injonction de payer

Pour le BTP, l’organisme compétent est le tribunal de commerce associé au lieu de résidence ou siège social de votre débiteur. Le tribunal se chargera de recouvrir votre facture impayée. Le but est de contraindre votre client à payer sa dette et les indemnités de retard associées.

La requête se fait en ligne sur le site d’Infogreffe ou via un formulaire papier Cerfa envoyé au tribunal (pour les créances supérieures à 10 000 €, vous devez faire appel à un avocat). Vous devez joindre un maximum de pièces justificatives prouvant le bien-fondé de votre requête : facture, devis ou contrat, échanges écrits, preuves de relance, lettre de mise en demeure, etc.

S’il estime votre dossier recevable et justifié, un juge ordonne une injonction de payer pour une somme définie. Un huissier pourra alors collecter la somme due en faisant une saisie sur salaire ou sur biens.

Évidemment, cette procédure nécessite des dépenses de votre part. Donc si les pénalités et indemnités saisies ne couvrent pas ces frais, vous pouvez justifier une indemnisation supplémentaire.

L’assignation en paiement

Pour cette procédure contentieuse, le dépôt de la demande est identique à celui de l’injonction de payer. Cependant, le processus est un peu plus long, car vous citez votre débiteur à comparaître devant la justice.

Vous devez constituer un dossier à charge de preuves, et votre débiteur peut se défendre. Chaque parti peut exposer ses arguments, puis le juge prend sa décision en fonction.

C’est pourquoi il est souvent conseillé de faire appel à un avocat. Si le verdict est en votre faveur, votre facture impayée sera recouverte grâce à un titre exécutoire et vous allez obtenir le paiement de votre créance. L’appel du verdict est possible si le montant de la demande initiale est supérieure à 10 000 €.

Éviter les factures impayées grâce à un logiciel de facturation

Comment vous avez pu le constater dans cet article, les défauts de paiement sont récurrents dans le milieu du bâtiment, et sont extrêmement chronophages, en plus de créer des problèmes de trésorerie.

C’est pourquoi Obat a créé un logiciel de facturation simple, permettant aux professionnels du BTP de suivre et de gérer l’avancement de leurs chantiers. 

Imaginez : créer facilement des factures et des devis sur mesure et sans erreurs, et visualiser chaque document et leurs échéances en un clic. L’optimisation du suivi de vos factures vous permet de réagir rapidement dans le cas d’un retard de paiement et de mettre en place les bonnes mesures.

Obat vous aide donc à éviter les factures impayées. Et pour ne pas renoncer à un chantier par manque de trésorerie, pensez à l’affacturage pour obtenir des financements de court terme ! 

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Il existe donc de bons réflexes à mettre en place pour se prémunir des factures impayées, comme bien connaître vos clients et vérifier vos factures avant leur envoi, pour s’assurer qu’il n’y ait aucune erreur. Si vous faites tout de même face à un impayé et que vos relances cordiales n’aboutissent pas, il vous reste deux recours : le règlement à l’amiable et la procédure judiciaire. Ne vous inquiétez pas : dans les deux cas, la loi est de votre côté lorsque vous justifiez et prouvez qu’il y a bien défaut de paiement !