Document essentiel en entreprise, la facture permet de vous faire payer. C’est aussi une preuve du service effectué et/ou du produit vendu. Très importante, elle doit être établie en bonne et due forme et doit répondre à certaines règles pour être valable. Alors, qu’est-ce qu’une facture ? Quel est son rôle et quelles mentions légales doit-elle comporter ? Focus sur cet élément comptable indispensable en entreprise.
Définition d’une facture
La facture est un document de comptabilité qui prouve un achat ou une vente. Elle liste les biens et les services fournis par votre entreprise, et indique par la même occasion leur prix, ainsi que le montant total à payer par l’acheteur.
La facture est donc indispensable puisque c’est le document qui identifie le créancier (vous-même) et le débiteur (votre client) et sert de demande de paiement. Mais pour être valable, elle doit remplir certaines conditions.
Selon la législation en vigueur, la facture est obligatoire. Sachez que l’acheteur a le droit de réclamer d’en réclamer une si celle-ci ne lui a pas été transmise.
Quel est son rôle ?
La facture est un document essentiel qui va permettre :
- le suivi des différentes transactions commerciales, indispensable pour votre comptabilité, votre déclaration de revenus, mais aussi pour connaître avec précision votre situation financière ;
- de prouver ce que vous avez réellement gagné ;
- de justifier l’accord conclu avec le client. Vous devrez pour cela la présenter de façon claire afin d’éviter les malentendus ;
- de demander le paiement à votre acheteur. Vous recevrez ainsi l’argent dû pour votre travail ;
- de mettre en place des actions en cas d’impayés ;
- de promouvoir votre activité et développer l’image de votre entreprise grâce à un logo ou à des liens vers des médias sociaux.
Combien de temps doit-on garder une facture ?
Tout dépend du pays dans lequel vous résidez. En effet, la directive TVA permet aux pays de l’Union européenne d’imposer leurs propres délais de stockage. Ainsi la France n’aura pas les mêmes exigences que l’Espagne en termes de durée de conservation d’une facture. En France, sachez que les factures doivent être conservées durant 10 ans par les deux parties.
Quels sont les différents types de factures ?
Il existe plusieurs types de factures :
- La facture standard : il s’agit du document le plus courant. Elle peut l’être pour plusieurs secteurs d’activités et se compose d’un format tout à fait basique contenant toutes les informations nécessaires.
- La facture commerciale : elle est utilisée dans le commerce international pour l’expédition de marchandises d’un pays à un autre.
- La facture pro forma, devis ou estimation : elle donne à l’acheteur une estimation du prix des produits ou des services.
- La facture de clôture : qui clôt un contrat entre un prestataire et un client.
- La facture d’avoir : elle permet d’annuler ou de modifier une facture déjà établie.
- La facture d’acompte : elle permet de justifier le montant versé en amont de la livraison ou de la réalisation d’un bien ou d’un service.
- La facture de situation, également nommée facture d’avancement ou facture intermédiaire : elle permet d’étaler le règlement d’un chantier ou d’un projet et de facturer au fur et à mesure.
- La facture de régularisation qui est effectuée suite au relevé d’un index d’un compteur.
Quels éléments doivent figurer sur la facture ?
Pour être conforme, une facture doit obligatoirement contenir différentes mentions légales. Elle se compose de 3 grandes parties :
L’entête
L’entête, qui contient plusieurs mentions obligatoires, telles que :
- le mot « facture » qui doit figurer en haut du document ;
- la date d’émission (date de la vente) ;
- le numéro qui doit respecter une numérotation logique ;
- l’adresse des deux parties ;
- le numéro de TVA ou numéro d’identification de l’entreprise, numéro de SIREN, ou encore numéro RCS.
Les lignes
Les lignes de la facture doivent indiquer les différents biens ou services fournis ainsi que leur prix. Elles doivent également décrire les différentes composantes d’un projet ou produit et leur prix unitaire.
S’il s’agit de prestation de services, les lignes devront également indiquer le tarif horaire et le temps consacré à chaque partie du projet. N’oubliez pas d’indiquer également la date de livraison ou de fin de la prestation.
Le récapitulatif
Le récapitulatif doit contenir diverses informations, telles que :
- le montant HT (sans TVA) ;
- le taux et le montant de la TVA ;
- le montant total TTC ;
- les conditions de paiement ;
- les options de paiement ;
- les informations de paiement avec les informations bancaires ou compte PayPal ;
- la date limite de paiement ;
- les pénalités applicables en cas de retard ;
- pour les auto-entrepreneurs, la mention “TVA non applicable en vertu de l’article 293 B du CGI”.
Conseils pour rédiger une facture
Tout d’abord, soyez le plus clair et complet possible dans la description de vos prestations et/ou produits. Le client veut savoir concrètement ce qu’il achète ! Une belle présentation fait également toute la différence et reflète directement votre professionnalisme.
D’autre part, sachez qu’utiliser un logiciel de facturation vous permettra de gagner du temps et d’éviter les oublis. Cet outil très pratique vous garantit non seulement des factures conformes, mais facilite aussi considérablement la gestion administrative. En outre, vos documents sont consultables de n’importe où, et le suivi et les relances sont grandement simplifiés.
Si vous n’avez pas encore de logiciel à disposition, vous pouvez très bien utiliser Word ou Excel. Vous devrez juste être vigilant quant aux nombreuses mentions légales à ne pas oublier. Si vous souhaitez un exemple sur lequel vous appuyer, vous trouverez 6 modèles de facture ici.
La facture est donc un document à la fois comptable, commercial et juridique, édité en double exemplaire, et qui prouve qu’une vente a eu lieu. Obligatoire selon la loi, elle doit faire figurer plusieurs mentions légales pour être valable. C’est pourquoi, pour davantage de facilité, il est conseillé d’utiliser un logiciel de facturation pour facturer vos clients.
