Toutes les entreprises sont un jour confrontées à la nécessité de relancer des factures impayées. Il peut s’agir d’un simple retard de paiement, d’un oubli de la part du client ou d’une contestation de la facture. Ce problème est courant, avec de potentielles conséquences graves pour votre trésorerie, surtout si vous êtes une petite structure de type micro-entreprise ou TPE. Dans cet article, découvrez plusieurs modèles de lettre de relance de facture impayée et tous nos conseils.
Comment faire une relance pour facture impayée ?
Vous avez à votre disposition plusieurs options de relance pour facture impayée, que vous pouvez choisir en fonction de la somme due, de la qualité de votre relation avec le client et de l’ampleur du retard de paiement. Ces méthodes comprennent :
- le rappel téléphonique ;
- la relance par email ;
- l’envoi d’une première relance par courrier ;
- l’envoi d’une seconde relance par courrier ;
- l’envoi d’une mise en demeure.
Les techniques ci-dessous constituent une démarche amicale de recouvrement de facture impayée. On les emploie en premier lieu pour éviter les actions en justice, plus coûteuses et chronophages. Vous pouvez passer directement à l’envoi de la mise en demeure, mais c’est déconseillé !
La lettre de rappel de paiement permet tout d’abord de comprendre les raisons de l’impayé, puisqu’il peut s’agir d’un simple oubli. Vous agissez ainsi de manière courtoise vis-à-vis du client pour préserver une bonne relation commerciale.
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Comment rédiger une lettre de relance pour facture impayée ?
Votre modèle de lettre de relance de facture impayée, aussi appelée lettre de recouvrement, sert à instaurer un dialogue avec un client en retard de paiement. Elle encourage donc la communication plutôt que le conflit.
Adoptez un ton poli pour lui faire part de sa dette, toujours avec modération dans vos propos pour éviter de le braquer. Cela ne vous empêche pas pour autant de rester ferme pour protéger vos relations commerciales ! Votre message doit simplement être simple, bref et aimable.
Idéalement, votre relance de paiement doit contenir :
- le numéro et la date de la facture ;
- le montant total dû, y compris les éventuelles pénalités de retard ;
- la date à laquelle le paiement aurait dû être effectué ;
- une requête pour un règlement rapide ;
- les conséquences possibles en cas de non-paiement.
Concernant ce dernier point, il n’est pas nécessaire de proférer des menaces ! Il suffit de signaler au client les éventuelles actions en justice qu’il encourt si le retard de paiement subsiste. N’oubliez pas également de joindre à la lettre une copie de la facture impayée concernée.
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Modèle de lettre de relance pour facture impayée
1ère lettre de relance
Identité et coordonnées de l’entreprise
Objet : Facture [numéro de la facture] en attente de règlement
Identité et coordonnées du client
Cher [Nom du client],
Je me permets de vous contacter concernant la facture n°[numéro de facture] émise le [date de facturation] d’un montant de [montant total dû]. À ce jour, nous n’avons malheureusement pas reçu le paiement correspondant à cette facture.
Nous comprenons que des circonstances imprévues peuvent parfois entraîner des retards de paiement, et nous sommes ouverts à discuter de tout problème éventuel. Si vous avez déjà effectué le paiement, veuillez nous en informer immédiatement afin que nous puissions faire le suivi auprès de notre service comptable.
Si toutefois, vous avez oublié de régler cette facture, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder au paiement dans les plus brefs délais. Pour faciliter le processus, voici ci-dessous les détails de notre compte bancaire ainsi qu’un duplicata en pièce jointe de ladite facture.
[Détails bancaires]
Nous vous rappelons que conformément à nos conditions de vente, tout retard de paiement peut entraîner des intérêts de retard supplémentaires. Notre objectif est de maintenir une relation solide et mutuellement bénéfique avec nos clients, et nous souhaitons éviter tout désagrément lié aux retards de paiement.
Nous vous remercions par avance pour votre attention à ce rappel de paiement, et nous espérons que nous pourrons régler cette situation rapidement et efficacement.
Cordialement,
[Signature]
2ème lettre de relance
Objet : Relance n°2 : facture [numéro de la facture] en attente de règlement
Madame, Monsieur,
Suite à notre précédente relance, nous constatons que le paiement de la facture n°[numéro de facture], datée du [date], et d’un montant restant dû de [montant], n’a toujours pas été reçu malgré sa date d’échéance du [date]
Nous vous prions de procéder au règlement de cette facture dans les meilleurs délais. À titre de rappel, nous avons joint ladite facture en pièce jointe pour votre référence.
Nous vous invitons à prendre cette relance de paiement au sérieux et à agir rapidement pour éviter tout désagrément supplémentaire. En cas de difficultés financières, n’hésitez pas à nous contacter pour discuter d’un éventuel échéancier de paiement adapté à votre situation.
Sans action de votre part, nous serons malheureusement contraints d’engager des mesures de mise en demeure et de recouvrement.
Nous vous remercions de votre attention et espérons régulariser cette situation rapidement.
Cordialement,
[Signature]
Comment simplifier ses relances de facture ?
Faire appel à une société de recouvrement
L’utilisation d’une société de recouvrement peut faciliter une procédure de recouvrement à l’amiable, mais aussi en justice si relancer une facture poliment ne porte pas ses fruits. Cette société agit en tant qu’intermédiaire entre le client débiteur et l’entreprise, et prend en charge la gestion des différentes relances.
Ce recours est particulièrement bénéfique pour les grandes entreprises qui gèrent un grand nombre de factures (et donc de cas d’impayés), surtout lorsque les tentatives de recouvrement à l’amiable ont été infructueuses ou si le montant dû est important !
En outre, faire appel à une société externe peut avoir un effet dissuasif sur le client. Cela démontre votre résolution à récupérer la somme due via la mise en demeure pour facture impayée, et peut ainsi l’inciter à régler plus rapidement sa dette.
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Utiliser un logiciel de devis/facture
Pour vous protéger contre les mauvais payeurs, vous pouvez utiliser un logiciel de devis et facture. En effet, ces progiciels permettent d’optimiser et d’automatiser le suivi des facteurs en retard de paiement. Vous accédez à un plan de relance sur-mesure pour recouvrir vos créances efficacement et réduire les délais de paiement pour protéger votre trésorerie.
Vous êtes un artisan ou une entreprise de BTP ? Obat accompagne tous les professionnels du bâtiment dans la relance de leurs factures impayées ! Grâce à notre outil, relancer des factures devient un jeu d’enfant et ne vous prend que quelques minutes.
Vous pourrez identifier rapidement les retards et profiter de nos fonctionnalités d’automatisation pour envoyer votre relance de facture impayée par mail. Ce simple rappel de paiement suffit très souvent !
Utiliser un modèle de lettre de relance de facture impayée vous permet de simplifier le processus en réalisant une relance de paiement de facture dans les règles de l’art. Débutez toujours par une relance à l’amiable avant de passer à des recours plus stricts puisqu’un retard est souvent dû à un simple oubli. Avec Obat, sécurisez votre trésorerie en optimisant vos relances dans le BTP !
