Réussir vos réunions de chantier est crucial pour le bon déroulé des travaux. En effet, elles aident à mettre en relation tous les corps de métier, à suivre l’avancement des travaux, mais aussi à anticiper les moindres retards et imprévus. Mais avec tous les points à aborder et tous les artisans impliqués, ces réunions peuvent vite devenir chronophages. Elles s’accompagnent d’ailleurs souvent de visites de chantier, qui demandent la même organisation rigoureuse et du temps disponible. Dans cet article, nous vous dévoilons donc 7 conseils pour piloter une réunion de chantier avec efficacité !
La réunion de chantier, quel intérêt ?
Quelle est la définition d’une réunion de chantier ? C’est un rendez-vous régulier qui regroupe les intervenants, le maître d’ouvrage et le conducteur de travaux.
Le maître d’œuvre est celui qui orchestre le suivi de travaux. Ces réunions de chantier pour artisans s’effectuent généralement sur le lieu de la construction en cours et sont planifiées à l’avance afin de coordonner le travail de toutes les entreprises impliquées.
Elles permettent également de définir et valider les matériaux et autres équipements nécessaires. Ainsi, si vous devez effectuer des locations ou demander des livraisons, les délais seront respectés.
Animer une réunion de chantier se révèle donc clé dans la réussite des travaux, et c’est un outil de coordination indispensable.
Nos 7 conseils pour réussir sa réunion de chantier
Vous l’avez compris, la réunion de chantier est donc un excellent outil pour gagner en productivité. Voici donc nos 7 conseils pour vous aider à piloter vos réunions d’une main de maître !
Conseil #1 – Bien définir les missions de chacun
Sur les chantiers du BTP, de multiples corps de métiers peuvent être amenés à intervenir : électricien, maçon, couvreur, peintre, carreleur, plaquiste, etc.
Lors de votre réunion de démarrage de chantier, vous devez définir de manière claire et très précise les missions de chaque intervenant. C’est particulièrement pertinent lorsque vous employez des entreprises sous-traitantes. Vous devez donc détailler les tâches à accomplir, la date d’intervention ainsi que les délais à respecter.
Dans le bâtiment, il n’y a pas de place pour l’improvisation : plus vous anticipez, moins vous subirez de contretemps. Pour réussir vos réunions de chantier, explicitez donc vos attentes vis-à-vis de chaque artisan, puis répondez à leurs questions. Le jour J du chantier, chacun pourra alors se mettre au travail rapidement et vous gagnez en productivité.
Conseil #2 – Planifier le déroulé de la réunion
Réussir une réunion de chantier, sans qu’elle ne dure des heures, demande un peu de planification et d’organisation. Vous avez peut-être déjà vécu ces réunions qui n’en finissent jamais, mais qui pourtant n’apportent pas beaucoup de valeur ajoutée ?
Pour être efficace, vous devez donc envoyer une convocation de réunion de chantier et procéder avec l’aide de ces quelques astuces :
- Choisissez la même date chaque semaine : le rendez-vous de chantier est plus productif lorsqu’il est régulier. Tous les participants savent qu’il faut alors bloquer ce créneau horaire, et vous aurez moins d’absentéisme lors des réunions.
- Exigez la ponctualité : demandez aux intervenants d’être à l’heure et de ne pas utiliser leurs téléphones lors de la réunion.
- Définissez un horaire de début et de fin : établir un créneau fixe pour votre réunion de chantier oblige à parler de l’essentiel et d’aller droit au but. Vous évitez ainsi tous les débordements horaires et chacun peut s’organiser ensuite.
- Listez les points à aborder : définissez l’ordre du jour et priorisez les points du plus urgent au moins urgent. Par exemple, si l’avancée du chantier dépend de l’arrivée d’un matériau, assurez-vous que tout est prêt et prévoyez une visite si nécessaire.
- Priorisez les informations qui concernent tout le monde : les informations transmises lors de la réunion doivent concerner tous les membres, et pas seulement des cas spécifiques. Si vous devez discuter d’un point particulier avec un ou deux artisans impliqués, faites-le avant ou après la réunion.
- Encouragez la participation de chacun : la parole doit être libre, et chacun doit se sentir à l’aise pour exprimer ses interrogations et poser ses questions. Par contre, n‘hésitez pas à recentrer les échanges dès que la discussion devient hors sujet ou que vous n’avancez pas.
Conseil #3 – Mettre à jour l’avancement des travaux
Pour la bonne organisation de votre chantier, vous devez constamment savoir où vous en êtes : est-ce que tout se déroule comme prévu ? Est-ce que votre planning de chantier est respecté ? Vous savez qui doit intervenir et quand.
Pour réussir votre réunion de chantier, vous devez donc mettre à jour votre plan d’action avec les intervenants présents. Quelles actions ont été réalisées, quelles sont les priorités de la semaine qui arrive, y a-t-il des retards ?
Si vous rencontrez des problèmes, listez-les et réfléchissez ensemble à des solutions pour les résoudre. L’important est d’être transparent avec votre équipe afin de prioriser les différentes tâches efficacement.
Pour vous aider, vous pouvez même utiliser un logiciel de planning pour vos travaux, afin de visualiser le stade de votre chantier à tout moment.
Conseil #4 – Anticiper les imprévus et les retards possibles
Pour réussir une réunion de chantier, celle-ci doit aborder les imprévus possibles : problèmes de livraison, problèmes de stock, problèmes météorologiques, etc.
Dans ces situations, il faut alors réorganiser le travail de chacun et réfléchir à des matériaux de secours. Ainsi, si l’imprévu se produit réellement, toute l’équipe sait comment réagir. La clé d’un chantier réussi consiste en un équilibre entre prévision, organisation et flexibilité.
L’anticipation est maître mot concernant le suivi de chantier, les difficultés d’approvisionnement et les solutions en cas d’éventuels retards. Le conducteur de travaux doit posséder une vision globale et long terme.
Conseil #5 – Toujours aborder les questions de sécurité
Pour une entreprise de BTP, la sécurité est primordiale. Lors de votre visite des travaux et votre tournée sur le chantier, vous devez vérifier l’état du matériel (échafaudages, étayages) et désobstruer toutes les allées stratégiques. Si vous repérez la moindre irrégularité, indiquez-la directement au maître d’œuvre, au chef de chantier et/ou au responsable sécurité afin qu’ils puissent y remédier.
Réussir une réunion de chantier signifie aussi rendre le travail des artisans sûr et organisé. Un chantier ordonné, c’est un chantier avec moins d’accidents. N’hésitez pas à faire des rappels hebdomadaires concernant les règles de sécurité sur le chantier et à faire des visites de vérification régulières.
Conseil #6 – Prévoir les surcoûts dans le budget
Vous avez repéré des malfaçons après un rendez-vous de chantier ? La réunion représente une opportunité d’en identifier les causes. Vous pouvez également trouver des solutions pour réparer ces erreurs avec les intervenants et surtout vous assurer que le problème ne sera pas récurrent.
Il faudra ensuite prendre en compte les surcoûts entraînés par le travail supplémentaire et réparateur nécessaire et adapter votre budget en fonction. Si vous devez remplacer un artisan en cours de chantier, pensez à communiquer toutes les informations nécessaires au nouvel arrivant pour réussir vos réunions de chantier suivantes.
Dans le bâtiment, les surcoûts font partie du jeu et il faut toujours prévoir un fond de sécurité pour couvrir ces frais.
Conseil #7 – Transmettre un compte rendu à chaque responsable
Un compte rendu de réunion de chantier est très utile pour communiquer le plan d’action défini à toutes les équipes et pour informer les responsables de l’avancée du chantier. Il doit être rédigé par le maître de chantier.
De plus, c’est une bonne occasion de remercier les ouvriers et autres salariés pour leur travail. La valorisation en entreprise établit des relations professionnelles de qualité et permet à chacun de se sentir impliquer.
Le rapport de chantier (aussi appelé PV de chantier) permet également de mieux communiquer avec le client, car vous avez des informations précises et vérifiées à lui transmettre.
Cela permet de le rassurer et de gagner sa confiance pour plus de sérénité jusqu’à la réception des travaux. Pour rédiger votre compte rendu, voici les informations qu’il doit contenir :
- nom de l’opération ;
- date ;
- numéro ou référence du procès-verbal ;
- personnes convoquées, avec mention de celles présentes, absentes et excusées ;
- ordre du jour ;
- date de la réunion suivante.
À lire : Compte rendu de chantier : Exemple et explications
Réussir vos réunions de chantier permet donc d’instaurer un bon cadre de travail pour tous les artisans et intervenants. Que ce soit pour la planification, la gestion de la sécurité ou encore l’anticipation des imprévus, les réunions offrent une vision long terme et une coordination de chaque corps de métier. La réalisation des travaux devient plus fluide et efficace puisque tout le monde sait quoi faire, quand le faire, et comment réagir en cas de problèmes. Les délais sont respectés, et le client satisfait. Nous espérons que ces 7 astuces pour réussir votre réunion de chantier vous auront aidé et éclairci sur la manière de procéder !
