Connaissez-vous le Plan de Reprise d’Activité ? Entre les pannes, les incendies, les inondations, les virus informatiques ou les épidémies, il existe de nombreux risques et incidents potentiels qui peuvent affecter la vie (et la survie) d’une entreprise. De plus, avec des entreprises de plus en plus digitalisées, les conséquences de l’indisponibilité d’un système informatique et de la perte de données peuvent être désastreuses ! Le Plan de Reprise d’Activité vise à anticiper les risques et limiter les impacts d’une crise sur une activité professionnelle. Alors, qu’est-ce qu’un PRA et comment le mettre en place dans son entreprise ? Découvrez notre guide complet !
Qu’est-ce qu’un plan de reprise d’activité ?
Définition du plan de reprise d’activité
Un Plan de Reprise d’Activité (PRA) représente un ensemble de procédures, sous forme de plan d’actions structuré et documenté, qui vise à aider une entreprise à faire face à une catastrophe ou un incident tout en relançant rapidement son activité professionnelle.
Il peut s’agir d’incidents informatiques, de catastrophes naturelles, d’accidents humains, etc. Initialement, on parlait de PRA informatique pour retrouver des données informatiques perdues et relancer un système d’information.
Toutefois, le plan de reprise d’activité est un document qui peut être utilisé pour répondre à n’importe quelle situation de crise. Il s’intègre dans la formalisation d’un PCA, un Plan de Continuité d’Activité.
À qui ça s’adresse ?
Le Plan de Reprise d’Activité s’adresse à toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles ou leurs activités. Les petites comme les plus grosses peuvent être confrontées à une crise ou un danger (nous l’avons récemment constaté avec la crise sanitaire du Covid-19), ce qui nécessite de prévoir différents scénarios afin de se protéger.
Peut-on trouver un exemple de PRA ?
Chaque plan de reprise d’activité est unique puisqu’il s’adapte à votre entreprise et à ses spécificités. Il n’existe donc pas de modèle parfait : il s’agit d’anticiper tous les risques et d’obtenir une vision complète et exhaustive afin d’être en mesure de maîtriser les imprévus. Voici ce que comprend un PRA dans les grandes lignes :
- l’identification des activités critiques qui doivent absolument être continuées ;
- le recensement des risques ;
- les solutions de maintien ;
- les procédures à appliquer en fonction de chaque scénario ;
- les ressources nécessaires pour continuer les activités ;
- les délais de reprise à respecter.
Quel intérêt de réaliser un PRA ?
Pour faire face aux incertitudes conjoncturelles et aux risques (qu’ils soient économiques, financiers ou sanitaires), le plan de reprise d’activité repose sur l’anticipation.
Il consiste à adopter une posture agile pour s’adapter à un environnement changeant. Les enjeux sont importants et multiples pour la société :
- garantir un niveau de chiffre d’affaires minimum en assurant la reprise d’une activité (même partielle) et assurer la survie de l’entreprise ;
- satisfaire ses clients, même en période de crise, et les fidéliser pour améliorer son image ;
- fidéliser les collaborateurs et fluidifier l’organisation interne de l’entreprise en garantissant la bonne gestion et le bon fonctionnement de la structure.
Les conséquences négatives d’une interruption d’activité
Une interruption de l’activité à cause d’une panne des systèmes ou des machines (ou autre cause) peut entraîner de nombreuses conséquences négatives comme :
- un ralentissement de l’activité opérationnelle, puisque les équipes ne disposent plus des ressources indispensables pour mener à bien leur travail ;
- une baisse du chiffre d’affaires à cause de l’impossibilité de signer de nouveaux contrats ;
- une perte des données qui peut être dangereuse pour l’activité ;
- une diminution de la satisfaction client puisque le consommateur ne peut plus profiter du produit ou du service ;
- le renvoi d’une image négative auprès des partenaires et prospects ;
- des risques de poursuites judiciaires pour manquement aux obligations.
Différence du PRA avec le PCA (plan de continuité)
PCA et PRA : quelle différence ?
Le PCA opère en réalité en préventif, dans la mesure où il s’agit d’un plan qui permet d’éviter tout arrêt de l’activité dans la mesure du possible. Le plan de continuité d’activité contient donc de nombreuses procédures à suivre pour pallier une situation critique et y répondre à court terme.
Quant à lui, le PRA intervient seulement une fois que le sinistre a eu lieu. Les deux sont donc complémentaires, anticipant ou implémentant les ajustements nécessaires pour continuer l’activité en mode dégradé ou l’activité partielle.
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Comment mettre en place un plan de reprise d’activité ?
Anticiper les risques et leurs conséquences
Peu importe votre activité professionnelle, il est plus qu’utile de prendre conscience des risques potentiels et de les cartographier. Ensuite, vous serez en mesure de classifier les services et les actions indispensables au fonctionnement optimal de votre entreprise.
Dans le cadre de votre plan de reprise d’activité, tenez compte du :
- Risque humain : une grève ou un accident d’un travailleur.
- Risque naturel : des intempéries ou une pandémie.
- Risque logistique : un délai de livraison ou la faillite d’un fournisseur.
- Risque technique : une panne ou une casse d’une machine.
- Risque data security : un piratage, un vol de données ou un bug.
- Risque matériel : un vol ou un incendie.
- Risque client : un délai de paiement ou une créance douteuse.
Le PRA vous aide à vous adapter rapidement dans l’organisation du travail (activité partielle, télétravail, etc.) : c’est indispensable pour garantir la résilience et la pérennité de chaque entreprise. L’impact de la crise, quelle qu’elle soit, est ainsi atténué.
Évaluer ses ressources et activités critiques
Les systèmes sont de plus en plus complexes et interconnectés, il faut alors définir avec précision ses priorités en fonction de la criticité de certains composants :
- Le RTO, ou Recovery Time Objective : la durée maximale d’interruption que votre entreprise peut supporter avant que la situation ne devienne critique.
- Le RPO, ou Recovery Point Objective : la durée de perte de données maximale admissible par l’entreprise.
Déterminer son niveau de tolérance au risque
Ensuite, évaluer un niveau de tolérance acceptable pour chaque risque permet d’identifier sa résilience à l’occurrence potentielle de cette crise. Vous serez ensuite en mesure :
- D’éliminer le risque : supprimer la cause probable.
- De minimiser le risque : accepter ce risque (ou ne pas être capable de l’éliminer) grâce à l’introduction de mesures de sécurité et de secours en cas d’occurrence.
- De partager le risque : partager contractuellement le risque avec un tiers, comme une banque ou un assureur.
- D’accepter le risque : ne rien mettre en place face à un risque dont l’occurrence est jugée peu probable.
Mettre en place une stratégie de reprise d’activité
Vous devez ensuite vous pencher sur les mesures et les stratégies à adopter et leur mise à exécution, le tout selon les besoins de votre entreprise :
- Les mesures préventives : la sauvegarde régulière des données, la redondance ou réplication des données, l’utilisation de sites de secours, etc.
- Les mesures curatives : le déclenchement de systèmes de secours, la restauration ou la reprise des données, l’utilisation de sites de secours, le redémarrage des applications, etc.
Planifier sa sortie de crise
Dans la mesure où le risque survient, le plan de reprise d’activité vous permet de relancer progressivement votre activité. Vous serez capable de déterminer un niveau de priorité des services à réactiver et mieux répartir votre budget disponible.
En effet, une bonne allocation du budget disponible est incontournable dans le cadre d’un PRA. Que ce soit pour évaluer le temps nécessaire à la reprise de l’activité ou pour anticiper la réactivation des ressources humaines pour une relance effective des services, vous serez en mesure d’y voir plus clair avec le PRA.
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Que doit contenir un PRA ?
Si l’on se base sur un plan de reprise d’activité informatique, il est possible de trouver certains modèles. Pour vous assurer une mise en œuvre efficace, votre document PRA doit intégrer les données suivantes :
- un état des lieux des enjeux et besoins de l’entreprise ;
- le listing des activités qui sont clés pour le bon fonctionnement de l’entreprise ;
- l’identification des incidents possibles ;
- les actions à mener en amont pour limiter l’impact de ces incidents sur ces activités importantes ;
- les ressources-clés qui se révèlent indispensables pour réaliser ces activités clés ;
- la démarche et les étapes à suivre pour remettre en route l’activité (surtout dans le cadre d’une reprise progressive).
Pour qu’il soit efficace, votre PRA doit prévoir la gestion des ressources humaines (en interne et en externe), mais aussi les partenaires et fournisseurs, les sites de production ou encore les ressources informatiques.
Mettre en place et mettre à jour un plan PRA
Pour mettre en place un plan de reprise d’activité, commencez par nommer un chef de projet en charge du PRA. Il s’occupera de son élaboration et effectuera les tests et ajustements nécessaires. Ces phases de tests et les remontées d’échecs doivent être systématiquement documentées.
Ensuite, pensez à mettre à jour régulièrement le PRA pour garantir sa pertinence et son application rapide, mais aussi son efficacité dans le temps. Documentez avec précision votre PRA, notamment en encourageant le retour d’expériences des acteurs qui sont garants de la fiabilité du plan. En effet, le partage des connaissances va directement impacter les performances du plan.
A retenir sur le Plan de Reprise d’Activité
Établir un plan de reprise d’activité de qualité est donc essentiel. Même si le tout semble nécessiter un travail titanesque, c’est relativement simple à mettre en place avec les bonnes clés. Vous devez simplement procéder de manière réfléchie et systématique, pour n’oublier aucun élément et agir de manière claire (et rapide) dès qu’un incident intervient. Dans tous les cas, créer un plan de reprise d’activité fonctionnel et fiable vous permettra de favoriser la pérennité de votre entreprise !
