Plan de continuité d’activité : intérêt et exemple de PCA

Savez-vous ce qu’est un plan de continuité d’activité ? On pourrait le qualifier de plan d’urgence et de poursuite d’activité ayant pour objectif de garantir la continuité des opérations d’une entreprise même en cas de sinistre, de grève ou d’incident. Le plan d’entreprise est devenu inévitable ces dix dernières années, notamment à cause des crises qui ont secoué la France : gilets jaunes, Coronavirus, faillite de Lehman Brothers et crise de subprimes, etc.

L’environnement professionnel étant instable et de plus en plus imprévisible, le plan PCA prend toute son importance. Dans cet article, nous allons décrypter ensemble ce qu’est le plan de continuité d’activité et tout ce que vous devez savoir à son sujet.

Qu’est-ce qu’un plan de continuité d’activité ?

Définition du PCA

Le plan de continuité d’activité, aussi désigné par l’acronyme PCA (ou BCP en anglais pour Business Continuity Planning), correspond à l’ensemble des mesures et processus qui permettent à une entreprise d’identifier des menaces potentielles pour son activité.

En cas d’évènement majeur perturbant son fonctionnement normal, l’entreprise est alors plus à même de définir les actions propriétaires à maintenir pour honorer ses obligations. Un plan PCA permet à la fois de poursuivre les tâches opérationnelles et de garantir la continuité des opérations essentielles, mais aussi de préparer l’entreprise à sortir de la crise pour reprendre une activité normale planifiée.

Elle peut alors répondre à ses obligations contractuelles et législatives, mais aussi limiter la perte de ressource ou de parts de marché. Le tout aide à maintenir une bonne image de l’entreprise tout en augmentant ses chances de survie face à deux types de crises : 

• Crises internes : incendies, grèves, pannes, etc.
• Crises externes : crise sociale, financière ou sanitaire.

La norme ISO 22301

La norme ISO 22301 sur la sécurité et la résilience définit la gestion de crise d’un plan de continuité d’activité comme un

« processus de management holistique qui identifie les menaces potentielles pour une organisation, ainsi que les impacts que ces menaces, si elles se concrétisent, peuvent avoir sur les opérations liées à l’activité de l’organisation, et qui fournit un cadre pour construire la résilience de l’organisation, avec une capacité de réponse efficace préservant les intérêts de ses principales parties prenantes, sa réputation, sa marque et ses activités productrices de valeurs ».

C’est une obligation légale dans les milieux de la santé, de la banque ou du médical, mais ce n’est pas obligatoire pour le BTP. Le terme de PUPA, plan d’urgence et de poursuite d’activité, est utilisé par la réglementation bancaire depuis 2014.

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À quoi sert le plan de continuité d’activité ?

Pourquoi établir un plan de continuité d’activité ? Quelle est son utilité ? La plupart des crises sont brutales et surprenantes. Il est difficile de les anticiper à cause de leur nombre et de leur nature variée. Le problème, c’est que les conséquences peuvent être graves pour les entreprises, menant jusqu’à des cessations d’activité.

Le plan PCA d’entreprise a donc simplement pour objectif d’améliorer la pérennité de l’activité en cas de crise, en maintenant un niveau d’activité minimum et en favorisant un retour à la normale rapide. Un PCA vous permet de lisser les conséquences possibles en préparant votre entreprise en amont.

Sans pouvoir totalement prévoir et maîtriser tous les cas de figure, il est cependant possible de diminuer les conséquences négatives d’une perturbation sur le long terme en réduisant l’impact :

• financier (moins de perte de revenus, anticipation du coût supplémentaire engendré par l’ajout de charges, etc.) ;
• commercial (mieux gérer la perte de clientèle, de fournisseurs, de partenaire ou encore de parts de marché) ;
• juridique (anticipation des sanctions financières, administratives ou pénales) ;
• social (compensation de la perte de visibilité ou de confiance avec une mise en avant de vos engagements RSE auprès de vos fournisseurs, clients et partenaires).

Quels éléments doit contenir un PCA ?

Un plan de continuité d’activité représente donc un document stratégique qui doit contenir une liste d’informations essentielles à sa bonne exécution le cas échéant. Le but est de franchir les 3 phases suivantes sans problème : évènement perturbateur, reprise d’activité et retour à une situation normale.

Voici les principales étapes :

• Définir le contexte de crise : est-ce qu’il s’agit d’une catastrophe naturelle, d’un krach boursier ou d’une crise sanitaire ?
• Définir les obligations de l’entreprise : lister les activités essentielles, les processus clés et les obligations inhérentes à l’entreprise pour expliciter les objectifs du PCA.
• Évaluer seulement les risques les plus graves : développer quelques scénarios en tenant compte des risques les plus dangereux pour l’entreprise, avec analyse complète (grille d’évaluation et critères) des risques potentiels afin de définir des priorités.
• Mettre en place la stratégie de gestion de crise et le plan de reprise d’activité : jusqu’à retour à la normale, quels niveaux de service sont retenus ? Quelles sont les durées maximales d’interruption admissibles ? Quelles sont les ressources et les procédures clés pour la pérennité de l’entreprise ? Quelles sont les ressources les plus susceptibles d’être perdues pendant la crise ? 
• Définir le rôle de tous les responsables : chaque personne doit connaître son rôle dans le respect des procédures du PCA. 
• Revoir son dispositif de gestion de crise : la mise en œuvre opérationnelle du PCA doit s’optimiser grâce à des procédures de sécurité et de déclenchement des dispositifs.
• Réfléchir à un plan de maintenance opérationnelle : l’objectif est de surveiller les indicateurs mesurant l’efficacité du PCA, la disponibilité des ressources et le respect des consignes pour identifier des axes d’amélioration.

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Comment rédiger un plan de continuité d’activité ?

Comment faire un PCA ? Vous pouvez le rédiger vous-même avec vos équipes en suivant les étapes décrites ci-dessous. Cela reste tout de même un document complexe dont la création demande parfois de l’aide. Vous pouvez donc décider de faire appel à un avocat spécialisé.

Chaque PCA intervient dans un contexte précis, c’est pourquoi il débute généralement par un audit des ressources et compétences disponibles en interne. Grâce à votre stratégie de continuité d’activité, vous pouvez alors établir une cartographie des risques et l’impact des scénarios sur votre activité.

Ensuite, c’est la mise en place du plan d’entreprise qui vous permet de maintenir votre entreprise à flot et de gérer ces risques. L’amélioration continue avec des simulations et exercices de crise PCA vous garantit une meilleure longévité.

Il est également nécessaire que la stratégie et le plan soient régulièrement mis à jour pour prendre en compte les évolutions possibles des différents paramètres. Enfin, notez bien que l’élaboration d’un PCA ne dispense pas de la rédaction du document unique d’évaluation des risques professionnels au sein de l’entreprise ni de sa mise à jour !

L’ensemble des plans associés au plan de continuité d’activité

Chaque plan de reprise doit être adapté à l’organisation interne de l’entreprise et se décompose comme un enchaînement d’actions à exécuter. En fonction des différents services, des actions peuvent varier :

• Plan Ressources humaines : traitement des problématiques comme le télétravail, le pointage des heures, la gestion des heures supplémentaires, etc.
• Plan d’urgence : sauvegarde et protection des employés, fournisseurs, visiteurs ou clients. En France, la sécurité à l’intérieur d’une entreprise est réglementée.
• Plan de gestion de crise : plan de gestion de crise pour formaliser les procédures et les bons réflexes.
• Plan de communication de crise : mise en place de procédures de communication internet et externe adaptées.
• Plan de reprise d’activité IT : activation du site de secours, restauration des données, reprise des applications, routage des réseaux et contrôles fonctionnels.
• Plan d’activation opérationnelle du repli : approvisionnement en matériel, reprise des postes de travail, restauration des applications.
• Plan de continuité des opérations : procédures de continuité et modalités de fonctionnement pour poursuivre l’activité des processus sinistrés.
• Plan de reprise d’activité : informations à suivre pour réussir son retour à la normale.

Exemple de plan de continuité d’activité

Si vous cherchez un exemple de PCA, sachez que le gouvernement met à disposition un guide complet sur le plan de continuité d’activité. Celui-ci contient de nombreuses indications sur le contenu du PCA, ainsi qu’une trame détaillée pour vous aider à élaborer ce précieux document.

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Le plan de continuité d’activité est donc un document stratégique indispensable pour les entreprises qui sont particulièrement sensibles aux perturbations financières, sanitaires ou sociales. Le PCA permet d’anticiper les risques et de limiter leurs conséquences sur l’activité de l’entreprise s’ils surgissent. Bien que non obligatoire pour la plupart des entreprises, c’est une mesure de prévention qui reste utile pour optimiser l’utilisation des ressources matérielles et humaines.