Pour toutes les entreprises, et notamment celles du BTP, le pilotage des ressources et la gestion du temps sont deux éléments capitaux pour la réussite d’un chantier. Cette gestion, relativement complexe, doit à la fois anticiper les besoins tout en analysant le taux d’occupation du personnel. Il existe pour cela un outil : le plan de charge. Véritable instrument interne de gestion, le PDC vous aide à atteindre vos objectifs, à honorer vos engagements et à être plus productif.
Alors, qu’est-ce que le plan de charge exactement ? À quoi sert-il ? Comment le mettre en place ? Quelles sont les erreurs à éviter à tout prix ? Focus sur cet outil indispensable.
Définition d’un plan de charge
Le plan de charge, encore appelé planning de charge, est un outil interne de gestion qui va permettre de visualiser la concordance entre les charges des différents chantiers, et les capacités de production ou de réalisation.
Le PDC va donc permettre de gérer le temps et les ressources humaines en fonction des chantiers acceptés, afin de mettre en évidence les éventuelles périodes de surcharge ou les ajustements nécessaires à effectuer.
C’est un véritable outil de pilotage qui permet d’avoir une visu fiable et réaliste sur les ressources humaines, matérielles et temporelles. Il est donc capital pour la réussite d’un chantier, et plus largement pour la prospérité d’une entreprise du BTP.
À quoi sert un plan de charge de travaux ?
Le plan de charge travaux va donc servir à gérer et affecter de manière efficace l’ensemble des ressources humaines. Le but est également de pouvoir anticiper en se basant sur les temps passés. Grâce à cela, il est possible de réajuster les priorités.
Même si la mise en place du PDC peut sembler être une énorme perte de temps au départ, et un véritable casse-tête, vous ne tarderez pas à tirer bénéfices de ce nouvel outil. En effet, le planning travaux va vous permettre de :
- organiser la préparation des chantiers et la conduite des travaux en ordonnant les tâches et en déterminant leur enchaînement ;
- différencier les tâches sous-traitées (artisans, entreprises du bâtiment externes, etc.) des tâches effectuées par les équipes internes ;
- détecter un retard éventuel ou des décalages, et pouvoir réajuster le tir rapidement ;
- avoir une visu réelle sur les projets en cours et ceux à venir. Grâce aux indicateurs et à leur analyse, vous serez en mesure de savoir si vous pouvez accepter de nouveaux chantiers ou pas ;
- déterminer les ressources nécessaires, celles disponibles et celles déjà utilisées. Cela permettra entre autres de déterminer votre besoin de recrutement. En effet, le plan de charge travaux permet d’optimiser la gestion de la main d’œuvre. Vous pouvez ainsi savoir rapidement si vous avez besoin d’ouvriers et dans quel domaine précisément ;
- visualiser la charge de travail par collaborateur et organiser la répartition des tâches grâce au planning d’exécution ;
- améliorer l’organisation, la planification et la coordination des équipes ;
- rassurer vos équipes, les fédérer ;
- mesurer l’efficacité des équipes en analysant les retards par exemple ;
- mesurer et gérer les risques en termes de délais, de qualité et de coûts ;
- gagner en sérénité grâce à la visualisation instantanée pour tous ;
- satisfaire les clients grâce au maintien des délais et des engagements ;
- gagner en lisibilité et fluidité grâce au prévisionnel ;
- suivre l’évolution des chantiers et analyser les résultats ;
- permettre la saisie par les conducteurs de travaux ou les chefs de chantier, par exemple ;
- établir des prévisions ;
- gagner en productivité et donc en rentabilité.
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Comment faire un plan de charge de chantier ?
Pour réaliser votre plan de charge travaux, vous devrez prévoir plusieurs éléments. Quelle que soit la forme que vous choisirez pour votre PDC, il sera important, pour le construire, de répondre à la méthode QQOCQP, c’est-à-dire : Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Quand ? et Pourquoi ?
La durée des tâches sur chaque chantier
Pour cela, vous devrez estimer la durée totale du chantier, en jours, en semaines ou en mois, ainsi que la durée des différentes tâches nécessaires à sa réalisation.
La définition des ressources nécessaires
Pour cette section, vous devrez prendre en compte les matériaux nécessaires, ainsi que l’équipement et la main d’œuvre.
Il vous faudra alors indiquer les ressources requises en prenant bien en compte celles qui sont disponibles, les compétences ainsi que les contraintes qui pourraient avoir une incidence sur le chantier, comme les congés ou les RTT.
A lire : congés payés dans le BTP : 8 infos utiles
Le budget
Comme chaque ressource a un coût, vous devrez faire figurer votre budget détaillée sur votre plan de charge de chantier.
La partie budgétisation est cruciale : c’est ici que vous devez optimiser vos coûts et vos dépenses afin d’obtenir la meilleure rentabilité possible.
Pour gagner du temps et être plus précis, aidez-vous d’une bibliothèque de prix bâtiment telle que BatiChiffrage, Batiprix ou encore Artiprix.
L’assignation et la priorisation des tâches
Cette partie répond aux questions Quoi et Qui de la méthode QQOCQP ? Il s’agit d’indiquer quelles sont les actions à prioriser. Il vous faudra également attribuer les tâches aux différents collaborateurs et aux différentes équipes.
Le suivi de l’avancement des travaux et le contrôle
Cette dernière étape a pour but le suivi de chantier, et la visu en temps réel du respect des délais. Cela permet également d’avoir une certaine vue sur le travail de chaque collaborateur et de pouvoir intervenir en cas de retard ou de difficulté.
Les erreurs à ne pas faire
Établir un plan de charge chantier, c’est bien, mais attention à ne pas exagérer dans les détails et à créer, au final, l’effet inverse de celui escompté.
#1. Passer trop de temps dessus
Ne passez donc pas de trop de temps à élaborer votre planning de charge. De plus, ne faites pas trop long. Le document ne doit pas excéder deux pages. Comme on dit souvent “le mieux est l’ennemi du bien”, et vous risqueriez de rendre votre PDC trop difficile à exploiter, pour vous et pour votre équipe.
#2. Exclure ses collaborateurs
En effet, pour le réaliser, ne mettez pas vos équipes de côté, les collaborateurs doivent pouvoir y participer et le comprendre. Les exclurede sa conception risquerait d’engendrer des malentendus et de réduire leur implication sur le chantier.
#3. Surestimer ou sous-estimer le chantier
Enfin, veillez à être bien réaliste sur la charge de travail, sur vos ressources disponibles, et sur les délais à tenir. Il en va de votre responsabilité, de votre crédibilité et de l’image de votre entreprise.
Quels outils pour établir un plan de charge dans le bâtiment ?
Plan de charge Excel
Pour les petites et moyennes entreprises, le tableur Excel peut largement suffire à bâtir un bon planning de chantier.
Il vous faudra pour cela réaliser une courbe de charge, c’est-à-dire un graphique qui mettra en évidence le rapport entre le temps planifié et le temps disponible de vos ressources, afin de comprendre si l’équilibre est respecté.
Cependant le plan de charge sous Excel comporte certaines limites. C’est pourquoi il existe des logiciels plus pratiques qui vous permettront d’effectuer un plan de charge travaux plus précis et plus rigoureux, grâce à la planification des ressources, au suivi des travaux, et à l’analyse des données.
Pour mettre en place un plan de charge Excel, vous trouvez de nombreux exemples de plans de charge de chantier sur Internet, comme le modèle ci-dessous.
Plan de charge avec un logiciel bâtiment
Parmi ces logiciels, Onaya est spécialisé pour les professionnels du BTP, tous corps d’état confondus. Il s’agit d’un progiciel de gestion intégrée, permettant entre autres d’effectuer un planning de charge grâce au module « Onaya Planning ».
Onaya fonctionne en effet de manière modulaire, ce qui permet d’utiliser Onaya Planning avec d’autres modules, comme « Onaya Études de prix » par exemple.
Il existe également le logiciel Everwin, qui offre des fonctionnalités de personnalisation et de sa saisie simplifiée. De plus, son interface web est accessible en temps réel à tous les intervenants du chantier, dont le maître d’œuvre, pour un partage d’informations rapide et efficace, et une excellente implication de vos équipes !
Pour planifier vos chantiers et maîtriser votre activité de manière optimale, le plan de charge est donc un instrument indispensable. Véritable outil de pilotage, il va vous permettre d’avoir une visu infaillible sur vos ressources, pour un parfait respect des délais, une livraison des travaux dans les temps et des clients toujours plus satisfaits.
