Le 28 avril 2023
Article mis à jour le 11 août 2023
Comptabilité

Par Mathilde Fauconnier

Qu’est ce qu’un Kbis ? Définition et comment l’obtenir

L’extrait Kbis d’une entreprise peut être assimilé à sa carte d’identité : c’est un document officiel qui prouve la création d’une société en bonne et due forme. Il est obligatoire pour exercer son activité commerciale, peu importe votre secteur professionnel. Mais à quoi ça sert exactement ? Comment se le procurer et quelles sont les informations mentionnées ? Obat vous délivre son guide complet sur la définition du Kbis.

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?

Le Kbis, c’est quoi ? Ce document juridique atteste de l’existence d’une entreprise française. Il est obligatoirement produit pour toute personne physique ou morale exerçant une activité commerciale dans l’hexagone. L’extrait de Kbis est délivré par le Registre du commerce et des sociétés (RCS) dès que vous enregistrez votre activité.

Et comme votre carte d’identité, il contient toutes les informations importantes sur votre entreprise : nom, capital social, adresse, date de création, etc. Le Kbis est un document unique et permet de prouver l’existence légale d’une structure ainsi que justifier son inscription au RCS.

A lire également : Numéro RCS : qu’est-ce que c’est et où le trouver ?

Quelles sont les entreprises concernées ?

L’extrait Kbis d’une société est un acte authentique signé par le greffier du tribunal de commerce. Il concerne donc toutes les personnes morales (EURL/SARL, SASU/SAS ou SA) exerçant une activité commerciale à une date mentionnée.

Un auto-entrepreneur n’obtient pas de Kbis mais un extrait K : ce document est seulement dédié aux entrepreneurs qui gèrent leur entreprise en nom propre (en micro-entreprise ou en entreprise individuelle).

Quant aux artisans qui n’exercent pas d’activité commerciale, ils ne sont pas non plus concernés par ce document. Après leur inscription au Répertoire des Métiers (RM), ils reçoivent un extrait D1.

À quoi sert le Kbis ?

Le Kbis joue un rôle majeur dans la vie de votre entreprise : il ne sert pas qu’à prouver votre existence légale. Pour commencer, vous en avez besoin pour réaliser des transactions avec vos partenaires commerciaux, notamment pour émettre des factures juridiquement valables.

Ce document est aussi demandé pour de nombreuses formalités administratives, comme obtenir une subvention ou encore participer à un appel d’offres public. Vous en aurez aussi besoin pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise.

Le Kbis est également nécessaire pour débloquer le capital social déposé pendant la phase de création d’entreprise. Pour finir, si vous êtes impliqué dans un litige concernant vos informations d’entreprise, on se basera toujours sur les mentions d’un extrait de moins de 3 mois.

Sur la même thématique : Comment trouver des appels d’offres dans le BTP ?

Quelles informations trouve-ton dessus ?

Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires). Parmi les mentions qui y sont présentes, on retrouve notamment : 

  • le nom du greffe d’immatriculation ;
  • la dénomination de l’entreprise (avec signe et enseigne le cas échéant) ;
  • le numéro SIREN ;
  • le code APE ou code NAF ;
  • la forme juridique ;
  • la date de l’immatriculation ;
  • la hauteur du capital social ;
  • la durée de vie de la société dans les statuts ;
  • l’adresse du siège ;
  • l’activité exercée ;
  • l’identité et l’adresse du dirigeant principal ;
  • le nom de domaine et du site Internet ;
  • les décisions liées à une éventuelle procédure collective.

Le Kbis possède une durée de validité relativement courte (3 mois) puisque de nombreux évènements peuvent impacter la vie de l’entreprise. Une augmentation de capital social ou un changement de dirigeant suffisent à le rendre caduc ! Mais vous pouvez en demander le renouvellement dès que c’est nécessaire.

exemple d'extrait kbis
Exemple d’extrait Kbis du site infonet.fr/

Comment obtenir un Kbis ?

Quant à savoir comment obtenir un Kbis, c’est assez simple : vous en obtiendrez plusieurs exemplaires après la création de votre société. Mais si vous avez besoin de plus de copies, pas d’inquiétude ! Vous pouvez aussi déposer une demande de Kbis auprès du tribunal (en physique ou par courrier) ou bien sur le site Infogreffe.

Cette méthode vous permet de l’obtenir immédiatement, sans délai de réponse, mais elle est payante. Les dirigeants d’entreprise peuvent toutefois obtenir un extrait Kbis gratuit de leur entreprise sur le site Monidenum, un service proposé par le Conseil National des Greffiers et Infogreffe. Il vous faudra d’abord vous inscrire et activer votre identité numérique.

Je n’ai pas de Kbis : quels risques ?

L’absence de Kbis pour les entreprises qui y sont soumises signifie que vous n’avez pas réalisé (ou finalisé) votre immatriculation auprès du RCS. Aux yeux de la loi, vous n’avez alors pas le droit d’exercer votre activité commerciale : ce serait du travail dissimulé. Sans lui, impossible d’émettre des factures valables ou de répondre à des appels d’offres. De plus, votre assurance professionnelle ne vous couvrira pas si vous n’êtes pas en possession du Kbis. 

FAQ 

Comment modifier son Kbis ?

Changement de logo ou de dénomination sociale, modification de forme juridique, augmentation de capital, transfert de siège social, nouveau dirigeant, modification de date de clôture de l’exercice annuel, changement de l’objet social : de nombreux changements vous obligent à modifier votre Kbis. Pour cela, connectez-vous sur le site Infogreffe et suivez les étapes ci-dessous : 

  • remplir le numéro SIRET ;
  • identifier la formalité ;
  • remplir le formulaire adéquat envoyé par infogreffe ;
  • télécharger les justificatifs ; 
  • procéder à la signature électronique des documents ;
  • payer la demande de modification.

Quel délai pour obtenir un Kbis ?

Votre extrait Kbis d’entreprise vous sera généralement envoyé dans un délai de 3 à 7 jours ouvrés après la date de dépôt de votre dossier au greffe. Vous êtes pressé ? Il est possible de demander un Kbis provisoire au greffe. Ce document peut être obtenu dans les 48 heures qui suivent le dépôt de votre dossier de création. À noter que dans le cadre d’une demande sur Infogreffe, vous pouvez le visualiser pendant 5 jours après avoir passé commande.

Dans quels cas ai-je besoin d’un Kbis ?

L’objectif du Registre du Commerce et des Sociétés avec le Kbis, c’est que chacun puisse prendre connaissance des informations qui y figurent. Ainsi, tout le monde peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise en s’adressant au greffe du Tribunal de commerce concerné. Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, activer votre compte et récupérer les fonds, ce document devra aussi être présenté. Il peut être exigé par les partenaires commerciaux, les banques, les administrations et les fournisseurs.

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Mathilde Fauconnier
Rédactrice web SEO, j’accompagne Obat depuis 3 ans dans la création de contenus en décryptant les spécificités de la gestion du bâtiment pour les artisans.

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