La facturation électronique, obligatoire depuis 2020 dans la sphère publique, va désormais s’étendre aux transactions des entreprises privées. En effet, la loi de finance sur la facture électronique implique de nouvelles obligations de facturation pour les professionnels français, dont il faut prendre connaissance dès maintenant pour anticiper la transition ! On vous explique tout ce que vous devez savoir sur la facture électronique, ou e-invoicing, et vos obligations à venir d’ici 2027.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
E-invoicing
La définition d’une facture électronique (e-invoicing) est claire : il s’agit d’une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré. Comme une facture classique, elle doit comporter toutes les mentions obligatoires requises afin d’être conforme au niveau légal et juridique.
Pour qu’une facture soit traitée au format électronique, elle doit être créé et émise depuis un logiciel de facturation certifié. Dans le cadre de la réforme, ces outils sont appelés des Opérateurs de Dématérialisation (OD) ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
Les factures électroniques doivent être conservées pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial. Chaque document doit être authentifié, rédigé dans un langage clair et intelligible, et intègre.
Attention : une facture imprimée puis numérisée (par exemple en format PDF) n’est pas une facture électronique, même si elle a été envoyée et réceptionnée par messagerie électronique.
E-reporting
La réforme de la facture électronique s’accompagne d’un volet complémentaire : celui de l’e-reporting. Ce terme désigne simplement la transmission des données de facturation à l’administration fiscale, toujours depuis un logiciel de devis et facture certifié.
La réforme sur la facturation électronique obligatoire
Le calendrier de sa mise en œuvre progressive jusqu’à 2027
Le déploiement de la facture électronique est prévu en deux temps sur 2026 et 2027 pour permettre aux professionnels de se préparer au changement. Voici le calendrier de mise en oeuvre :
1er septembre 2026
- Les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire (ETI) ont l’obligation d’émettre des factures électroniques.
- L’ensemble des entreprises (PME, ETI et grandes entreprises) ont l’obligation de recevoir des factures électroniques
- L’ensemble des entreprises doivent se soumettre à l’e-reporting.
1er septembre 2027
- Les petites et moyennes entreprises (PME), dont les micro-entreprises, ont l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Nouvelles mentions obligatoires
La nouvelle obligation de facture électronique s’accompagne aussi de nouvelles mentions. Voici les informations que les entreprises devront ajouter sur leurs factures dématérialisées :
- le numéro SIREN ;
- l’adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client ;
- la mention du type de transactions (livraisons de biens ou de prestations de services ou les deux) ;
- le paiement de la taxe d’après les débits le cas échéant.
Si vous habitez en Belgique, sachez que le calendrier diffère. Voici les deux dates à retenir :
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- 1er Janvier 2026 : émission et réception de factures électroniques via le réseau Peppol
- 1er Janvier 2028 : e-reporting pour toutes les entreprises belges concernées
A lire également : Calendrier de la facture électronique et dates clés
Pourquoi cette réforme ?
Lutter contre le TVA Gap
La mise en place d’une facture électronique obligatoire permet tout d’abord de lutter contre la fraude fiscale, et surtout contre la fraude à la TVA. En effet, la Taxe sur la valeur ajoutée reste la principale recette de l’État. Le format électronique vient donc avec un pré-remplissage des déclarations de TVA.
Optimiser le traitement des factures
L’e-invoicing ne répond pas seulement à un enjeu fiscal ! C’est aussi une manière de simplifier la vie des entreprises et d’améliorer leur compétitivité grâce aux avantages de la dématérialisation : réduction des coûts, diminution des délais de paiement, meilleur pilotage de son activité, etc.
Le ministère de l’économie et des finances estime que cette simplification permettra d’économiser 4,5 milliards d’euros pour plus de 4 millions d’entreprises.
Qui est concerné par la facture électronique ?
La facture électronique concerne toutes les opérations réalisées entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA. La facturation électronique s’applique aux :
- livraisons de biens ou les prestations de services situées en France qu’un assujetti réalise avec un autre assujetti (et qui ne sont pas exonérées de TVA) ;
- acomptes liés à ces opérations ;
- livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.
De plus, à partir du 1er septembre 2026, les PME et TPE devront aussi, dans le cadre de l’e-reporting, transmettre à l’administration fiscale les données ci-dessous :
- opérations de vente et de prestation de services auprès des particuliers (commerce de détail) ;
- transactions avec des opérateurs à l’étranger : exportations, acquisitions et livraisons intracommunautaires (sauf si les données sont récupérées grâce aux douanes).
Quid d’une micro-entreprise en franchise en base de TVA ? Les auto-entrepreneurs qui bénéficient de la franchise en base de TVA ne sont redevables de la TVA, et ne la facturent donc pas à leurs clients. Mais attention : aux yeux de la loi, ils restent bel et bien assujetis ! Un micro-entrepreneur est donc bien concerné par l’obligation de facture électronique.
Les formats autorisés pour la facture électronique obligatoire
L’édition et la transmission de facture électronique pourront se faire sous plusieurs formats autorisés :
- Le format PDF simple (PDF/A3) : création de factures simples à traiter puisqu’elles permettent l’OCR (reconnaissance optique des caractères). L’intégrité des informations est garantie et le format PDF offre la possibilité d’un archivage longue durée.
- La Factur-X : facture dématérialisée, aussi connue sous le nom de facture mixte ou hybride. Un format PDF intègre des données structurées au format XML pour un traitement automatisé par une machine, pour ne plus saisir manuellement les informations. C’est un modèle simplifié choisi par la majorité des TPE/PME.
- Le format EDI (Échange de Données Informatisées) : système permettant de traiter automatiquement les données et banaliser les échanges entre 2 logiciels utilisant le même langage informatique.
A lire également : Facture dématérialisée : les 3 formats à connaître
Les avantages de la dématérialisation des factures
La facture électronique se veut comme un levier de simplification et d’accélération de la transition numérique des entreprises. Cette transition est pilotée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Les avantages de la facturation électronique sont nombreux :
- Gagner du temps : les collaborateurs n’ont plus besoin de passer du temps à traiter manuellement les factures entrantes. Le traitement de la facturation est donc accéléré, ce qui permet de se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée.
- Économiser de l’argent : la facture dématérialisée coûte moins cher qu’une facture au format papier. En effet, il ne faut ni support papier, ni imprimante, ni encre.
- Réduire les risques : l’automatisation réduit les erreurs humaines et évite les oublis, ce qui limite également les litiges avec les clients et fournisseurs. Votre trésorerie et le suivi des paiements sont maîtrisés. La facture électronique garantit l’identité de l’émetteur, la lisibilité et l’intégrité des factures.
- Faire un geste pour la planète : l’impact carbone d’une facture électronique est moins important que pour une facture papier. Le « zéro papier » contribue à la transition écologique des entreprises.
Quelles sanctions en cas de non-respect ?
En fonction du calendrier de facture électronique, votre entreprise devra se soumettre à cette nouvelle obligation de facturation d’ici 2026-2027. Si vous ne respectez pas la réforme, la loi de finance prévoit une amende de 15 euros par facture, sanction plafonnée à 15 000 € par an.
Pour l’absence d’e-reporting, l’entreprise se soumet à une amende de 250 € par facture, avec la même limite annuelle. Toutefois, le risque s’étend au-delà de simples amendes ! Les irrégularités seront plus facilement identifiées par l’administration fiscale, et les entreprises se verront plus facilement condamnées.
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La facturation électronique arrive à grand pas ! Il est donc temps de préparer cette transition dès maintenant en optant pour un logiciel adapté, pour éviter d’être pris de court le moment venu.
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