Factur-X : tout savoir sur le nouveau format électronique

Impossible de passer à côté des nouvelles obligations de facturation électronique à venir pour les entreprises ! En effet, à partir de 2024, la dématérialisation des factures deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Et pour répondre à ces nouvelles règles, il existe un format de facture hybride : la Factur-X. Définition, avantages et obligations légales en matière de facturation électronique  : découvrez notre guide complet. 

Rappel : la réforme sur la facturation électronique

À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques et les grandes entreprises devront obligatoirement émettre des factures électroniques. Cette obligatoire s’étend aux ETI le 1er janvier 2025 et aux TPE/PME le 1er janvier 2026.

Cette réforme est appuyée par les pouvoirs publics français et européens afin d’accélérer la transformation numérique de la France. Toutes les conditions liées à la facturation électronique sont fixées par la DGFiP : les entreprises ne pourront plus envoyer les factures en format PDG simple.

Factur-X : c’est quoi ?

La Factur-X est un format de facture qui a vu le jour en 2017 : il permet de répondre à la nouvelle norme de facturation électronique, la Norme sémantique européenne EN 16 931 du CEN et du Forum National de la Facture électronique (FNFE).

Cette norme définit avec précision la nature des données qui doivent être contenues dans une facture électronique. La Factur-X est une facture hybride ou facture mixte puisqu’elle se compose de deux fichiers à la fois, lui permettant d’être lue par un humain comme par un logiciel :

• le PDF/A-3 qui contient l’image de la facture ;
• le fichier XML (eXtensive Markup Langage) qui contient les données structurées de la facture.

Sur le même sujet : Facture électronique : tout savoir sur l’obligation d’ici 2026

Les autres formats de facture électronique

Avant de nous pencher plus en avant sur le format Factur-X, prenons le temps de lister les différents formats de factures qui existent : 

• Le format non structuré : on parle ici des factures au format PDF et JPEG. Avec la réforme 2024 sur la facturation, elles ne seront plus valables à l’émission comme à la réception.
• Le format structuré : ces factures suivent les normes EDI (Échanges de données informatisées) pour mettre en place un langage standardisé entre l’émetteur et le récepteur. 
• Le format hybride ou mixte : les factures sont émises au format PDF et possèdent des données structurées conformes aux normes établies par l’EDI. La factur-X en fait partie.

Quels sont les avantages de la Factur-X ?

Économiser du temps et réduire les coûts

La norme Facture X permet tout d’abord de réduire ses coûts : on estime une diminution de 50 % du coût global du traitement des factures. En effet, la dématérialisation des factures réduit les délais de paiement, limite le risque d’erreurs et le risque de fraude.

Les équipes économiseraient également 30 % de temps de traitement puisque les factures pourront être traitées automatiquement par des logiciels de facturation ou de comptabilité. C’est un gain de temps non négligeable puisqu’il ne sera plus nécessaire de ressaisir toutes les données manuellement !

Être plus compétitif

Le nouveau standard Factur-X permet également de créer des factures avec un maximum de valeur ajoutée, c’est-à-dire des informations utiles sous forme structurée. Tous les clients, prestataires et fournisseurs pourront lire la facture en image ou avec les données structurées selon leurs besoins et le niveau d’automatisation de leurs process. 

Respecter les nouvelles réglementations sur la facturation électronique

Le format Factur-X va donc devenir la norme d’ici 2024. Il est nécessaire de se préparer dès maintenant à cette nouvelle réglementation pour anticiper ce basculement numérique et adopter les nouveaux formats de facture dématérialisée.

Rapprochez-vous dès aujourd’hui d’une plateforme de dématérialisation pour envoyer et réceptionner vos e-factures dans les règles de l’art ! Vous aurez ainsi le temps de vous familiariser avec vos nouvelles obligations avant la date butoir.

Sécuriser ses transactions

Enfin, la Facture X garantit la traçabilité des informations et l’authenticité des données de facturations pour sécuriser les paiements et éviter la fraude. La fonctionnalité d’archivage assure l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu pour chaque facture émise.

Les obligations du format Factur-X

Normes

Comme nous l’avons mentionné plus haut, pour être valable, la Facture X doit respecter la norme sémantique EN 16931. Il s’agit donc d’une norme commune entre la France et l’Allemagne.

La Factur-X apparaît comme un document PDF simple, mais un fichier XML y est rattaché. Le but : que les métadonnées de cette facture (numéro de facture, date, identités du récepteur et de l’émetteur, montants, etc.) puissent être lues par un ordinateur, outil numérique ou logiciel.

L’enregistrement des différents exercices comptables est donc automatisé, de même que le reporting des données aux administrations fiscales compétentes.

Mentions obligatoires de la Factur-X

La Factur-X reste… une facture ! Cela signifie qu’elle doit contenir certaines mentions obligatoires pour avoir une valeur légale et respecter la législation. Votre document doit donc contenir les éléments suivants : 

• date de la facture ;
• numération de facture unique ;
• date de vente du bien, service ou de la prestation ;
• identité du vendeur ou du prestataire ;
• identité de l’acheteur ou du client ;
• numéro de bon de commande le cas échéant ;
• numéro d’identification TVA ;
• désignation et décompte des produits et services rendus ;
• prix unitaire ;
• taux de TVA légalement applicable ; 
• réduction de prix si applicable ;
• la somme à payer en HT et TTC ;
• l’adresse de facturation ;
• les informations sur le paiement (modalités, délais et pénalités de retard) ;
• l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans (applicable pour certains biens).

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A retenir sur la Factur-X

La Factur-X est un excellent compromis entre la lisibilité simple d’un format PDF et le traitement automatisé des formats structures ! Que vous deviez passer à la facturation électronique obligatoire en 2024 ou en 2026, optimisez dès à présent vos process pour anticiper ces changements et profiter le plus tôt possible des avantages de la facture électronique pour votre activité professionnelle.