La comptabilité d’une entreprise n’est pas toujours simple à tenir ! Oublis, erreurs, vols, doubles comptabilisations sont des choses qui arrivent et qu’il est important de connaître afin d’apporter les corrections nécessaires. L’état de rapprochement bancaire permet justement d’identifier ces anomalies afin de faciliter la gestion de votre activité. Grâce à cet outil de contrôle, vous pouvez vérifier la correspondance entre les opérations figurant sur votre relevé bancaire et celles de votre compte banque en comptabilité.
Mais, comment réaliser un état de rapprochement bancaire ? Quels sont les avantages à l’établir ? Focus sur ce document indispensable.
Qu’est-ce que l’état de rapprochement bancaire ?
Définition du rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est un processus de contrôle qui permet aux entreprises de vérifier la concordance entre le solde du compte banque de l’entreprise (compte 512) et celui mis en évidence par le relevé de compte bancaire qui émane de la banque.
Ce contrôle a pour but de détecter les divergences entre les différentes écritures, de trouver des justifications, et de corriger les erreurs. Le rapprochement bancaire se matérialise par le document de contrôle appelé “état de rapprochement bancaire« .
Ce document va donc rapprocher à une même date, le solde indiqué sur le relevé bancaire et celui du compte banque en comptabilité.
À quoi sert-il ?
Le principal intérêt de l’état de rapprochement bancaire est de vérifier que l’ensemble des encaissements saisis en comptabilité ont bien été crédités sur le compte bancaire et qu’à l’inverse, l’ensemble des décaissements ont bien été débités.
Mais cet outil de contrôle a également d’autres intérêts. En effet, il permet de :
- détecter des erreurs ou oublis éventuels commis par le comptable (comme la double comptabilisation d’un chèque par exemple) ;
- mettre en évidence des commissions ou des intérêts prélevés par la banque ;
- suivre la trésorerie de l’entreprise afin de pouvoir prendre des décisions parfois stratégiques en toute connaissance de cause ;
- gérer les relances clients et les paiements fournisseurs ;
Enfin, l’état de rapprochement bancaire permet également de relever des décalages entre des opérations qui ont entraîné des encaissements ou des décaissements connus par l’entreprise dans un premier temps, et qui sont ensuite découverts et enregistrés par la banque.
En effet, il faut savoir que les décaissements et encaissements peuvent avoir des dates différentes. Imaginons par exemple que vous effectuez un paiement par chèque. Ce dernier sera enregistré comme décaissement à la date d’émission en comptabilité, mais au niveau de la banque, il sera débité bien plus tard et aura donc une date d’enregistrement ultérieure.
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L’état de rapprochement bancaire est-il obligatoire ?
L’état de rapprochement n’est pas obligatoire. En tant qu’outil de contrôle, il est toutefois conseillé de le réaliser de manière récurrente afin de connaître la situation réelle de votre trésorerie.
Quand faut-il le faire ?
Le rapprochement bancaire en comptabilité peut être lourd et fastidieux à réaliser. C’est pourquoi de nombreuses entreprises tentent de faire l’impasse, ou le rapportent toujours à plus tard.
Cependant, afin d’éviter les erreurs et de devoir pointer de nombreuses opérations, il est important de réaliser un état de rapprochement bancaire le plus souvent possible. Cela permet également de réagir rapidement en cas d’erreurs qui peuvent parfois avoir de lourdes conséquences.
Il est donc recommandé de le réaliser 2 à 3 fois par an minimum. Cependant, si vous en avez le courage, le faire de manière mensuelle vous facilitera grandement la tâche !
Comment faire un état de rapprochement bancaire ?
Les éléments à avoir
Pour réaliser l’état de rapprochement bancaire, il est important de posséder :
- un extrait du grand livre du compte banque (n°512 sur le plan comptable français) ;
- le relevé de compte bancaire reçu de chaque banque de l’entreprise ;
- le dernier état de rapprochement établi, et ce, pour chaque compte bancaire dont l’entreprise est à la tête ;
- les bordereaux de remises de chèques et d’espèces, mais aussi des effets de commerce effectués auprès de la banque ;
- tout justificatif de mouvement de trésorerie (exemple : souche de chèque).
État de rapprochement bancaire : la méthode à suivre
Il est tout à fait possible de réaliser un état de rapprochement bancaire manuellement, sur papier ou à l’aide d’un tableur. Mais pour l’établir, vous devrez suivre plusieurs étapes.
Tout d’abord, rassemblez l’ensemble des documents listés ci-dessus. Vous pouvez ensuite procéder à la mise en place de votre tableau, qui se composera de la manière suivante :
- Une première ligne devra indiquer le montant indiqué sur le relevé de compte bancaire ;
- Vous devrez ensuite mettre en forme un premier tableau à deux colonnes qui mettra en évidence les montants débiteurs et créditeurs enregistrés en comptabilité (sur le compte 512), mais ne figurant pas sur le relevé de compte bancaire ;
- Une second tableau à deux colonnes viendra ensuite mettre en évidence les montants débiteurs et créditeurs apparaissant sur le relevé bancaire, mais pas en comptabilité (pas sur le compte banque 512) ;
- Tracez ensuite une ligne pour calculer le solde théorique en comptabilité, c’est-à-dire le solde qui est attendu ;
- Tracez une autre ligne qui indique le montant figurant en comptabilité ;
- Enfin, terminez par une dernière ligne destinée à calculer l’écart entre les deux lignes précédentes.
Votre objectif doit être de ne plus avoir d’écart dans cette dernière ligne à la fin du rapprochement bancaire. N’oubliez pas qu’il faudra également justifier les mouvements qui expliquent les écarts existants et apporter les corrections nécessaires.
Une fois toutes ces étapes effectuées, l’état de rapprochement bancaire pourra alors être transmis à l’expert-comptable qui l’utilisera pour mettre à jour sa saisie.
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Quels outils pour faire un rapprochement bancaire ?
Pour établir et mettre en forme votre document de contrôle, plusieurs outils sont à votre disposition.
Le tableur Excel
Pour faire un état de rapprochement bancaire avec Excel, vous pourrez vous baser sur un template existant trouvé sur le web. Vous avez par exemple ce modèle de rapprochement Excel proposé par independant.io.
Une autre solution est de mettre en forme votre propre modèle, 100 % sur mesure et adapté à votre activité. Cette dernière option n’est cependant as simple à réaliser.
L’utilisation d’Excel peut sembler facile et peu coûteuse au premier abord, mais ce n’est pas toujours la meilleure des solutions pour créer votre outil de contrôle. En effet, elle comporte de nombreux risques d’erreurs et d’oublis, et peut vite se révéler très fastidieuse et chronophage.
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité
Aujourd’hui, il existe de nombreux logiciels de gestion d’entreprise en ligne qui permettent de faire un rapprochement bancaire facilement. L’inconvénient, c’est que ce logiciel viendra s’ajouter à la longue liste d’outils que vous utilisez déjà pour votre activité.
Mais, sachez qu’il existe des applications adaptées à votre activité, qui permettent de centraliser vos données et qui en plus possèdent l’option « état de rapprochement bancaire ».
Certains logiciels parviennent ainsi à extraire les écritures comptables des informations saisies au fil de l’eau comme les commandes ou les factures, et à les importer ensuite pour effectuer votre rapprochement bancaire. Le recours à ce type d’application va vous permettre de :
- gagner du temps, qui pourra être alors utilisé pour faire autre chose ;
- avoir une vision claire et précise de votre trésorerie disponible. Celle-ci prend en compte les différents décalages qui peuvent exister entre les dates de décaissements et d’encaissements ;
- de faire des économies. Si vous faites déjà appel à un expert-comptable pour votre activité, le fait d’effectuer vous-même votre état de rapprochement bancaire à l’aide d’un logiciel de comptabilité permettra de diminuer ses heures de travail et son temps passé, et vous fera ainsi économiser de l’argent.
Faire appel à un comptable
Pour davantage de sécurité, vous pouvez externaliser cette tâche et faire appel à un expert-comptable. Cet expert vous permettra d’obtenir un résultat fiable et professionnel, mais ce sera surtout un véritable gain de temps pour vous et votre activité. Cette solution comporte cependant un coût financier non négligeable qu’il est important de prévoir.
Modèle de rapprochement bancaire
Vous l’aurez compris, l’exercice de rapprochement bancaire, bien que non obligatoire, s’avère très utile pour avoir une vision claire et précise de votre trésorerie, et pour conserver une comptabilité la plus saine possible. Mais, à condition qu’il soit réalisé de manière régulière et méthodique ! En effet, l’état de rapprochement bancaire étant fastidieux et chronophage à réaliser, le plus simple pour l’établir est d’avoir recours à un logiciel dédié.
