Qu’est-ce que les débours ? Définition et fonctionnement

En tant qu’entreprise, il n’est pas rare d’avoir recours aux débours pour se faire rembourser des dépenses effectuées pour le compte d’un client. Par exemple, dans le cas d’un achat de fournitures pour réaliser une tâche bien précise. Mais quelle est la définition des débours exactement ? Quand les utiliser ? On vous dit tout ce que vous devez savoir sur le fonctionnement des frais de débours dans cet article. 

Qu’est-ce que les débours ? Définition 

Les débours sont en quelque sorte les notes des indépendants. Ils permettent de se faire rembourser par un client lorsque vous devez avancer de l’argent en son nom.

L’avantage de cette solution se situe dans le fait que les remboursements effectués ne sont pas pris en compte comme des recettes. Ils sont ainsi exonérés de charges sociales. 

Bon à savoir : attention, vous ne pouvez pas utiliser les débours pour des frais kilométriques, des frais d’hébergement ou de repas. 

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Quand utiliser les débours ?

Les débours sont très utiles dans le cadre d’achat de matières premières par exemple, ou de services nécessaires pour effectuer votre prestation.

Exemple #1

Si votre activité se situe dans l’événementiel par exemple, une organisation de soirée peut nécessiter la location de meubles. Vous pouvez donc réserver et avancer l’argent pour cette location, au nom de votre client, puis vous faire rembourser les débours. Ils sont très utiles dans ces situations, où le client ne souhaite pas s’occuper directement de l’achat ou de la location.

Exemple #2

Si vous êtes auto-entrepreneur et que votre activité consiste à acheter des accessoires de décoration sur les brocantes afin de les remettre à neuf et de les revendre, vous pouvez être amené à devoir expédier ces objets. Si vous intégrez ces frais postaux dans votre prix de vente, cela gonflera votre chiffre d’affaires de manière artificielle, ce qui n’est pas conseillé.

Vous pouvez donc utiliser les débours pour vous faire rembourser ces frais d’envoi. Ils apparaîtront ainsi à part sur la facture et ne seront pas pris en compte dans votre chiffre d’affaires. 

Autre cas d’utilisation

Les avocats sont également nombreux à effectuer des débours. Cela peut comprendre les frais d’affranchissement en lettre recommandée, des droits de publicité, ou encore des frais d’huissier.  

Différence entre frais et débours 

Comme indiqué précédemment, les débours sont des sommes engagées pour le compte d’un client. La facture est éditée en son nom, même si c’est vous qui la réglez, et le client profite du SAV et des garanties. Vous ne pouvez tirer aucun bénéfice de ces frais puisque vous devez facturer la somme réglée à l’euro près. 

Les frais sont quant à eux des dépenses accessoires tels que les frais de déplacement, les frais de repas ou d’hébergement, que vous facturez directement à vos clients. Ils figurent sur la facture et sont soumis à la TVA. 

La différence entre frais et débours est donc capitale. Elle permet de déterminer le traitement comptable de la dépense et son traitement fiscal vis-à-vis de la TVA. 

Comment procéder en pratique ?

Procédure

Pour effectuer un débours, vous devez demander à ce que la facture des frais que vous avancez soit rédigée au nom de votre client, c’est-à-dire avec ses informations légales. Vous devez ensuite remettre cette facture à votre client et en garder une copie pour votre comptabilité.

Important : conservez toutes les factures, mais aussi les tickets de caisse. Toute preuve d’achat est importante dans le cadre d’un éventuel contrôle de votre comptabilité par l’administration fiscale. 

Il est également important d’établir un mandat de débours auprès de votre client. Cette formalité permet de l’informer qu’un achat est réalisé en son nom et que la somme engagée devra être remboursée en totalité. C’est une sorte d’accord écrit qui vous protège en cas de contestation, et qui oblige surtout votre client à vous rembourser. 

La facture de débours

Pour obtenir le remboursement des frais, vous devez ensuite formaliser la dépense en l’intégrant dans la facture de débours.

Celle-ci doit contenir les frais correspondants à votre prestation, ainsi que la somme exacte des dépenses engagées pour votre client, à savoir la note de débours. Certaines informations légales doivent d’ailleurs figurer obligatoirement sur la facture :

• coordonnées du client ; 
• coordonnées du fournisseur ; 
• date : 
• libellé et montant des frais engendrés ; 
• justificatifs de dépense établis au nom du client ; 
• montant total des dépenses.  

Cas de la micro-entreprise

Attention, si vous êtes à la tête d’une micro-entreprise, réfléchissez bien avant d’effectuer des frais de débours auto-entrepreneur. Vous exercez en franchise de TVA. Vous achetez donc TTC et ne vous faites pas rembourser la TVA. L’opération n’est donc pas forcément avantageuse pour votre client.

De la même manière, effectuer des frais pour votre client n’est pas judicieux. Vos cotisations sociales et impôts sur le revenu étant calculés sur votre chiffre d’affaires, vous risquez de payer des charges sur les sommes remboursées par votre client. Mieux vaut donc être prudent dans le cas d’une micro-entreprise, et demander directement au client d’acheter le matériel nécessaire. 

Comptabilisation des débours

Les débours sont refacturés à l’euro près et font l’objet d’une comptabilisation particulière puisqu’ils n’impactent pas le chiffre d’affaires. Ce ne sont donc pas des charges, contrairement aux frais qui eux sont enregistrés dans la classe 6. Il s’agit juste d’une avance de trésorerie. 

Comptabilisation de l’achat de débours : 

Ils sont enregistrés dans un compte tiers de la classe 4, plus précisément le compte 467 “autres comptes débiteurs ou créditeurs”, au débit. Le compte “banque” 512 sera quant à lui crédité. 

Comptabilisation de la refacturation des débours au client final : 

Vous devez ensuite débiter le compte “clients” 411 et créditer à la fois le compte TVA collectée (si la TVA s’applique) et le compte  “autres comptes débiteurs ou créditeurs”. 

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Vous connaissez à présent le fonctionnement des débours, et savez désormais les distinguer des frais. Si vous effectuez une note de débours, n’oubliez pas de conserver toutes les copies des preuves d’achat. Elles pourront vous servir de support en cas de litige.