Vous vous posez des questions sur l’avoir dans le cadre de votre activité professionnelle ? Aussi appelée facture d’avoir, ce document a pour but de corriger ou d’annuler une facture définitive émise. C’est donc extrêmement utile pour garder sa comptabilité à jour et respecter la loi. Découvrez sa définition et son utilité !
Définition de l’avoir
Qu’est-ce qu’un avoir ? Sa définition est la suivante : c’est une facture au montant négatif, aussi appelé note de crédit. Il permet d’annuler une facture (partiellement ou totalement) suite à un retour, un remboursement ou une erreur de facturation.
Il s’agit donc d’un document légal émis par le fournisseur, mais aussi un document comptable : il faut bien suivre ses avoirs pour ne pas déclarer du chiffre d’affaires non réalisé.
À quoi sert-il ?
La loi française en matière de facturation interdit de supprimer une facture définitive. Mais alors comment faire en cas d’erreur ou de remboursement ?
C’est ici que l’avoir démontre toute son utilité : il sert de facture rectificative pour annuler une facture sans pour autant la supprimer de sa comptabilité.
Par exemple, une facture d’avoir peut prendre la forme d’un bon de réduction avec mention de la facture en question. En cas de retour de marchandise, l’avoir émis sera un crédit total ou partiel.
Il permet donc d’enregistrer les fonds remboursés au client dans sa comptabilité, mais aussi de lui prouver que la facture originale a bien été annulée si besoin.
Dans quel cas utiliser un avoir ?
Avoir commercial
L’avoir commercial a pour objectif de régler un litige, comme un problème de livraison ou bien avec un service ou un bien. Par exemple, si le produit est livré avec 15 jours de retard, une réduction offerte au client permet de conserver une bonne relation commerciale avec lui.
Il représente donc un montant de la facture défini en pourcentage. Une remise de 10 % à titre commercial prend cette forme : vous devez rédiger un avoir de 10 % du montant de la facture. Pour une facture de 3 000 € HT, il sera de 300 € HT.
Appliquez ensuite la TVA et indiquez le numéro de facture correspondant. Si le client a déjà payé, il peut déduire le montant de la prochaine facture ou bien demander un chèque de remboursement.
Si le règlement intervient après l’avoir, il déduira simplement le montant de ce dernier de la facture.
Avoir suite à un retour de marchandise
Le client vous renvoie le produit qu’il a commandé ? Peu importe la raison (que ce soit pour un problème de taille, de description, de dommages ou simplement parce que le produit ne correspondait pas à ses attentes), vous devez émettre un avoir dans le cas où la facture aurait déjà été transmise.
Avoir suite à une erreur
Il arrive à tout le monde d’émettre une facture erronée à un moment donné de son activité. Les risques d’erreurs peuvent porter sur le client, les prix facturés, le contenu même de la facture ou encore une double facturation. Il convient alors de créer un avoir de cette facture, puis d’en recréer une sans erreur.
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Les règles d’application
L’avoir est un document comptable et légal, il y a donc des mentions obligatoires à respecter (elles ressemblent beaucoup à celles d’une facture classique) :
- le terme “avoir” doit apparaitre clairement sur une facture rectificative pour ne pas entraîner de confusion dans la comptabilité de votre entreprise ;
- la mention “net à payer” doit être remplacée par la mention “net à déduire” ;
- la modalité de règlement peut être précisée parmi remboursement, bon d’achat à déduire sur une prochaine commande ou tout autre moyen accepté par le client ;
- sa numérotation est libre, elle peut suivre celle des factures classiques ou suivre sa numération propre.
Ce document comptable est donc essentiel à toute activité professionnelle puisqu’une erreur sur une facture est vite arrivée ! Il permet également de gérer les remboursements ou les litiges avec un client pour une relation commerciale saine et durable.
