10 idées de messages pour répondeur professionnel BTP

Le 14 novembre 2020 - Gestion d'entreprise

Parfois négligée par les entrepreneurs du bâtiment, une messagerie vocale professionnelle efficace est pourtant très importante pour l’image de son entreprise. Si l’évolution du digital fait que les particuliers privilégient de plus en plus Internet, le téléphone reste un outil central dans la vie d’un artisan. Et en cas d’indisponibilité, c’est l’annonce de votre répondeur téléphonique qui accueille vos contacts. Une bonne raison pour enregistrer un message clair, personnalisé et professionnel ! Vous manquez d’inspiration ? On vous propose ici 10 idées de messages pour répondeur professionnel BTP, ainsi que des conseils pour bien réussir votre annonce. 

Annonce de répondeur professionnel BTP : les bonnes pratiques

Enregistrer une annonce est une première pour vous, et que vous n’êtes pas très à l’aise ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul ! Malgré ce qu’on pourrait croire, cette tâche est loin d’être facile. Voici comment enregistrer un message pour répondeur professionnel BTP percutant. 

Adoptez un ton professionnel

Qui dit annonce à vocation professionnelle, dit aussi positionnement professionnel. En effet, la voix et les tournures de phrase d’un répondeur pro doivent différer d’un répondeur personnel. Imaginez que vous vous adressez directement à un client et soignez vos mots et vos expressions.

Prenez soin de bien articuler et de formuler des phrases claires, audibles et rythmées. Évitez aussi de bafouiller, de manger vos mots ainsi que les fameux “euh…” peu engageants. Tout aussi important, gardez un ton convivial et courtois. La messagerie est parfois le premier point de contact entre vous et un futur client, l’idée est donc de donner tout de suite une bonne impression. 

De même, n’oubliez pas de rappeler votre identité au tout début du message. Si cela peut sembler inutile, c’est pourtant un bon moyen de filtrer des erreurs d’appels ou de numéros. En outre, confirmer à votre correspondant qu’il est au bon numéro vous fera paraître plus professionnel et formel. 

Soyez bref et concis

Le message de votre répondeur professionnel BTP doit être relativement court et synthétique. On dit ainsi qu’une annonce téléphonique efficace ne doit pas excéder les 30 secondes. Au-delà, vous risquez de lasser votre correspondant qui raccrochera sans laisser de message.

Bien sûr, le texte peut être légèrement plus long si vous jugez cela utile. Un événement particulier peut par exemple nécessiter des explications plus détaillées… Dans ce cas, essayez quand même de résumer la situation aussi brièvement que possible, sans vous trop égarer. 

À lire : les 10 meilleurs téléphones de chantier en 2020 – Comparatif

Adaptez le message

Le but d’un répondeur téléphonique est d’informer vos contacts de votre indisponibilité à un instant T. Vous pouvez être en train de réaliser des travaux pour un client, d’échanger avec un prospect, en réunion de chantier, en déplacement, etc… D’où l’intérêt de faire dans un premier temps un message vocal assez générique

Toutefois, suivant la période de l’année et les imprévus, les raisons de cette indisponibilité peuvent varier. C’est pourquoi il est alors conseillé d’adapter le texte de votre répondeur. 

Ainsi, si vous partez en vacances, fermez votre entreprise pour Noël, êtes en arrêt maladie, en congé maternité/paternité, ou autre, informez-en vos clients. Nul besoin de révéler votre vie personnelle, prévenez-les juste du caractère exceptionnel de la situation et de la durée de votre absence. 

idées de message pour répondeur professionnel

10 idées de messages pour votre répondeur professionnel BTP

C’est donc parti pour nos 10 idées de messages pour répondeur professionnel dans le bâtiment !

Annonces génériques professionnelles

Voici plusieurs exemples de messages vocaux classiques, adaptés aux situations de tous les jours : déplacement, chantier, rendez-vous, réunion de travaux, week-ends et jours de repos, etc.

Pour artisan auto-entrepreneur

  • 1#. «Bonjour, ici [Nom] de l’entreprise [Nom de l’entreprise]. Je ne peux malheureusement pas répondre à votre appel pour l’instant. Veuillez me laisser vos coordonnées par message vocal ou par SMS, et je me ferais un plaisir de revenir vers vous. Merci et bonne journée.»
  • 2#. «Bonjour, vous êtes sur le répondeur de [nom ou/et nom d’entreprise]. Je ne suis pas disponible pour le moment, mais n’hésitez pas à me laisser un message vocal avec vos coordonnées et la raison de votre appel : je vous rappellerai dès que possible.»

Pour TPE/PME en bâtiment

  • 3#. «[Nom de l’entreprise], bonjour ! Je ne sommes malheureusement pas en mesure de répondre à votre appel pour l’instant. Veuillez indiquer votre nom, vos coordonnées et la raison de votre appel : un membre de notre équipe vous contactera dans les plus brefs délais.»
  • #4. «Bonjour et merci de votre appel, vous êtes bien sur la messagerie de [nom d’entreprise]. Nous sommes disponibles du [jour] au [jour] de [heure] à [heure]. Vous pouvez nous rappeler durant ces horaires ou nous laisser un message avec vos coordonnées afin que nous puissions vous recontacter au plus vite. Merci de votre compréhension et à bientôt !»

Messages pour congés 

En cas de fermeture annuelle ou de départ en vacances pendant quelques jours ou semaines, informez-en vos contacts. N’oubliez pas de spécifier la durée de votre absence, au cas où votre prospect souhaite attendre votre retour. 

Vacances 

  • #5. «Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [nom ou/et nom d’entreprise]. Je suis actuellement en congé jusqu’au [date] inclus. N’hésitez pas à me laisser un message avec vos coordonnées et votre demande, et je vous rappellerai à mon retour. Merci et à bientôt.»
  • #6. «Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [nom ou/et nom d’entreprise]. Étant présentement en vacances, je ne pourrai pas prendre connaissance de votre appel avant mon retour le [date]. Vous pouvez me laisser un message avec votre nom et la raison de votre appel. En cas d’urgence, il est possible de me joindre au [numéro de téléphone]

Fermeture annuelle

  • #7. «Bonjour, ici la boîte vocale de [nom de l’entreprise]. L’entreprise est actuellement fermée pour congé. Nous aurons le plaisir de vous retrouver dès le [date] pour répondre à l’ensemble de vos demandes. Nous vous remercions de votre appel et vous souhaitons [un bel été/de belles fêtes de noël/etc.]

Exemples de message vocal pour situations exceptionnelles

Covid19

Votre entreprise doit stopper temporairement les chantiers à cause de l’épidémie COVID19 ? Ne laissez pas vos clients et vos prospects dans l’ombre et communiquez dessus via votre répondeur :

#8. «Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de la société [nom de l’entreprise]. Suite à l’évolution de l’épidémie COVID-19, nous sommes dans l’obligation de suspendre temporairement nos chantiers afin d’assurer la sécurité de nos employés. Nous continuons cependant à réaliser des devis à distance. Pour cela, laissez-nous un message accompagné de vos coordonnées ou envoyez nous un email à [email de l’entreprise]. Merci de votre compréhension.»

Ponts

#9. «Bonjour et bienvenue chez [nom/nom de l’entreprise]. En cette période de pont, je ne suis pas en mesure de prendre votre appel pour le moment. Mon répondeur reste à votre disposition, n’hésitez donc pas à me laisser un message en précisant vos coordonnés. Je vous rappellerais dès que possible. Merci et à lundi (ou mardi) !»

Salon professionnel BTP

Si votre entreprise participe à un salon professionnel du bâtiment, ce peut être une bonne idée de personnaliser le texte de votre répondeur téléphonique. Non seulement cela montre votre professionnalisme mais peut aussi inciter des personnes à venir vous rencontrer sur le salon. 

#10. – « Bonjour, vous êtes sur la messagerie vocale de [nom de l’entreprise]. En raison de notre présence sur le salon [nom du salon], nous ne pouvons pas répondre à votre appel pour le moment. Si vous habitez dans la région [région], nous serons heureux de vous retrouver sur notre stand, du [date] au [jour] et de [heure] à [heure]. Sinon, laissez-nous un message avec vos coordonnés téléphoniques et nous vous recontacterons au plus vite. Merci de votre appel et à très vite !»


N’hésitez donc pas à piocher parmi ces 10 exemples d’annonces pour enregistrer votre propre répondeur professionnel BTP. Vous pouvez tout à fait les utiliser mot pour mot, ou créer le vôtre en choisissant vos expressions préférées. Si vous avez l’esprit plus créatif, rien ne vous empêche d’imaginer une annonce plus originale et personnalisée, voir même d’ajouter un peu d’humour ! N’oubliez pas, toutefois, que votre messagerie vocale est lavitrine” téléphonique de votre entreprise : restez donc toujours professionnel ! Si vous souhaitez plutôt déléguer cette tâche, il existe aussi des services de messagerie téléphonique qui peuvent s’en charger pour vous.