Le système de facturation est soumis à un ensemble d’obligations légales que toute entreprise ou auto-entrepreneur doit suivre à la lettre au risque de s’exposer à des sanctions. Parmi ces mesures, la numérotation des factures est régie par des règles bien spécifiques, à respecter dès l’édition de vos premières factures ! Petit point juridique sur la réglementation relative au numéro des factures, ainsi que les bonnes pratiques à suivre.
Numérotation de facture : que dit la loi ?
La première chose à savoir est que la numérotation de ses factures est obligatoire pour toute entreprise. Cette mesure est définie par le Code de Commerce (CDC) et le Code Général des Impôts (CGI), par le point n°7 de l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI.
Le numéro de factures fait partie des nombreuses mentions légales obligatoires qui encadrent le système de facturation : dénomination, date d’émission, taux de TVA, montant HT et TTC…
Facture d’acompte, d’avoir, de situation, finale… Quelle que soit le type de facture, celle-ci doit avoir impérativement une numérotation.
💡 Quelle sanction en cas de non-respect ? Comme tout manquement à la réglementation, négliger de numéroter ses factures est sanctionné en cas de contrôle fiscal. L’amende s’élève à 15 € pour chaque omission ou erreur de mention légale, sachant que le montant total de l’amende ne peut pas dépasser 25 % du montant de la facture.
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Pourquoi numéroter ses factures ?
Le but principal de la numérotation est de faciliter le travail de l’administration en cas de contrôle. Elle permet au contrôleur une examination exhaustive des factures, afin d’identifier les fraudes éventuelles.
Le numéro correspondant à chacune de vos factures doit également figurer dans votre livre de recettes, un registre que chaque entreprise ou auto-entrepreneur est obligé de tenir.
En tant qu’entreprise, voyez-le comme un moyen de garder une comptabilité claire et ordonnée plutôt qu’une réelle contrainte. Pour rappel, il est obligatoire de garder une trace de vos factures pendant une durée de 10 ans, originales ou copies.
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Comment numéroter une facture ? Les règles
Comme dit précédemment, le numéro d’une facture est réglementé et doit donc respecter plusieurs obligations pour être conforme avec la loi.
La règle principale de numérotation de facture
Pour être en conformité avec la législation, la règle d’or en matière de numérotation est la suivante : chaque facture doit posséder un numéro unique, se composant d’une séquence chronologique, continue et sans rupture.
- Numéro unique : il est absolument interdit d’avoir deux factures émises avec le même numéro. Chaque facture doit ainsi être dotée d’un numéro qui lui est propre.
- Séquence chronologique : les numéros doivent se suivre successivement dans le temps dans un ordre logique : 01, 02, 03…
- Continue et sans rupture : la numérotation ne doit comporter aucun “trou” pouvant permettre à une facture supplémentaire d’être introduite au milieu. Par exemple, vous ne pouvez pas passer de la facture 07 à la facture 09, sans fournir la facture 08.
Sachez qu’il n’y a pas de règle précise concernant l’emplacement de ce numéro. Le plus souvent, et comme dans l’exemple illustré par l’image ci-dessus, il est inscrit dans la partie supérieure de la facture, bien en évidence.
Les règles secondaires de numérotation des factures
En parallèle de cette règle principale, on trouve plusieurs autres règles secondaires régulant la numérotation de facture :
- Si la facture comporte plusieurs pages, le numéro doit se trouver chaque feuille. Il doit aussi s’inscrire sur un modèle de type 1/n, n étant le nombre total de pages de la facture. Notez que si vous utilisez un logiciel de devis/factures, cela se fait automatiquement.
- La numérotation doit se faire au fur et à mesure de l’édition des factures, et non à une date ultérieure à la date d’émission de la facture. La facture 002 ne peut pas avoir été créée après la facture 003 par exemple.
- L’utilisation d’un préfixe à la numérotation (année, mois ou lettre) est tout à fait possible, tant que la suite de chiffres reste continue derrière. Le préfixe est notamment pratique pour faciliter l’archivage et le classement de vos factures (voir ci-dessous pour des exemples de préfixe).
- Enfin, rien ne vous oblige à commencer votre toute première facture par la valeur 1. Pour une question de crédibilité, vous ne voulez peut-être pas que votre client sache que c’est votre premier contrat. Dans ce cas, il est tout à fait possible de commencer avec le numéro 20, 153 ou 300, tant que les numéros suivants respectent l’ordre chronologique.
💡 Côté format, vous pouvez utiliser un ou plusieurs tirets de séparation, par exemple : 2024-001. Cela permet notamment de rendre la lecture du numéro plus claire.
La numérotation avec des séries distinctes
Dans certains cas, il est toléré de numéroter ses factures sous forme de séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque suite (avec un préfixe par exemple).
Cette exception est autorisée par l’administration fiscale seulement lorsque les conditions d’exercice de l’entreprise le justifient. Elle s’applique ainsi dans les situations suivantes :
- la société dispose de plusieurs canaux de facturation, par exemple une activité de vente de produits et une autre de prestation de service (ou vente en ligne et vente en direct) ;
- l’entreprise a plusieurs catégories de clients, ayant eux-mêmes des règles de facturation différentes ;
- la société utilise plusieurs systèmes de facturation (papier, électronique…), rendant complexe l’application d’une série unique.
L’usage est généralement d’utiliser une lettre comme préfixe. Par exemple, une série peut commencer par E-001 pour désigner une catégorie de clients , et par F-001 pour une autre.
Exemple de numérotation de facture avec préfixe annuel/mensuel
Le préfixe peut également prendre la forme de l’année ou du mois (voir les deux), afin de faciliter l’archivage des documents :
- Numéro avec préfixe année : pour simplifier le tri par année, beaucoup d’entrepreneurs choisissent de mettre un préfixe annuel : 2023-01, 2023-02… A savoir que la suite de chiffres peut être remise à zéro à chaque changement d’année ou d’exercice fiscal. Par exemple, si la dernière facture de 2023 est 2023-64, la première facture de l’année 2024 sera 2024-01.
- Numéro avec préfixe année + mois : il est également possible de mettre un double préfixe, annuel et mensuel : 2024-09-01, 2024-09-02, 2024-09-03, etc, pour les factures du mois de septembre 2024. Même principe que précédemment, on peut repartir de zéro le mois suivant ; dans ce cas, la première facture d’octobre sera 2024-10-01.
Autres pratiques à connaître sur le numéro d’une facture
En matière de numérotation et de facturation en règle générale, il est bon de connaître certaines pratiques et réglementations supplémentaires. Erreur d’édition, annulation de facture, numérotation d’acompte et de devis, que faut-il savoir ?
Suppression de facture
Il est absolument interdit de supprimer une facture, ce qui impliquerait un manque dans la numérotation. Pour effectuer cette action, il faut éditer un avoir, c’est-à-dire une nouvelle facture avec un montant négatif. Celui ci va venir annuler la facture d’origine au niveau de la comptabilité. N’oubliez pas non plus de remettre cet avoir au client.
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Numéro d’une facture d’acompte
Comme dit plus, les factures d’acompte sont soumises aux mêmes règles que les factures classiques. Leur numérotation doit donc s’intégrer dans la même série chronologique et il n’y a pas de numérotation spécifique.
Numérotation d’une facture proforma
N’ayant pas de valeur légale ou comptable, la facture proforma n’a pas besoin d’être numérotée. La seule obligation est en effet de faire figurer la mention “facture proforma” sur le document. A savoir que si la facture proforma est amenée à être finalisée, elle devient alors une « vraie » facture et doit avoir un numéro.
Numérotation des devis
À l’inverse, il n’est pas obligatoire de numéroter vos devis. C’est cependant fortement recommandé, toujours pour des questions d’organisation personnelle et pour clarifier votre comptabilité.
Pour en savoir plus : Numérotation des devis : Les bonnes pratiques
Erreur de facture
Si vous réalisez vos factures sur un logiciel de traitement de texte, il peut arriver de commettre des erreurs, comme utiliser le même numéro deux fois ou sauter une valeur. Dans ce cas, il est préférable de ne rien toucher et de reconnaître l’erreur directement auprès du contrôleur.
Comment ne plus faire d’erreurs de numérotation ?
Pour s’assurer de respecter la loi et éviter les erreurs de numéros qui peuvent coûter très cher, il est conseillé à toute entreprise d’utiliser un logiciel de facturation spécialisé. Et ce, surtout quand il s’agit de traiter un volume de factures conséquent à l’année. Les factures seront ainsi numérotées automatiquement, et vous aurez l’esprit serein.
Le logiciel Obat par exemple, spécialisé dans la facturation des entreprises du bâtiment, automatise de nombreux éléments de vos factures pour une édition simple, rapide et fiable. En plus de la numérotation automatique de vos factures, le logiciel vous permet d’être en conformité avec toutes les autres mentions légales à respecter.
A retenir sur le numéro d’une facture
La numérotation d’une facture est donc l’une des mentions légales obligatoires en matière de facturation. Si cette mesure a été avant tout créée pour identifier les tentatives de fraude, elle vous permet à vous, micro entrepreneur ou dirigeant de TPE/PME, d’être mieux organisé dans votre administratif. Il ne vous reste plus qu’à retenir et mettre en place les règles citées ci-dessus, ou à opter pour un logiciel de devis/facture réglementé !
