Numérotation des devis : les bonnes pratiques

Vous vous questionnez sur la numérotation des devis ? Un devis, pour rappel, est un document écrit grâce auquel un fournisseur présente à un acheteur une proposition à un prix non modifiable. Il sécurise la relation commerciale et évite les litiges. Bien qu’importants, les devis ne sont pas obligatoires, ce qui explique pourquoi les règles qui les régissent sont beaucoup plus souples qu’en matière de factures, notamment en ce qui concerne la numérotation. Alors, comment numéroter ses devis ? Quelles sont les pratiques à respecter ? On fait le point.

Numérotation des devis : est-ce obligatoire ? 

La numérotation des devis n’est pas obligatoire en France. Sachez que la comptabilité française n’impose aucune règle de numérotation stricte en matière de devis, contrairement aux factures.

En effet, il est important de rappeler que le système de facturation est soumis à des obligations légales que vous devez connaître, sous peine de sanctions. La loi indique que la numérotation des factures est obligatoire pour toute entreprise.

Elle est d’ailleurs régie par le Code de Commerce et le Code général des impôts. Pour numéroter vos factures, la règle est d’attribuer à chaque document un numéro unique qui se compose d’une séquence chronologique, continue et sans aucune rupture. 

Contrairement aux factures, numéroter un devis est donc facultatif. Si vous établissez ce type de document, vous devrez faire figurer des mentions telles que les coordonnées des parties, la date, le prix, ou encore les conditions de paiement, mais le numéro du document ne doit pas figurer obligatoirement.

Sachez également que l’établissement du devis n’est pas automatique. Il devient obligatoire pour : 

• une vente supérieure à 1 500 euros ; 
• des travaux d’entretien, de dépannage ou de réparation ; 
• des prestations de services à la personne qui dépassent les 100 euros par mois ; 
• les prestations de déménagement ; 
• le dépassement d’honoraires pour les professionnels de santé, au-delà de 70 euros. 

Conseils pour numéroter ses devis

Bien que la numérotation des devis ne soit pas obligatoire, nous vous conseillons malgré tout de numéroter vos devis de façon logique.

Cela vous permettra de bénéficier d’une meilleure organisation et de retrouver facilement vos documents en cas de besoin. Alors, comment numéroter un devis ? Pour cela, nous vous conseillons de : 

• opter pour un numéro unique et pour une numérotation chronologique, un peu à l’image de celle que vous utilisez pour vos factures ; 
• utiliser un préfixe spécifique qui sera différent de celui utilisé pour vos factures. Par exemple, vous pouvez utiliser le préfixe DXXXX, où les X feront référence à l’année en cours ; 
• changer de préfixe au début de chaque année pour numéroter un devis. Cela pourra donner par exemple D2021-0001 pour l’année 2021 et D2022-001 dès le début de l’année suivante. 
• ne pas chercher à faire correspondre la numérotation avec celle de vos factures. La correspondance est impossible. Pourquoi ?Tout simplement parce que vous aurez des factures qui n’auront pas été précédées d’un devis, et à l’inverse, vous aurez des devis qui ne donneront jamais lieu à une facture. 
• archiver vos documents pendant au moins 3 ans. Enfin, évitez également de les supprimer, même s’ils n’ont jamais abouti. 

Utiliser un logiciel de facturation pour faire ses devis

Pour établir vos devis, vous pouvez bien entendu utiliser la bonne vieille méthode du fichier Excel. Ce tableau simple à utiliser et à sauvegarder peut être votre premier réflexe.

Cette méthode de travail peut toutefois se révéler fastidieuse, chronophage, et elle peut être source d’oublis ou d’erreurs. Sachez qu’il existe des logiciels de devis/facture qui vous permettent d’effectuer vos documents rapidement et en toute sécurité.

Fiables et efficaces, ces logiciels ont l’avantage de proposer différents modèles qu’il vous suffira de modifier. Leur utilisation vous permet également de stocker l’ensemble de vos devis et factures pour les retrouver plus facilement et plus rapidement.

C’est une véritable source de gain de temps et d’efficacité pour votre activité ! Sans oublier que l’utilisation d’un logiciel de facturation vous permet d’être en conformité avec l’ensemble des mentions légales à respecter, notamment pour l’établissement des factures.

Enfin, ce type d’application dispose le plus souvent d’une interface facile à utiliser et d’une prise en main ludique et ergonomique, à la portée de tous. 

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Bien que numéroter ses devis ne soit pas obligatoire, il est important pour votre organisation de procéder à une numérotation logique, semblable à celle que vous utilisez pour vos factures. Pour cela, le recours à un logiciel de facturation, comme Obat, peut être un choix judicieux qui vous permettra de gagner de nombreuses heures de travail. Un temps précieux que vous pourrez alors dédier à votre cœur de métier !