Vous facturez sur Excel ou Word et vous vous demandez si c’est (encore) autorisé ? Vous n’êtes pas seul. Avec l’arrivée prochaine de la facturation électronique obligatoire en 2026, une facture réalisée sur Excel ou Word ne suffira bientôt plus : il faudra passer par une solution conforme à la réforme. Alors, la facturation sur Excel est-elle interdite ou autorisée ? Dans quelles conditions ? Nous répondons à toutes vos questions !
La facturation sur Excel ou Word est-elle légale ?
Tout dépend en réalité de la nature de votre activité et de votre statut :
- Si vous vendez à des particuliers (BtoC) et que vous êtes assujetti à la TVA, la loi vous impose depuis 2018 l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié. Ce dispositif vise notamment à lutter contre la fraude à la TVA. C’est donc le cas des commerçants ou professionnels qui encaissent leurs clients via un système de caisse.
- Si vous facturez des entreprises (BtoB) ou que vous êtes auto-entrepreneur non assujetti à la TVA, vous pouvez tout à fait utiliser des outils comme Excel ou Word pour créer vos factures. La facturation sur Excel reste légale tant que vous respectez les obligations en vigueur.
Quelles obligations pour facturer sur Excel ou Word ?
En pratique, cela signifie que vos factures doivent :
- être numérotées de façon chronologique et sans rupture ;
- comporter toutes les mentions obligatoires (date, coordonnées du client et du prestataire, numéro de SIREN, détails des prestations, montants HT et TTC, indemnités de retard, mention « TVA non applicable » si vous êtes en franchise de TVA, etc.).
En cas de non-conformité, les sanctions sont lourdes. Une amende peut atteindre 75 000 € pour une entreprise individuelle et jusqu’à 375 000 € pour une société.
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Facture Excel interdite : ce qui change avec la réforme 2026
Malheureusement, la facturation sur Excel ou Word vit ses dernières années. Avec l’arrivée progressive de la facturation électronique obligatoire à partir de 2026, ces outils ne seront plus suffisants pour émettre des factures en toute légalité.
En effet, à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront transmettre leurs factures au format électronique via une plateforme agréée, comme une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) certifiée. Ces nouveaux acteurs ont pour rôle d’automatiser les échanges et de simplifier les démarches comptables.
Concrètement, cela signifie que :
- une facture créée sur Excel ou Word sera interdite si elles ne sont pas transmises via une plateforme électronique agréée ;
- les entreprises devront adopter un outil de facturation compatible avec la e-facturation ;
- la transmission dématérialisée deviendra obligatoire.
À noter que si vous êtes micro-entrepreneur non assujetti à la TVA, vous n’êtes pas concerné par cette obligation, du moins pour le moment.
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Les risques de faire une facture sur Excel ou Word
Facturer sur Word ou Excel, nous savons que c’est très pratique au début de son activité professionnelle. Mais attention : ces outils ne sont pas faits pour ça ! Et à long terme, ils peuvent vous mettre en difficulté.
Un risque de non-conformité aux règles de facturation
Avec une facture sur Word ou Excel, tout repose sur vous : numérotation chronologique, mentions légales, gestion des doublons, etc. Un simple oubli ou une erreur manuelle rendent votre facture non conforme. Et en cas de contrôle, cela peut vous coûter cher !
Une absence de traçabilité en cas de litige
La facturation Excel ne garantit ni l’intégrité ni la traçabilité des données. Si un client conteste une facture ou si vous êtes confronté à un contrôle fiscal, il vous sera plus difficile de prouver la validité de vos documents.
Une protection limitée contre la fraude
Contrairement aux logiciels certifiés, Excel et Word ne sont pas sécurisés. Ils peuvent facilement être modifiés, ce qui peut ouvrir la porte à des fraudes internes ou externes, parfois même à votre insu.
Une transition plus compliquée vers la réforme 2026
Dans tous les cas, la question ne se pose plus : une facture Excel ou Word sera bientôt interdite à cause de la réforme de 2026/2027. Il est donc recommandée de changer vos habitudes dès maintenant, car plus vous attendez, plus l’adaptation risque d’être brutale !
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Avantages d’un logiciel de facturation vs facturation sur Excel
Faire ses factures sur Excel n’est plus viable dès que les chantiers s’enchaînent, que les relances deviennent régulières et que la charge de travail augmente. C’est souvent à ce moment-là qu’un vrai logiciel de facturation devient indispensable.
Moins d’erreurs, plus de tranquillité
Sur Excel, il suffit d’un oubli ou d’un copier-coller mal placé pour créer un doublon ou sauter une numérotation. Un logiciel de facturation obligatoire, quant à lui, automatise tout : chaque facture est générée dans l’ordre, avec les mentions légales déjà en place.
Des factures professionnelles, prêtes en 2 minutes
Plus besoin de repartir d’un modèle vide à chaque fois : vous sélectionnez le client, vous ajoutez les prestations, le logiciel calcule les montants automatiquement, et hop, la facture est prête en quelques clics. Même les TVA différentes par ligne sont gérées ! C’est un vrai gain de temps, surtout après une journée sur les routes ou sur un toit.
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Suivi des paiements et relances automatiques
Avec Excel, c’est à vous de suivre qui a payé, qui est en retard, qui a reçu sa facture. Alors qu’avec un logiciel de facturation, on vous affiche directement l’état des paiements : l’outil se charge même d’envoyer les relances à votre place pour éviter les impayés qui traînent pendant des semaines !
Prêt pour la réforme 2026
Comme nous l’avons vu plus haut, dès 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront envoyer leurs factures par voie électronique via des plateformes certifiées. Et donc, Excel ne sera plus accepté. Il est donc nécessaire d’implémenter vos changements de process dès maintenant pour être prêt à temps.
Obat, l’outil pour les pros du bâtiment
Si vous êtes artisan du bâtiment, plombier, électricien, maçon ou encore couvreur, Obat a été pensé pour vous. Notre logiciel est certifié pour la facturation électronique : simple à utiliser et adapté aux réalités du terrain du BTP. Vous pouvez enfin gérer vos devis, factures, clients et chantiers en un seul endroit. Soyez prêt pour les échéances à venir, le tout sans stress.
Facture Excel ou Word interdite : en résumé
Verdict, une facture sur Excel est-elle légale ou interdite ? Excel reste légal en 2025 à condition de ne pas vendre à des particuliers ou d’être non assujetti à la TVA. Mais cet outil sera indirectement interdit en 2026, peu importe votre situation professionnelle ! Anticipez dès maintenant en choisissant un outil simple, fiable et adapté à votre métier, comme Obat pour les pros du bâtiment.
