Transformer un devis en facture | Règles et tutoriel

L’étape de la facturation est très importante pour sécuriser les transactions, développer son entreprise et être payé en temps et en heure. En effet, dans un secteur concurrentiel, émettre et envoyer sa facture rapidement est un atout ! Vous pouvez ainsi préserver votre trésorerie et pérenniser votre activité. Pour réaliser votre facturation dans les meilleurs délais, le mieux est de transformer un devis en facture directement à l’aide d’un logiciel performant. On vous explique la procédure dans cet article !

Transformer un devis en facture en 1 clic grâce à un logiciel en ligne

Dématérialiser sa facturation : les avantages

En utilisant un outil de devis en ligne, vous pouvez transformer un devis en facture en quelques clics seulement, sans papier ! La facturation électronique est la solution idéale pour fiabiliser et faciliter les échanges, archiver ses documents et fluidifier sa comptabilité.

Grâce à ces outils modernes, la facture créée est complète, sans erreur et correspond au devis initial. Non seulement vous économisez du temps (plus besoin de ressaisir les informations), mais vous évitez également les erreurs. La dématérialisation des factures raccourcit également les délais de paiement et sécurise les transactions. 

L’utilisation d’un outil digital

Pour facturer ses clients, l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne permet de convertir un devis en facture très facilement, sans avoir à passer par la case Excel.

C’est un outil qui participe également à l’amélioration de votre image de marque puisque vous éditez des devis et factures complets, à l’esthétique professionnelle et avec votre logo. De nombreuses entreprises misent à présent sur des solutions digitales innovantes pour gagner en réactivité et réduire les coûts sur le long terme.

A lire également : La boîte à outils digitale d’un artisan | 4 indispensables

Le devis, un document d’intérêt commercial et juridique

Il est très important d’accorder une attention particulière à l’élaboration de vos devis. Ces documents officiels comprennent une description détaillée de votre bien ou de votre prestation de service. Le potentiel acheteur pourra ensuite prendre la décision de signer avec vous ou non.

Dans tous les cas, un devis aide à sécuriser la transaction du côté du vendeur (c’est-à-dire le vôtre) comme du client. Comme pour la facture, un devis doit mentionner plusieurs éléments pour être valide (nom, raison sociale de l’entreprise, coordonnées de l’acheteur, date, etc.). Il engage les deux parties dès qu’il est signé.

A lire également : Les 7 meilleurs modèles de devis gratuits – Excel et Word

Les différents types de factures et les mentions légales

Les mentions légales obligatoires

L’avantage d’un logiciel de facturation, c’est qu’il intègrera automatiquement toutes les mentions obligatoires pour faire un devis ou éditer une facture. En effet, la facture est un document officiel très important d’un point de vue commercial, comptable et juridique.

La création d’une facture est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de service, peu importe le secteur d’activité de votre entreprise. Elle permet de mentionner et de détailler la nature, la quantité et les conditions de l’achat. Voici les mentions légales principales et obligatoires : 

• nom et adresse des deux parties impliquées dans la transaction ;
• n° de RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) de votre entreprise ;
• date de facturation ;
• n° de la facture (numérotation unique et continue)
• prix unitaire et quantité du produit ou de la prestation.

Les types de factures

Avant de savoir comment convertir un devis en facture pas à pas, vous devez connaître les différents types de factures puisque chacun d’entre eux répond à des cas d’usage précis : 

• La facture d’acompte : facture pour un paiement partiel suite à la signature d’un contrat.
• La facture proforma : facturation provisoire.
• La facture de situation : facture intermédiaire que l’on établit au fil de l’avancement des travaux ou bien de la prestation de service.
• La facture de clôture : facture définitive qui sert de preuve pour un achat ou une vente.
• La facture d’avoir : facture qui rectifie ou annule une facture précédente.

Comment transformer un devis en facture avec Obat ? La marche à suivre

Dès que vous avez finalisé votre devis, vous pouvez le transformer en facture en quelques clics. En fonction de votre besoin, il peut s’agir d’une facture d’acompte, de situation globale ou détaillée, ou encore d’une facture finale.

Pour le faire depuis notre logiciel Obat, voici un tutoriel étape par étape : 

1. Cliquez sur le devis concerné.
2. Cliquez sur « Finaliser et envoyer », puis choisissez le mode d’envoi (mail, téléchargement, impression ou finaliser sans envoi).

1. Vous obtenez un numéro définitif pour votre devis.
2. En tête de votre liste de devis, cliquez sur le devis : une fenêtre apparaitra directement sur la droite de votre écran.
3. Cliquez sur « Facturer » puis sélectionnez le type de facture (acompte, situation ou finale).

Vous avez la moindre question ? Contactez le service client Obat par email (support@obat.fr), grâce à notre chat ou par téléphone au 02 52 33 19 31. Nous vous guiderons pour transformer un devis en facture et nous répondrons à toutes vos questions !