Lorsque nous sommes pressés par le temps, nous sommes plus susceptibles de commettre des erreurs sur nos factures. Faute de frappe, oubli, erreur de prix… les anomalies s’infiltrent et il est parfois trop tard lorsqu’on les repère. Mais alors comment rectifier une facture déjà émise et envoyée au client ? Sachez que si cela vous arrive, il faut éditer ce qu’on appelle une facture rectificative. Nous vous expliquons comment dans cet article selon 3 différents cas de figure !
Annuler ou modifier une facture : rappel de la loi
Commençons par rappeler ce que dit la loi concernant les opérations enregistrées sur les logiciels de facturation. En effet, selon le principe d’inaltérabilité, la législation vous interdit de supprimer ou de modifier une facture émise.
Il faut aussi respecter une suite logique dans les numéros de facturation (aucune rupture n’est tolérée) pour éviter toute suspicion de fraude. Heureusement, si vous avez fait une erreur sur une facture, vous avez plusieurs options pour réparer votre faute grâce à la facture rectificative.
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La facture rectificative : quand l’émettre ?
Avant l’envoi au client
Vous avez créé et validé une facture, mais vous ne l’avez pas encore envoyée ? C’est la situation la plus simple, puisqu’il vous suffit tout simplement de produire un nouveau document.
Vous n’avez même pas besoin de réaliser une facture rectificative. Il vous suffit d’annuler l’ancienne dans votre comptabilité et d’en créer une nouvelle.
Après l’envoi au client
Vous avez fait une erreur et vous avez déjà envoyé la facture à votre client ? Dans ce cas, c’est un peu plus délicat puisque vous devez réagir rapidement avant que votre client ne procède au paiement. Pour cela, produisez une facture rectificative pour corriger vos erreurs, les données erronées et/ou ajouter les données manquantes.
Ensuite, renvoyez cette nouvelle facture rectificative à votre client dans le plus bref délai pour qu’il en tienne compte. Petite astuce : n’hésitez pas à lui passer un petit appel téléphonique pour le prévenir et lui demander de ne pas payer la facture erronée.
Après que le client ait payé
Vous vous rendez compte de votre erreur après que le client ait payé ? Pour annuler ou corriger une facture, vous pouvez lui adresser :
- Une note d’avoir : c’est une facture d’avoir, soit une facture en « négatif » avec le montant de la réduction qui mentionne la somme que vous rendez à votre client. L’avoir est une solution avantageuse puisque votre client dépensera quand même cette somme restituée dans votre entreprise plus tard.
- Une nouvelle facture : établir une nouvelle facture de remplacement (rectificative) exige de respecter un protocole précis. Retrouvez la marche à suivre en détail ci-dessous.
Établir une nouvelle facture rectificative après paiement
Pour rembourser le client
Commencez par annuler la facture d’origine en établissant une facture rectificative avec un montant négatif. Il est crucial que la somme du montant de la facture d’origine et de la facture rectificative revienne à zéro.
Cette dernière doit mentionner la facture d’origine en faisant figurer le numéro de facturation et la date d’émission (mais elle porte également elle-même son propre numéro). C’est tout ce que vous devez faire pour simplement rembourser le client, par exemple après une annulation de commande.
Pour établir une facture de remplacement
Pour corriger une facture erronée parce que le client n’a pas payé le montant adéquat, vous devez commencer par rédiger une nouvelle facture afin de remplacer la facture d’origine, le tout en suivant les procédures de facturation traditionnels.
Il est ici nécessaire que vous poursuiviez l’ordre chronologique de numérotation de vos factures. Faites apparaître la référence de la facture d’origine dans l’objet pour que l’administration fiscale s’y retrouve facilement en cas de contrôle.
Les mentions obligatoires de la facture rectificative
Pour rédiger une facture rectificative, voici les données obligatoires à intégrer :
- la référence à la facture originale avec la mention “Annule et remplace” ;
- le numéro de la facture d’origine et sa date d’émission ;
- toutes les données d’identification du professionnel et du client ;
- la rectification de toutes les erreurs ;
- une référence et un numéro de facturation propre.
Facture rectificative et récupération de TVA
Comment faire pour tous les redevables de la TVA qui se sont déjà acquittés de la TVA correspondant à la facture d’origine qui a ensuite été modifiée ? Vous devez alors intégrer plusieurs informations dans votre note d’avoir :
- Pour récupérer la TVA liée à la partie du prix faisant l’objet de la réduction : vous devez indiquer le montant HT du rabais et le montant de la TVA liée sur votre note d’avoir, toujours avec la référence à la facture initiale. Le client redevable de la TVA se charge de son côté de rectifier la déduction de TVA opérée et d’explicitement mentionner le montant correspondant.
- Pour renoncer à la TVA liée au rabais consenti : votre note d’avoir doit mentionner la référence à la facture initiale et clairement préciser que le rabais est net de taxe, ce qui n’entraîne aucune rectification.
Si vous réalisez une erreur ou une omission sur la TVA, le client assujetti à la TVA n’est pas en mesure de procéder lui-même à la modification. Dans la mesure où c’est vous qui êtes en contrôle de la facturation, il doit d’abord vous demander une facture rectificative.
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Se protéger des erreurs avec un logiciel de facturation
Pour éviter les erreurs et les processus de rectification chronophages expliqués ci-dessus, il est conseillé de se munir d’un logiciel de facturation. Non seulement vous allez gagner un temps précieux, mais vous éliminerez les risques d’erreur d’encodage ou de calcul.
Saisie automatique des données, encodage des informations liées à vos produits ou services, données clients : les fonctionnalités sont nombreuses pour vous faciliter la tâche et éviter les oublis, erreurs, fautes d’inattention. C’est un outil indispensable pour tous les entrepreneurs et les entreprises désireuses de simplifier et optimiser leur facturation.
La facture rectificative permet donc de corriger une facture erronée et envoyée à votre client. Vous pouvez ainsi modifier votre facture initiale sans vous mettre en situation de porte-à-faux par rapport à l’administration fiscale et vous êtes protégé en cas de contrôle.
