Dématérialisation des factures fournisseurs : tout savoir

La dématérialisation des factures fournisseurs permet de procéder au traitement de vos factures au format électronique. On dit enfin adieu au papier ! Ce sera d’ailleurs bientôt une obligation pour les entreprises, à partir de juillet 2024. La transition vers le 0 papier offre de multiples avantages en termes de productivité et de rentabilité. Alors, en quoi consiste la dématérialisation d’une facture fournisseur ? Quelles sont les obligations légales à venir ? Pourquoi passer au tout numérique ? Obat vous explique tout ce que vous devez savoir ! 

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Définition

Une facture peut être à la fois considérée comme une facture client et comme une facture fournisseur, selon le point de vue. Les factures fournisseurs sont des factures d’achat qui sont obligatoires pour conclure des transactions professionnelles.

Il s’agit d’un document comptable qui atteste de la dette d’un client envers un fournisseur. Il est créé après une livraison de marchandises ou la réalisation d’une prestation de services. 

Utilité

La facture fournisseur est un élément clé de la vie des entreprises. Elle endosse des fonctions essentielles : 

• Fonction comptable : c’est un justificatif qui permet de déduire la charge de votre résultat comptable. 
• Fonction fiscale : la facture fournisseur est obligatoire pour déduire la TVA en respectant les dispositions légales. D’ailleurs, un processus appelé “piste d’audit fiable” est souvent mis en place pour de nombreuses factures fournisseurs.
• Fonction commerciale : les factures fournisseurs contiennent de nombreuses informations importantes comme les coordonnées des parties, la nature des produits et prestations, les prix, les quantités, les taxes, le mode de règlement, la date d’échéance, etc.
• Fonction juridique : la facture prouve que la transaction commerciale s’est bien produite.

La réglementation sur la dématérialisation des factures fournisseurs

📲 La dématérialisation de la facture fournisseur sera obligatoire à partir du 1er juillet 2024 : les entreprises devront obligatoirement accepter de recevoir les factures au format électronique. C’est une nouvelle réglementation qui s’applique aux structures françaises assujetties à la TVA pour toutes les transactions et relations B2B (business to business) réalisées en France.

La dématérialisation des factures permet de moderniser les processus et de faciliter la gestion de la facturation pour les entreprises, tout en luttant contre la fraude à la TVA. La facturation électronique représente un enjeu majeur actuellement pour accompagner la transition numérique des structures professionnelles et mettre en place des process plus écologiques.

On estime que cette réforme représente un gain de plus de 4,5 milliards d’euros chaque année pour les petites et moyennes entreprises !

Pour en savoir plus : Facture électronique : tout savoir sur l’obligation d’ici 2026

Facture dématérialisée et facture électronique : quelle différence ?

Avant de se pencher sur les atouts de la dématérialisation de la facture fournisseur, prenons le temps de faire la différence entre une facture dématérialisée et une facture électronique. En effet, il s’agit ici de 2 types de documents comptables distincts : 

✔ Le format électronique : c’est une pièce comptable émise, transmise, reçue et archivée électroniquement. On utilise également le terme d’e-invoicing, et la facture doit respecter un format précis de données structurées. Par exemple, une facture PDF ordinaire n’est pas une facture électronique.

✔ Le format dématérialisé : si une facture papier est scannée pour être traitée sous ce format numérique, c’est une facture dématérialisée. 

Ainsi, une facture électronique est une facture dématérialisée, mais l’inverse n’est pas vrai ⚠

Pour respecter les réglementations à venir, vous devrez donc éditer et traiter des factures électroniques grâce à des logiciels et outils adaptés.

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Les avantages de dématérialiser ses factures fournisseurs

Gagner du temps

La dématérialisation de vos factures fournisseurs permet de gagner un temps considérable puisque vous avez alors seulement un canal de communication à gérer.

Plutôt que de recevoir des factures par courrier, par mail ou via les espaces clients, vous optimisez les process en centralisant le tout.

Fini les oublis qui causent eux-mêmes des retards de paiement ! Le traitement des factures fournisseurs devient plus simple. 

Faire des économies

La DGFiP estime que le coût total d’une facture papier est supérieur à 10 €. Selon le volume de factures que vous devez traiter tous les mois, la note grimpe vite !

Dématérialiser les factures fournisseurs, ainsi que la nouvelle réglementation, vous oblige à avoir recours à une solution pour récupérer les documents, extraire les données, saisir le tout comptablement et automatiser les rappels de paiement.

Cette automatisation permet donc de gagner un temps précieux, pour consacrer votre temps à des projets à plus forte valeur ajoutée ! 

Mieux gérer sa trésorerie

La dématérialisation de la facture fournisseur et la centralisation des documents au format numérique offrent l’avantage de faciliter et d’automatiser de nombreuses étapes vis-à-vis du contrôle, du suivi et du règlement des factures. Grâce à un calendrier des paiements, vous pouvez suivre en direct les flux entrants et sortants sur vos comptes bancaires.

Optimisez votre trésorerie et réduisez les délais de paiement pour ne pas devoir appliquer des pénalités de retard ou souffrir d’erreurs qui impacteraient votre trésorerie. C’est idéal pour gérer son entreprise plus sereinement et établir des relations de confiance avec vos fournisseurs. 

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Garantir la conformité fiscale des factures

Une facture fournisseur dématérialisée doit respecter des mentions obligatoires légales pour être conforme et juridiquement valable. Le non-respect de ces mentions peut entraîner des sanctions financières.

Avec la mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF), d’une signature électronique qualifiée et des procédures de contrôle, vous garantissez la conformité fiscale des factures fournisseurs. Le tout participe à la traçabilité, l’intégrité et la lisibilité des documents. C’est indispensable en cas de contrôle fiscal.

Opter pour une solution plus écoresponsable

Enfin, la dématérialisation de la facturation fournisseur est un geste pour l’environnement ! C’est un premier pas vers une gestion d’entreprise plus écologique puisque vous n’avez plus besoin d’imprimer des factures papier, de les envoyer par la poste ou de les archiver dans des locaux pendant des années.

Ce sont autant de petites actions qui réduisent l’impact environnemental des entreprises. Les factures dématérialisées s’inscrivent dans une démarche « zéro papier », une prise de position qui valorise votre image de marque auprès de vos clients et fournisseurs.

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A retenir sur la dématérialisation des factures fournisseurs

Impossible de passer à côté des nouvelles obligations en matière de facturation : la dématérialisation des factures fournisseurs et clients s’impose comme la nouvelle norme à respecter. Le tout présente de nombreux avantages, notamment un gain de temps et d’argent considérable ! Si vous êtes artisan ou entrepreneur dans le BTP, Obat vous accompagne dans cette transition numérique avec un logiciel 100 % adapté aux enjeux du bâtiment.