La facture de solde, ou finale, est un document commercial souvent méconnu, pourtant essentiel pour les entreprises. Ce document permet de clôturer une transaction commerciale et de réclamer le paiement final du solde restant dû par le client. Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon sur l’ensemble des caractéristiques de la facture finale : qu’est-ce que c’est, quelle différence avec une facture d’acompte et quelles informations doivent figurer dessus ?
C’est quoi une facture de solde ou finale ?
La définition d’une facture de solde est simple : il s’agit d’un document commercial qui récapitule l’intégralité de la transaction commerciale entre un fournisseur et un client. Elle comprend notamment :
- Le montant total de la transaction, incluant le prix des marchandises ou des services, les taxes et les frais éventuels,
- Le montant des acomptes déjà versés par le client.
- Le montant du solde restant à payer.
La facture de solde, aussi appelée facture finale, est généralement émise au moment de la livraison finale des marchandises ou de la prestation de service. Elle peut également être émise au moment de la fin du contrat, si aucun acompte n’a été versé.
Quelle différence avec une facture d’acompte ?
La principale différence entre une facture de solde et une facture d’acompte est que la facture de solde comprend l’intégralité de la transaction commerciale, tandis que la facture d’acompte ne comprend qu’une partie du montant total.
Facture de solde vs. facture d’acompte : un exemple concret
Imaginons que vous commandiez une machine à laver à un fournisseur. Le prix de la machine est de 1 000 € (pour une facture définitive). Le fournisseur vous demande un acompte de 200 € pour commander les pièces de la machine. Il vous émet alors une facture d’acompte de 200 €.
Lorsque celle-ci est prête, le fournisseur vous émet une facture de solde (ou solde de facture) de 800 €. Cette facture comprend le montant total de la transaction, soit 1 000 €, moins le montant de l’acompte déjà payé de 200 €.
➡️ La facture de solde après acompte est donc la facture finale qui clôture la transaction commerciale notamment après un chantier ou des travaux par exemple. Elle permet au fournisseur de réclamer le paiement du solde restant dû par le client.
Comment rédiger correctement une facture de solde ?
Pour faire une facture de solde tout compte, vous devez respecter les mêmes règles que pour une facture classique. Vous devez notamment :
- Inclure les mentions obligatoires sur une facture, notamment l’identité du fournisseur et du client, la date, le montant des marchandises ou des services vendus, les taxes et les frais éventuels.
- Dater et signer la facture.
Les mentions obligatoires de la facture de solde
Voici une liste des mentions obligatoires que vous devez faire figurer sur une facture de solde :
- La raison sociale du fournisseur et son adresse ;
- Le numéro d’identification SIREN du fournisseur ;
- La raison sociale du client et son adresse ;
- Le numéro d’identification SIREN du client (si le client est assujetti à la TVA) ;
- La date de la facture ;
- La référence de la commande ou du devis ;
- La description des marchandises ou des services vendus ;
- Le prix unitaire des marchandises ou des services vendus ;
- La quantité des marchandises ou des services vendus ;
- Le montant total HT de la transaction ;
- Le montant de la TVA ;
- Le montant total TTC de la transaction ;
- Les conditions de paiement ;
- Les mentions légales.
Les mentions facultatives de la facture finale
En plus des mentions obligatoires, vous pouvez également inclure des mentions facultatives sur votre facture de solde. Ces mentions peuvent être utiles pour fournir des informations supplémentaires à votre client, comme :
- Un numéro de commande ;
- Une date de livraison ;
- Une date de facturation ;
- Un numéro de référence ;
- Un numéro de compte bancaire ;
- Un numéro de téléphone ;
- Une adresse e-mail.
Les erreurs à éviter
Lors de la création d’une facture de solde, il est important de faire attention à ne pas commettre d’erreurs qui pourrait rendre le document non conforme et entraîner quelques soucis. Parmi les erreurs à éviter, l’on retrouve par exemple :
Omettre des mentions obligatoires
Toutes les factures, y compris les factures de solde, doivent inclure un certain nombre de mentions obligatoires. Parmi celles-ci figurent l’identité du fournisseur et du client, la date de la facture, le montant des marchandises ou des services vendus, les taxes et les frais éventuels. Si vous omettez une ou plusieurs mentions obligatoires, votre facture peut être rejetée par le client ou par les autorités fiscales.
Insérer des informations erronées
Il est également important de vérifier soigneusement toutes les informations que vous inscrivez sur votre facture de solde. Si vous faites une erreur, cela peut entraîner des problèmes, ici aussi, avec votre client ou avec les autorités fiscales. Par exemple, si vous indiquez un montant incorrect, vous risquez de devoir payer des pénalités.
Commettre des erreurs de calcul
Les erreurs de calcul peuvent également entraîner de nombreux problèmes. Si vous avez des doutes sur un calcul, il est toujours préférable de vérifier deux fois avant d’envoyer votre facture.
Pour éviter ces erreurs, il est important de prendre le temps de bien rédiger votre facture de solde. Vous pouvez également utiliser un logiciel de facturation qui vous aidera à vous assurer que votre facture est conforme à la loi.
Faire une facture finale avec Obat : la marche à suivre
Vous l’aurez compris, la facture de solde est un document commercial important qui clôture une transaction commerciale. Avec un logiciel en ligne de devis et factures et de gestion d’entreprise comme Obat, faire une facture finale à partir d’un devis signé est simple et rapide. Voici les étapes à suivre :
- Depuis le devis, cliquez sur « facturer » parmi les options en haut à droite ;
- Sélectionnez le type de facture : « Facture finale » ;
- Les informations du devis seront automatiquement appliquées ;
- Supprimez ou modifiez des éléments si besoin ;
- Vérifiez les informations saisies et cliquez sur le bouton « Valider ».
Votre facture finale est créée, conforme à la loi et prête à être envoyée à votre client.
3 conseils pour une facture finale sans erreurs avec Obat
Enfin, voici quelques conseils pour créer une facture finale conforme et sans erreurs avec Obat :
- Saisissez toutes les informations correctement. Il est important de vérifier soigneusement toutes les informations saisies (identité du client, date de la facture, taxes et les frais éventuels,…) comme dit un peu plus haut.
- Utilisez les modèles de facture à votre disposition. Obat propose des modèles de facture prédéfinis que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins. Ces modèles vous aideront à créer des factures professionnelles et conformes à la loi.
- Envoyez la facture à votre client. Une fois votre facture créée, n’oubliez pas de l’envoyer à votre client ! Vous pouvez le faire par e-mail, par courrier ou en main propre.
Obat est un outil idéal pour créer des factures finales rapidement et facilement. Grâce à ses fonctionnalités simples et intuitives, vous pouvez créer des factures professionnelles et conformes à la loi en quelques clics.
Conclusion
Vous l’aurez désormais compris, la facture de solde est un document essentiel pour les entreprises. Pour éviter les erreurs, il est important de respecter les règles en vigueur en matière de facturation. En suivant ces conseils et en étant attentif lors de l’émission de votre document, vous vous assurez que vos factures de solde sont conformes à la loi et que vous êtes en mesure de réclamer le paiement du solde restant dû par vos clients.
