Flavien est artisan carreleur basé à Lyon. Auto-entrepreneur depuis 2019 et client Obat depuis mai 2021, il utilisait Excel pour réaliser ses devis et factures avant de prendre la décision de passer à une solution plus performante. Dans ce témoignage, il revient sur le pourquoi de son choix de départ, sur les limites d’un outil de tableur pour gérer sa facturation, et sur comment Obat a amélioré sa gestion administrative. Merci à lui et bonne lecture !
Pourquoi avoir fait le choix d’un tableur à vos débuts ?
Au moment de créer mon entreprise, je n’avais pas vraiment réfléchi à la question de la facturation et je suis donc allé au plus simple. Après quelques recherches sur les forums, j’ai appris que beaucoup de pros du bâtiment utilisaient un tableur pour faire leurs devis et factures.
Ça tombait bien : j’avais déjà Excel sur mon ordinateur, je maîtrisais les bases de la mise en forme et des formules de calcul, et surtout ça ne me coûtait rien de plus ! J’ai donc téléchargé quelques modèles de documents trouvés sur internet que j’ai rapidement mis à ma sauce et c’était parti.
Quelle raison vous a poussé à chercher un logiciel de facturation ?
Disons que dès le début, j’ai bien vu qu’un tableur n’était pas l’outil idéal pour la facturation. Je perdais un temps fou à dupliquer mes documents, à écrire toutes les informations à la main, à faire des copier-coller, à transformer les devis en factures, à tout relire pour être sûr de ne pas avoir oublié des lignes ou des mentions…
Bref ce n’était pas du tout fluide ! Mais d’un autre côté, ça faisait le job et je n’avais pas envie de consacrer du temps et de l’énergie à chercher un nouvel outil.
J’ai donc fonctionné comme ça pendant près de deux ans, jusqu’à ce que je me décide enfin à passer à un véritable logiciel métier. Il n’y a donc pas eu de déclic précis, juste une prise de conscience progressive qu’il fallait que je travaille de façon plus professionnelle, autant pour ma propre productivité que pour l’image que je voulais donner à mes clients.
Comment se sont déroulées la recherche et la transition entre les outils ?
J’ai profité d’avoir du temps libre durant mes vacances pour faire des recherches et plusieurs logiciels en sont ressortis, dont Obat. J’ai téléchargé des versions d’essai, fait quelques tests en créant des devis et Obat est clairement sorti du lot. Ce que j’ai particulièrement aimé c’est la prise en main et la possibilité de personnaliser la mise en page et l’apparence des documents.
Mes devis avaient tout de suite l’air beaucoup plus pro ! L’assistance client a également été au top, avec des conseillers très compétents et bienveillants qui m’ont accompagné dans la transition et ont su répondre à toutes mes questions. Par rapport à Excel où l’on est livré à soi même, c’était un vrai changement !
Pour vous, quels sont les plus gros inconvénients d’Excel pour gérer sa facturation ?
Je dirais que le plus gros point négatif d’Excel, c’est qu’il faut tout faire manuellement ou presque. Les formules de calcul sont pratiques mais à côté de ça, il faut tout ré-écrire à la main pour chaque nouveau devis, que ce soit les prestations, les fournitures, les prix…
Si on veut créer une facture d’acompte ou finale, il faut dupliquer le devis et changer les informations une à une. On a toujours peur d’avoir oublié une info ou de ne pas avoir mis à jour la date ou le numéro de la facture. Sachant que la moindre erreur peut coûter cher si on se fait contrôler, il faut vraiment être hyper vigilant !
Il faut aussi avoir un autre tableau à côté où faire le suivi de ses devis et factures pour sa comptabilité, sinon on ne s’en sort pas. Excel, c’est bien si on a vraiment zéro budget et peu de clients au début, mais si son activité marche il faut vite passer à autre chose.
A l’inverse, quelles sont les fonctionnalités que vous préférez chez Obat ?
Avec Obat tout est automatisé, à commencer par le chiffrage grâce à la base d’article intégrée : il suffit que je tape un mot clé, et la prestation ou le matériau correspondant s’ajoute directement à mon devis, avec le prix. Je vois vraiment la différence en termes de temps gagné, surtout sur les gros chantiers !
Sinon on peut aussi générer une facture de situation ou finale en un clic, idem pour les relances d’impayés, et les attestations de TVA sont pré-remplies, il ne reste plus qu’à les joindre au devis. Il y a aussi la fonctionnalité de signature électronique, qui permet vraiment d’accélérer la signature des contrats.
J’apprécie aussi de pouvoir voir mon taux de marge sur le devis et de retrouver mon chiffre d’affaires et d’autres infos sur le tableau de bord. On visualise tout de suite où on en est au niveau de ses performances commerciales et ça c’est super !
Le mot de la fin ?
Euh.. essayez Obat ? (rire) Non vraiment c’est un excellent logiciel qui me simplifie bien la vie, pour rien au monde je ne reviendrais à Excel.
Un grand merci à Flavien pour son témoignage ! Si vous êtes vous aussi professionnel du bâtiment et vous utilisez toujours Excel pour faire vos devis factures, sachez que l’on vous offre 14 jours d’essai gratuit pour tester toutes les fonctionnalités d’Obat !
