Les avantages de la signature électronique pour vos devis

Par Laurie - Gestion d'entreprise - 9 février 2020

À l’ère de la digitalisation, la mallette complète de l’entrepreneur moderne contient de nombreux outils qu’il est essentiel de maîtriser. Parmi eux, la signature électronique est un service légal et dématérialisé, permettant de simplifier la vie de nombreux professionnels et particuliers. En tant qu’artisan, faire signer des devis en ligne en quelques minutes est un avantage concurrentiel indéniable ! Si vous ne l’avez pas encore adoptée, découvrez avec nous les nombreux avantages de la signature électronique pour vos devis. 

Signature électronique : qu’est-ce que c’est ?

On ne va rien vous apprendre si l’on vous dit que pour qu’un document légal engage juridiquement les deux parties, il faut le signer. La signature marque l’accord des termes et conditions d’un contrat, devis, ou tout autre document faisant l’objet d’une transaction. 

Dans le secteur du bâtiment, on va plutôt s’intéresser au devis, ce papier si important avant de commencer des travaux. Il y a encore quelques années, nous n’avions pas le choix : il fallait imprimer le devis, l’apporter à son client (ou l’envoyer par la poste) afin d’apposer sa signature, le récupérer, en faire une copie numérique et stocker physiquement l’original. Autant d’étapes qui demandent des efforts, ainsi qu’un délai de plusieurs jours au minimum. 

Aujourd’hui, avec l’essor du digital, un nouvel outil permet d’accélérer considérablement ce processus : la signature électronique (ou signature numérique). Ce système de certification numérique permet d’effectuer des transactions commerciales tout en s’affranchissant des contraintes géographiques. 

Le certificat électronique peut être soit intégré directement à un logiciel de facturation, soit être accessible à travers une plateforme telle que Yousign ou Docusign.

Comment fonctionne la signature électronique ?

La signature électronique est donc un procédé dématérialisé permettant de signer un fichier numérique (format PDF, Word, jpeg…). Grâce à cette solution, il devient possible de conclure un accord à distance, par voies électroniques. Le cadre légal très strict régissant l’application de la signature électronique la rend tout aussi officielle qu’une signature manuscrite.

On peut l’utiliser pour signer la plupart des documents administratifs : 

  • devis ;
  • facture ;
  • contrat de travail ;
  • appel d’offre pour des marchés publics ;
  • bon de commande ;
  • etc.

Tous les secteurs d’activité y trouvent un intérêt, dès lors où une transaction nécessite une entente écrite entre deux parties. Dans le bâtiment, elle est particulièrement utile afin de signer des devis travaux plus rapidement et donc de remporter plus de chantiers.

Pour rappel, un devis signé, accolé de la formule ‘bon pour accord” et muni de toutes les mentions obligatoires, fait office de véritable contrat avec vos clients. 

Si on veut s’attarder rapidement sur l’aspect technique, le processus de signature électronique fonctionne sur un principe de cryptographie. Le certificat numérique comprend deux sortes de clé : une clé publique et une privée. La clé privée se charge de chiffrer (ou crypter) le document, générant une empreinte numérique qui lui est propre. C’est une sorte de carte d’identité numérique, qui garantit à la fois l’authentification de l’identité du signataire et l’intégrité du fichier numérique. 

En d’autres termes, la signature électronique est infalsifiable, inaltérable et irrévocable. 

Quelle est la valeur légale d’une signature numérique ?

Au niveau de la législation, la signature électronique détient exactement la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Une fois apposée, elle engage légalement les deux signataires d’un contrat. En cas de désaccord ou de litige avec votre client, elle constitue donc une preuve en justice, ainsi que le stipule l’article 1316-1 du code civil :

L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.” 

Pour faire valoir sa conformité, il est donc indispensable d’identifier formellement le signataire et de préserver l’intégrité du document de façon sécurisé. 

Les avantages de la signature électronique 

#1 – Gagner du temps 

Grâce à ce service, l’échange avec votre clientèle est fluide et rapide : le contrat est envoyé par e-mail à votre client, signé en quelques secondes, et revient aussitôt vers vous. 

En passant par la signature électronique pour faire signer vos devis en ligne, vous éliminez ainsi bon nombre d’étapes intermédiaires auparavant inévitables : impression papier, numérisation, prise de rendez-vous, déplacement, envoi postal, archivage… Cette succession de tâches administratives est non seulement chronophage, mais n’apporte aucune valeur ajoutée à votre entreprise. 

En les supprimant, vous vous dégagez un temps considérable au quotidien et allégez par la même occasion une partie de la charge mentale. Et il en va de même pour votre client, qui pourra valider sa demande de chantier rapidement, depuis le confort de sa maison.

#2 – Être plus productif

En tant qu’artisan, c’est sur le terrain que se passe la plus grande partie de votre travail. Qu’il s’agisse de prospection ou de travaux, ce sont ces actions là qui vous rapportent de l’argent. 

En simplifiant et en accélérant les tâches administratives, la signature électronique vous permet de traiter beaucoup plus de devis et de dossiers client par jour. Résultat : un gain significatif en productivité !

Profitez-en donc pour insuffler ce temps libre dans le développement de votre business en produisant de la valeur. Mettez en place des actions de démarchage, prenez soin de vos relations clients et réalisez des prestations de qualité.

#3 – Faire des économies 

Gain de temps, de productivité… et d’argent ! En effet, la dématérialisation des formalités bureaucratiques a aussi des avantages d’un point de vue financier.  

Le papier, l’encre pour l’imprimante, les frais d’affranchissement postaux, de stockage et d’archivage… tout cela représente un coût pour l’entreprise. Lorsque l’on fait le calcul sur une année entière, les dépenses effectuées sur ce poste sont loin d’être négligeables. S’il vous arrive de vous déplacer chez vos clients ou à un point de rendez-vous juste pour signer un devis, alors ce budget peut vite grimper.

Signer électroniquement ses devis, c’est donc réduire voire éliminer tous ces coûts et faire de belles économies sur le long terme. 

#4 – Mieux gérer son entreprise

De manière générale, l’archivage dématérialisé de vos données facilite la gestion de votre entreprise. Tous vos documents sont centralisés au même endroit, sans encombrer vos tiroirs de dizaines de dossiers papiers. Ils sont accessibles en tout temps, et partout.  

Toutefois, il est essentiel dans ce cas de pouvoir garantir la sécurité de votre système informatique. C’est la raison pour laquelle il est généralement recommandé de passer par un logiciel de facturation en ligne. Ainsi, vos données, sauvegardées sur un serveur sécurisé, seront récupérables en cas de vol d’ordinateur ou de dommage matériel. 

De plus, certains logiciels de facture et de devis vous permettent de bénéficier d’un suivi complet et automatisé de tous vos devis signés ou en attente. 

#5 – Sécuriser vos transactions

La sécurité est souvent le plus grand frein à l’encontre de la signature électronique. Beaucoup de professionnels pensent ainsi que ce service est peu fiable. En réalité, il l’est beaucoup plus qu’une signature manuscrite ! On peut en effet aisément falsifier cette dernière en la numérisant pour la réutiliser frauduleusement. 

A contrario, la signature électronique intégre une empreinte numérique au document pdf, lui donnant ainsi des propriétés de traçabilité. Grâce à celle-ci, il est très facile de d’authentifier l’identité de l’expéditeur, de vérifier l’authenticité d’un document ou de voir s’il y a eu des modifications après la signature. Certains signatures numériques sont par ailleurs dotés d’une fonctionnalité d’horodatage, permettant de contrôler la date et l’heure exacte de la signature.

#6 : Accroître le taux de conversion des devis grâce à la signature électronique

De nos jours, la plupart des gens courent sans cesse après le temps et vivent un rythme de vie effréné. Tout doit être fait de façon quasi instantanée, et le plus simplement possible. 

En réduisant au maximum les démarches auprès de vos prospects, il y a de grandes chances qu’ils soient plus réceptifs. Ils pourront recevoir et signer votre devis travaux où qu’ils soient, sans avoir à se déplacer ou faire d’effort. De votre côté, vous limitez les risques de perdre des prospects en cours de route en leur imposant des procédures à rallonge. 

→ Moins de taux d’abandon = plus de contrats signés = augmentation du chiffre d’affaire.

C’est donc un échange gagnant-gagnant ! Votre client voit sa demande finalisée rapidement, et vous, vous décrochez davantage de contrats.  

À l’heure de la digitalisation, de l’innovation et de l’immédiateté de l’information, chaque détail compte pour démarquer votre entreprise de la concurrence. Pour mieux répondre aux besoins de ses clients, il est souvent nécessaire de s’imaginer à leur place. La signature électronique se présente alors comme un outil efficace pour alléger votre charge de travail tout en améliorant la gestion de votre vie professionnelle. 

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