Numérotation de facture : les règles à suivre

Par Flo - Gestion d'entreprise - 12 décembre 2019

Le système de facturation est soumis à un ensemble d’obligations légales que toute entreprise ou auto-entrepreneur doit suivre à la lettre au risque de s’exposer à des sanctions. Parmi ces mesures, la numérotation des factures est régie à des règles bien spécifiques, à respecter dès l’édition de vos premières factures. 

Petit point juridique sur les différentes règles de numérotation des factures à suivre.

Numérotation des factures : que dit la loi ?

La numérotation de ses factures est obligatoire pour toute entreprise. Elle est régie par le Code de Commerce (CDC) et le Code Général des Impôts (CGI), par le point n°7 de l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI. 

Cette mesure fait partie des nombreuses mentions légales obligatoires qui encadrent le système de facturation. Pour une piqûre de rappel sur toutes les mentions obligatoires que doivent comporter vos devis, n’hésitez pas à aller consulter notre article complet sur le sujet. 

🔺Comme tout manquement à la réglementation en vigueur, le non-respect de la numérotation des factures est sévèrement sanctionné en cas de contrôle fiscal. Soyez donc particulièrement vigilant à ce sujet !

Pourquoi numéroter ses factures ?

Le but principal de la numérotation de faciliter le travail de l’administration en cas de contrôle et de permettre à celle-ci une examination exhaustive des factures, afin d’identifier les fraudes éventuelles. 

Les numéros correspondant à chacun de vos factures doivent également figurer dans votre livre de recettes, un registre que chaque entreprise ou auto-entrepreneur est obligé de tenir. 

En tant qu’entreprise, voyez-le comme un moyen de garder une comptabilité claire et ordonnée plutôt qu’une réelle contrainte. Pour rappel, la loi énonce qu’il est obligatoire de garder une trace de vos factures pendant une durée de 10 ans, originales ou copies. 

Comment numéroter ses factures ?

Comme dit précédemment, la numérotation est réglementée et doit respecter plusieurs obligations pour être conforme avec la loi. 

La règle principale

Pour être en conformité avec la législation, la règle ultime en matière de numérotation de facture est la suivante : chaque facture possède un numéro unique, qui se compose d’une séquence chronologique, continue et sans rupture

–> Numéro unique : il est absolument interdit d’avoir deux factures avec le même numéro, chaque facture doit être dotée d’un numéro qui lui est propre.

–> Séquence chronologique : les numéros doivent se suivre successivement dans le temps dans un ordre logique : 01, 02, 03…

–> Continue et sans rupture : la numérotation ne doit comporter aucun “trou” pouvant permettre à une facture supplémentaire d’être introduite au milieu. Par exemple, vous ne pouvez pas passer de la facture 07 à la facture 09, sans pouvoir fournir la facture 08. 

Les règles secondaires de numérotation des factures

→ Si la facture comporte plusieurs pages, le numéro doit se trouver chaque feuille et doit s’inscrire sur un modèle de type 1/n, n étant le nombre total de pages de la facture.

→ La numérotation doit également se faire au fur et à mesure de l’émission des factures, et non à une date ultérieure. La facture 002 ne peut pas avoir été créée après la facture 003 par exemple. 

→ L’utilisation d’un préfixe temporel (l’année ou l’année suivie du mois) à la numérotation est tout à fait possible, tant que la suite de chiffres reste continue derrière. Le préfixe est notamment pratique pour faciliter l’archivage de vos factures. La suite de chiffres peut être remise à zéro à chaque changement d’année.

→ Notez que rien ne vous oblige à commencer votre toute première facture par la valeur 1. Pour une question de crédibilité, vous ne voulez peut-être pas que votre client sache que c’est votre premier contrat. Dans ce cas, il est tout à fait possible de commencer avec le numéro 20 ou 100 si vous le souhaitez. 

La numérotation des factures distinctes

Dans certains cas, il est toléré de numéroter ses factures sous forme de séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque suite (avec un préfixe par exemple). Cette exception est autorisée par l’administration fiscale seulement lorsque les conditions d’exercice de l’entreprise le justifient. 

Elle s’applique ainsi dans les situations suivantes

  • la société dispose de plusieurs sites de facturation, par exemple une activité de vente de produits et une autre de prestation de service ;
  • l’entreprise a plusieurs catégories de clients, ayant eux-mêmes des règles de facturation différentes ;
  • la société utilise plusieurs systèmes de facturation (papier, électronique…), rendant complexe l’application d’une série unique.

Exemple de numérotation de facture

Pour illustrer ces règles de façon plus parlante, voici plusieurs exemples de numérotations de factures qui sont admises par l’administration fiscale.

Exemple de numérotation classique

Une numérotation de facture séquentielle classique : 01, 02, 03… 

Exemple de numérotation avec préfixe : année + numéro

Afin de simplifier le tri par année, beaucoup d’entrepreneurs choisissent de mettre un préfixe annuel : 2019-001, 2019-002… L’année suivante, on repart de zéro. En 2020, la première facture de l’année devra donc être 2020-001.

Exemple de numérotation avec préfixe : année + mois + numéro

Il est également possible de mettre un double préfixe, annuel et mensuel : 2019-09-01, 2019-09-02, 2019-09-03, etc, pour les factures du mois de septembre 2019. Même principe que précédemment, la première facture d’octobre devra être 2019-10-01.

Exemple de factures distinctes 

Comme vu plus haut, des séries différentes peuvent être autorisées pour différencier des types de clients distincts. Ainsi, une série peut commencer par E001 pour une catégorie de clients, et par F001 pour une autre. 

Les autres pratiques à connaître 

En matière de numérotation et de facturation en règle générale, il est bon de connaître certaines pratiques et réglementations supplémentaires. Erreur d’édition, annulation de facture, numérotation d’acompte et de devis, que faut-il savoir ?

Suppression de facture 

Il est absolument interdit de supprimer une facture, ce qui impliquerait un manque dans la numérotation. Pour effectuer cette action, il faut éditer un avoir, c’est-à-dire une nouvelle facture avec un montant négatif, qui va annuler la facture d’origine au niveau de la comptabilité. N’oubliez pas non plus de remettre cet avoir au client. 

Numérotation des factures d’acompte 

Les factures d’acompte sont elles aussi soumises aux mêmes règles que les factures classiques et leur numérotation doit s’intégrer dans la même série chronologique. Il n’y a donc pas de numérotation spécifique. 

Numérotation des devis

À l’inverse, il n’est pas obligatoire de numéroter vos devis. C’est cependant fortement recommandé, encore une fois pour des questions d’organisation personnelle et pour clarifier votre comptabilité. 

En cas d’erreur 

Si vous réalisez vos factures sur un logiciel de traitement de texte, il peut arriver de commettre des erreurs, comme utiliser le même numéro deux fois ou sauter une valeur. Dans ce cas, il est préférable de ne rien toucher et de reconnaître l’erreur directement auprès du contrôleur. Ce genre de situation par ailleurs être simplement évité en utilisant un logiciel de facturation réglementé. 

Conseil pour la numérotation : utiliser un logiciel de facturation

Pour s’assurer d’être dans le respect de la loi, il est conseillé à toute entreprise d’utiliser un logiciel de facturation spécialisé, surtout quand il s’agit de traiter un volume de factures conséquent à l’année. Les factures seront ainsi numérotées automatiquement, ce qui minimise les risques d’oublis ou les erreurs qui peuvent vous coûter très cher. 

Le logiciel Obat par exemple, spécialisé dans la facturation des entreprises du bâtiment, automatise de nombreux éléments de vos factures pour une édition simple, rapide et fiable. En plus de la numérotation automatique de vos factures, le logiciel vous permet d’être en conformité avec toutes les autres mentions légales à respecter. 

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