La pré-comptabilité : définition, avantage et étapes

La pré-comptabilité est un élément clé pour la gestion d’une entreprise : elle permet d’éviter que la paperasse s’accumule, mais aussi de prendre de meilleures décisions. Elle regroupe la collecte, la récupération, le classement et l’export des documents comptables pour optimiser les flux de travail internes et gagner un temps précieux. Découvrez notre guide complet sur la précomptabilisation : définition, avantages, étapes et outils à votre disposition !

Qu’est-ce que la pré-comptabilité ? 

La pré-comptabilité, aussi connue sous le nom de gestion pré-comptable, regroupe toutes les actions réalisées en amont de celles de l’expert-comptable. Elle consiste à collecter, organiser et transmettre les éléments, documents et pièces justificatives permettant la saisie comptable mensuelle.

▶ Pour résumer, il s’agit de tout le travail préparatoire qui intervient en amont de l’expert-comptable pour limiter les erreurs et gagner du temps. 

La pré-comptabilité concerne : 

• le classement et l’archivage des documents comptables (factures, bulletins de salaires, notes de frais, relevés bancaires, etc.) ;

• la mise à jour régulière des différents tableaux de bord sur le chiffre d’affaires, les dossiers en contentieux, les statuts des paiements ;

• la gestion comptable et financière (gestion des stocks, suivi analytique, tenue du livre de caisse, préparation de liasse fiscale, etc.).

Quel est son intérêt ?

La pré-comptabilité a différents objectifs. Non seulement elle permet de simplifier le travail du cabinet comptable, mais aussi d’obtenir une vision d’ensemble sur sa trésorerie afin de prendre les bonnes décisions.

Par exemple, vérifier les factures permet de déceler les retards de paiement et de relancer efficacement ses clients. C’est une partie essentielle du processus comptable permettant de contrôler, surveiller et gérer les activités d’une entreprise.

💡 Parmi les principaux avantages de la gestion pré-comptable, on retrouve : 

• enregistrer les transactions au fur et à mesure ;
• assurer l’exactitude des informations financières ;
• faciliter le travail de l’expert-comptable ;
• tenir à jour les registres ;
• mieux suivre les stocks et les dépenses ;
• automatiser des flux de paiement et la comptabilité.

La pré-comptabilisation fournit également des informations clés et des analyses financières concernant les flux de trésorerie, la budgétisation ou encore la comptabilité analytique de chaque produit ou service.

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Quelle différence avec le pré-bilan comptable ?

Attention ⚠️ il ne faut pas confondre pré-comptabilité et pré-bilan comptable !

Le pré-bilan comptable constitue un bilan comptable intermédiaire que l’on effectue au cours d’un exercice civil plutôt qu’à la clôture de l’exercice. Il n’est pas obligatoire et n’est pas envoyé au service des impôts. Un chef d’entreprise peut simplement le demander pour faire le point sur les résultats de sa société en cours d’année.

Quelles sont les étapes de la pré-comptabilité ?

La précomptabilité intervient donc en amont de la comptabilité et suit en général les étapes suivantes : 

1. collecte des pièces comptables ; 
2. contrôle et validation des pièces comptables ;
3. réalisation du pointage comptable ;
4. préparation et approbation du paiement des factures ;
5. imputation comptable ;
6. mise à jour des journaux comptables (livre de recettes, registre des achats, etc.) ;
7. export des pièces comptables vers le logiciel de précomptabilité choisi.

Toutes les pièces justificatives utilisées en comptabilité sont ici concernées par la pré-comptabilisation, que ce soit des factures d’achats ou de ventes, des bons de commandes et de livraisons, des notes de frais, etc.

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Comment faire sa précomptabilité ?

Utiliser un logiciel de pré-comptabilité

Pour faire votre gestion pré-comptable, il est en général conseillé d’opter pour une solution de pré-comptabilité. Il y en a de nombreuses sur le marché, comme par exemple iTools ou Wity.

Adopter un logiciel de pré-comptabilité permet en effet d’automatiser une grande partie des processus manuels relatifs aux factures. Vous gagnez ainsi du temps à consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée et vous êtes certain de respecter toutes les règles fiscales.

Votre solution de pré-comptabilisation jouera le rôle d’intermédiaire entre vous et les intervenants extérieurs, qu’il s’agisse de l’expert-comptable, de vos fournisseurs ou de la banque. L’outil se chargera de : 

• récupérer les factures des fournisseurs et les ajouter à votre plateforme ;
• automatiser la récupération des bons de commande ; 
• mettre à jour les journaux d’achat de banque selon les factures récupérées ;
• exporter les écritures comptables ;
• transmettre à votre banque les libellés de transactions.

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Déléguer à un assistant comptable

Autre option plus onéreuse mais aussi plus libératrice : faire appel à un assistant comptable. Vous pourrez ainsi lui déléguer toutes les tâches relatives à votre précomptabilité. Il assurera toutes les missions d’assistance et se chargera de les communiquer à votre expert-comptable.

Tous vos travaux de pré-comptabilité seront ainsi pris en charge et vous n’aurez pas besoin de vous en occuper. Si vous en avez les moyens, cette solution vous soulagera de cette tâche qui peut être très chronophage.

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N’oubliez pas que tout exercice comptable reste réglementé ! Pour réduire au maximum les erreurs manuelles tout en gagnant un temps considérable, l’automatisation des processus comptables avec un logiciel reste l’option la plus avantageuse. La pré-comptabilité simplifie le traitement des factures, contrôle les flux de trésorerie et donne de la visibilité sur les performances de votre entreprise.