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Le système de facturation est soumis à un ensemble d’obligations légales que toute entreprise ou auto-entrepreneur doit suivre à la lettre au risque de s’exposer à des sanctions. Parmi ces mesures, la numérotation des factures est régie à des règles bien spécifiques, à respecter dès l’édition de vos premières factures ! Petit point juridique sur les différentes règles de numérotation des factures ainsi que les bonnes pratiques à suivre.
La première chose à savoir est que la numérotation de ses factures est obligatoire pour toute entreprise. Elle est régie par le Code de Commerce (CDC) et le Code Général des Impôts (CGI), par le point n°7 de l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI.
Cette mesure fait partie des nombreuses mentions légales obligatoires qui encadrent le système de facturation : dénomination, date d’émission, taux de TVA, montant HT et TTC…
🔺Comme tout manquement à la réglementation en vigueur, le non-respect de la numérotation des factures est sévèrement sanctionné en cas de contrôle fiscal. Soyez donc particulièrement vigilant à ce sujet sous peine de pénalités !
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Le but principal de la numérotation est de faciliter le travail de l’administration en cas de contrôle et de permettre à celle-ci une examination exhaustive des factures, afin d’identifier les fraudes éventuelles.
Les numéros correspondant à chacun de vos factures doivent également figurer dans votre livre de recettes, un registre que chaque entreprise ou auto-entrepreneur est obligé de tenir.
En tant qu’entreprise, voyez-le comme un moyen de garder une comptabilité claire et ordonnée plutôt qu’une réelle contrainte. Pour rappel, la loi énonce qu’il est obligatoire de garder une trace de vos factures pendant une durée de 10 ans, originales ou copies.
Comme dit précédemment, la numérotation d’une facture est réglementée et doit donc respecter plusieurs obligations pour être conforme avec la loi.
Pour être en conformité avec la législation, la règle d’or en matière de numérotation de facture est la suivante : chaque facture doit posséder un numéro unique, se composant d’une séquence chronologique, continue et sans rupture.
Sachez qu’il n’y a pas de règle précise concernant l’emplacement de ce numéro. Le plus souvent, et comme dans l’exemple illustré par l’image ci-dessus, il est inscrit dans la partie supérieure de la facture, bien en évidence.
En parallèle de cette règle principale, on trouve plusieurs autres règles secondaires régulant la numérotation de facture :
Dans certains cas, il est toléré de numéroter ses factures sous forme de séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque suite (avec un préfixe par exemple). Cette exception est autorisée par l’administration fiscale seulement lorsque les conditions d’exercice de l’entreprise le justifient.
Elle s’applique ainsi dans les situations suivantes :
Pour illustrer ces règles de façon plus parlante, voici plusieurs exemples de numérotations de factures qui sont admises par l’administration fiscale.
Une numérotation de facture séquentielle classique : 01, 02, 03…
Afin de simplifier le tri par année, beaucoup d’entrepreneurs choisissent de mettre un préfixe annuel : 2019-001, 2019-002… L’année suivante, on repart de zéro. En 2020, la première facture de l’année devra donc être 2020-001.
Il est également possible de mettre un double préfixe, annuel et mensuel : 2019-09-01, 2019-09-02, 2019-09-03, etc, pour les factures du mois de septembre 2019. Même principe que précédemment, la première facture d’octobre devra être 2019-10-01.
Comme vu plus haut, des séries différentes peuvent être autorisées pour différencier des types de clients distincts. Ainsi, une série peut commencer par E001 pour une catégorie de clients, et par F001 pour une autre.
En matière de numérotation et de facturation en règle générale, il est bon de connaître certaines pratiques et réglementations supplémentaires. Erreur d’édition, annulation de facture, numérotation d’acompte et de devis, que faut-il savoir ?
Il est absolument interdit de supprimer une facture, ce qui impliquerait un manque dans la numérotation. Pour effectuer cette action, il faut éditer un avoir, c’est-à-dire une nouvelle facture avec un montant négatif. Celui ci va venir annuler la facture d’origine au niveau de la comptabilité. N’oubliez pas non plus de remettre cet avoir au client.
Les factures d’acompte sont elles aussi soumises aux mêmes règles que les factures classiques. Leur numérotation doit donc s’intégrer dans la même série chronologique et il n’y a pas de numérotation spécifique.
À l’inverse, il n’est pas obligatoire de numéroter vos devis. C’est cependant fortement recommandé, toujours pour des questions d’organisation personnelle et pour clarifier votre comptabilité.
Si vous réalisez vos factures sur un logiciel de traitement de texte, il peut arriver de commettre des erreurs, comme utiliser le même numéro deux fois ou sauter une valeur. Dans ce cas, il est préférable de ne rien toucher et de reconnaître l’erreur directement auprès du contrôleur. Ce genre de situation par ailleurs être simplement évité en utilisant un logiciel de facturation réglementé.
Pour s’assurer de respecter la loi, il est conseillé à toute entreprise d’utiliser un logiciel de facturation spécialisé. Et ce, surtout quand il s’agit de traiter un volume de factures conséquent à l’année. Les factures seront ainsi numérotées automatiquement, ce qui minimise les risques d’oublis ou les erreurs qui peuvent coûter très cher.
Le logiciel Obat par exemple, spécialisé dans la facturation des entreprises du bâtiment, automatise de nombreux éléments de vos factures pour une édition simple, rapide et fiable. En plus de la numérotation automatique de vos factures, le logiciel vous permet d’être en conformité avec toutes les autres mentions légales à respecter.
Micro entrepreneur, TPE, PME, vous avez maintenant toutes les clés en main pour ne plus jamais commettre d’erreurs de numérotation ! Si vous cherchez des modèles de facture ou encore des conseils pour rédiger un devis, notre blog vous attend !