Des plans introuvables, un PV de réception égaré, des allers-retours interminables pour retrouver un document : ça vous parle ? Vous n’êtes pas seul ! Dans le bâtiment, il faut gérer des dizaines de fichiers par chantier, et c’est justement là qu’une Gestion Électronique des Documents (GED) fait la différence : tout est rangé, facile à retrouver, accessible quand il faut. Zoom sur les avantages pour votre activité.
Qu’est-ce qu’une GED et comment ça marche ? La Gestion Électronique des Documents est un outil qui permet de numériser, classer, partager et archiver tous les documents d’une entreprise depuis une plateforme centralisée.
Dans une GED, chaque document suit un parcours bien défini, depuis son import jusqu’à son archivage. Ce cycle comprend plusieurs étapes clés :
Dans le BTP, il est vrai que la gestion des documents fait partie du quotidien, mais elle se révèle souvent dense et technique (voire urgente !). Les fichiers s’accumulent vite alors que vous avez besoin de retrouver facilement :
Dans une logique de gain de temps et de performance, la GED remplace justement les classeurs et les dossiers partagés par un système organisé, collaboratif et conforme aux obligations légales.
Dropbox, Google Drive ou OneDrive : ces solutions permettent aussi de stocker des fichiers en ligne, mais ne sont pas des GED. Quelle est la différence ?
Autrement dit, la GED est un outil métier structurant quand le Cloud est un simple espace de rangement.
43 % seulement des entreprises françaises sont équipées d’une GED en BTP, alors qu’elles gagnent 30 % de temps sur la recherche d’information. Pourtant, les avantages sont nombreux !
Classer ses documents, c’est une chose, mais les retrouver quand on en a besoin, c’en est une autre. Grâce à une GED bien configurée, vous pouvez réduire de 30 % le temps passé à chercher un devis, un contrat ou un plan de chantier. Classement automatique, filtres de recherche et métadonnées : vos fichiers sont accessibles en quelques clics, et non plus au bout de 15 minutes.
Les artisans du bâtiment gèrent chaque jour des fichiers sensibles (données clients, documents contractuels et justificatifs de travaux). Avec une GED, vous respectez toute la réglementation RGPD tout en profitant d’une sauvegarde automatique dans le cloud. Pas besoin d’intervention manuelle : les documents sont protégés, conservés selon les règles en vigueur et accessibles uniquement aux bonnes personnes (avec un historique clair des actions).
Comment la GED prépare-t-elle la facturation électronique 2026 ? Tout simplement parce que cette réforme vient avec de nombreux changements au niveau des obligations et des procédures. Se munir d’une GED compatible avec la réforme va déjà vous permettre de générer, classer et archiver vos factures au bon format (Factur-X, UBL, CII, etc.). Elle se connectera aussi avec vos outils de devis et de comptabilité pour éviter toute rupture dans votre organisation : mettez en place une transition fluide vers vos futures exigences légales.
Nous ne vous apprendrons rien : le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) est souvent une source de stress en fin de chantier ! Fichiers éparpillés, relances, oublis : c’est une tâche assez chronophage. Mais avec une GED, tous les documents sont collectés et rangés au fur et à mesure : votre DOE numérique est prêt à être livré dans les délais. Cette preuve de sérieux et un véritable atout pour renforcer la satisfaction de vos clients.
Trop cher, trop compliqué, pas fait pour moi : le logiciel GED sur chantier traîne encore quelques idées reçues. Et pourtant, les solutions d’aujourd’hui sont bien plus simples (dans le bon sens du terme) qu’on ne l’imagine !
L’un des premiers freins à l’adoption d’une GED (surtout dans les petites structures), c’est l’idée reçue que ce type d’outil est forcément cher, long à déployer et réservé aux grandes entreprises. En réalité, les solutions GED actuelles sont très accessibles. Il existe de nombreux abonnements adaptés aux TPE, avec des interfaces pensées pour rester simples à utiliser, et ce même sans service informatique dédié.
Certains artisans hésitent aussi encore par crainte de “perdre le contrôle” de leurs documents une fois stockés en ligne. Pourtant, une GED bien configurée vous offre justement plus de maîtrise : vous décidez qui accède à quoi, vous suivez chaque modification et vous conservez un historique clair de toutes les versions. La GED offre donc en réalité plus de sécurité, avec moins de risques de doublons ou de fichiers égarés.
Non, une GED n’implique pas une installation technique lourde ! Aujourd’hui, les solutions GED en mode SaaS (c’est-à-dire accessible en ligne simplement sur votre navigateur web) sont rapides à mettre en place. Pour une entreprise du bâtiment, il est souvent possible de démarrer en quelques heures seulement. Création des premiers dossiers, import des documents, accès pour les équipes terrain : le système est prêt à tourner rapidement.
Quelle GED choisir pour un chantier ? Combien coûte une solution GED BTP ? Découvrez ci-dessous un tableau comparatif des principales solutions GED pour le bâtiment (à tester par vous-même avant de souscrire) :
| Solution | Spécialisation BTP | Tarif indicatif | Stockage en France | Mobilité & accès terrain |
| Open Bee | GED généraliste mais adaptée au BTP via interconnexion ERP et GED chantier, gestion des workflows et archivage sécurisé | Sur devis (formule cloud/SaaS, version de base non précisée) | Oui (data centers FR + multi-site/cloud hybride possible) | Android/iOS + accès web, app mobile dédiée |
| Keepéo | GED spécialisée DOE en ligne, pensée pour artisans et PME BTP | Sur mesure, adapté TPE/PME (devis personnalisé) | Oui, solution cloud FR | Accès via navigateur, autonomie chantier |
| Zeendoc | GED SaaS généraliste, avec module BTP, PDP intégrée, focus automatisation | À partir de 65 €/mois (offre Nano) ou 199 €/mois selon configurateur | Oui, hébergement en France, RGPD + PDP certifiée | Web responsive, mobile-friendly |
| M‑Files | GED “intelligente” BTP (workflow, métadonnées, IA), intégration BIM/AutoCAD | Licence entreprise ou SaaS, tarification sur demande (solution premium) | Oui, disponible via Azure FR ou déploiement local sur site français | Desktop + mobile + intégrations ERP/Office/AutoCAD |
| Alobees | Application de suivi de chantier (GED chantier légère), intégrée à Sage Batigest | Inclus avec Sage e‑chantier/Batigest (abonnement mobilités à confirmer) | Stockage via Sage, infrastructure FR probable | App mobile et web conçue pour usage terrain |
Et si votre logiciel de suivi de chantier gérait aussi vos documents ? C’est exactement ce que propose OBAT GED : une gestion documentaire efficace et directement intégrée à votre outil.
OBAT a toujours eu la volonté de simplifier la vie des artisans, et le classement numérique des documents de chantier est une fonctionnalité incontournable. Dès qu’un devis, une facture ou un plan est généré (ou importé), il est automatiquement rattaché au bon dossier. Les bénéfices pour vous ? Vous retrouvez tout en quelques clics, même des mois plus tard.
Avec OBAT, le dossier chantier est au cœur du système puisque nous savons qu’il regroupe toutes les informations clés : devis, factures, acomptes, photos, documents techniques et livrables. Une fois le chantier terminé, vous pouvez donc générer rapidement le DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés) en réutilisant les documents déjà classés. Tout est interconnecté pour une meilleure gestion et moins d’erreurs (oublis ou doublons).
Que vous soyez au bureau, en déplacement ou sur le chantier, l’application OBAT est accessible sur mobile, tablette et ordinateur. Vous pouvez alors consulter ou modifier vos documents, prendre des photos, ajouter des fichiers et même partager un dossier avec le client ou un sous-traitant. L’accès est toujours sécurisé, et vous gardez la main sur les droits d’ouverture comme de modification.
Envie de passer à la GED en BTP sans vous perdre dans les méandres du numérique ? Vous pouvez déployer votre solution facilement en 5 étapes :
Une GED est pensée pour vous faire gagner un temps précieux, à condition d’éviter quelques faux pas fréquents !
Voici un bon réflexe à adopter dès le départ : ne jamais se contenter d’un seul point de stockage. Une GED efficace doit toujours intégrer une sauvegarde externe (hors site) et, idéalement, une redondance sur plusieurs serveurs. Vous êtes ainsi certain que vos documents restent accessibles même en cas de panne, d’incident ou de perte de matériel.
Un fichier nommé “scan001” ou “document-final-V3-bis” ne vous aidera pas à retrouver votre plan de chantier dans 6 mois ! La solution : adopter une nomenclature claire avec des métadonnées utiles (nom du chantier, date, type de document, version). Par exemple : Chantier-Duval_2025-04-DOE_V2.pdf.
Tout le monde n’a pas besoin d’accéder à tous les documents. Dans le cadre de votre GED, vous devez définir des droits d’accès par utilisateur ou profil : chef de chantier, bureau d’études, sous-traitant, client, etc. Chacun voit alors uniquement ce qui le concerne. Cela permet de protéger les données sensibles, mais aussi éviter les erreurs de manipulation ou les partages non autorisés.
Artisan ou patron de TPE, la GED n’est plus un luxe : elle devient un prérequis pour la productivité, la conformité légale et la satisfaction client. Et la bonne nouvelle, c’est qu’avec une solution comme OBAT, tout est déjà prêt : vos devis, vos plans, vos DOE sont organisés automatiquement. Moins de paperasse, plus d’efficacité. Et si vous testiez, pour voir la différence par vous-même ?
Prêt à centraliser tous vos documents chantier sans effort ? Essayez gratuitement OBAT et découvrez la GED intégrée !