Vous facturez sur Excel ou Word et vous vous demandez si c’est (encore) autorisé ? Vous n’êtes pas seul. Avec l’arrivée prochaine de la facturation électronique obligatoire en 2026, une facture réalisée sur Excel ou Word ne suffira bientôt plus : il faudra passer par une solution conforme à la réforme. Alors, la facturation sur Excel est-elle interdite ou autorisée ? Dans quelles conditions ? Nous répondons à toutes vos questions !
Tout dépend en réalité de la nature de votre activité et de votre statut :
En pratique, cela signifie que vos factures doivent :
En cas de non-conformité, les sanctions sont lourdes. Une amende peut atteindre 75 000 € pour une entreprise individuelle et jusqu’à 375 000 € pour une société.
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Malheureusement, la facturation sur Excel ou Word vit ses dernières années. Avec l’arrivée progressive de la facturation électronique obligatoire à partir de 2026, ces outils ne seront plus suffisants pour émettre des factures en toute légalité.
En effet, à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront transmettre leurs factures au format électronique via une plateforme agréée, comme une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) certifiée. Ces nouveaux acteurs ont pour rôle d’automatiser les échanges et de simplifier les démarches comptables.
Concrètement, cela signifie que :
À noter que si vous êtes micro-entrepreneur non assujetti à la TVA, vous n’êtes pas concerné par cette obligation, du moins pour le moment.
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Facturer sur Word ou Excel, nous savons que c’est très pratique au début de son activité professionnelle. Mais attention : ces outils ne sont pas faits pour ça ! Et à long terme, ils peuvent vous mettre en difficulté.
Avec une facture sur Word ou Excel, tout repose sur vous : numérotation chronologique, mentions légales, gestion des doublons, etc. Un simple oubli ou une erreur manuelle rendent votre facture non conforme. Et en cas de contrôle, cela peut vous coûter cher !
La facturation Excel ne garantit ni l’intégrité ni la traçabilité des données. Si un client conteste une facture ou si vous êtes confronté à un contrôle fiscal, il vous sera plus difficile de prouver la validité de vos documents.
Contrairement aux logiciels certifiés, Excel et Word ne sont pas sécurisés. Ils peuvent facilement être modifiés, ce qui peut ouvrir la porte à des fraudes internes ou externes, parfois même à votre insu.
Dans tous les cas, la question ne se pose plus : une facture Excel ou Word sera bientôt interdite à cause de la réforme de 2026/2027. Il est donc recommandée de changer vos habitudes dès maintenant, car plus vous attendez, plus l’adaptation risque d’être brutale !
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Faire ses factures sur Excel n’est plus viable dès que les chantiers s’enchaînent, que les relances deviennent régulières et que la charge de travail augmente. C’est souvent à ce moment-là qu’un vrai logiciel de facturation devient indispensable.
Sur Excel, il suffit d’un oubli ou d’un copier-coller mal placé pour créer un doublon ou sauter une numérotation. Un logiciel de facturation obligatoire, quant à lui, automatise tout : chaque facture est générée dans l’ordre, avec les mentions légales déjà en place.
Plus besoin de repartir d’un modèle vide à chaque fois : vous sélectionnez le client, vous ajoutez les prestations, le logiciel calcule les montants automatiquement, et hop, la facture est prête en quelques clics. Même les TVA différentes par ligne sont gérées ! C’est un vrai gain de temps, surtout après une journée sur les routes ou sur un toit.
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Avec Excel, c’est à vous de suivre qui a payé, qui est en retard, qui a reçu sa facture. Alors qu’avec un logiciel de facturation, on vous affiche directement l’état des paiements : l’outil se charge même d’envoyer les relances à votre place pour éviter les impayés qui traînent pendant des semaines !
Comme nous l’avons vu plus haut, dès 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront envoyer leurs factures par voie électronique via des plateformes certifiées. Et donc, Excel ne sera plus accepté. Il est donc nécessaire d’implémenter vos changements de process dès maintenant pour être prêt à temps.
Si vous êtes artisan du bâtiment, plombier, électricien, maçon ou encore couvreur, Obat a été pensé pour vous. Notre logiciel est certifié pour la facturation électronique : simple à utiliser et adapté aux réalités du terrain du BTP. Vous pouvez enfin gérer vos devis, factures, clients et chantiers en un seul endroit. Soyez prêt pour les échéances à venir, le tout sans stress.
Verdict, une facture sur Excel est-elle légale ou interdite ? Excel reste légal en 2025 à condition de ne pas vendre à des particuliers ou d’être non assujetti à la TVA. Mais cet outil sera indirectement interdit en 2026, peu importe votre situation professionnelle ! Anticipez dès maintenant en choisissant un outil simple, fiable et adapté à votre métier, comme Obat pour les pros du bâtiment.