Sur un chantier, tout doit être carré en termes de matériaux et de délais. Et c’est aussi le cas pour votre administratif ! Pourtant, entre 2 devis, 3 bons de livraison et une pile de factures, il est facile de perdre le fil. Et le jour où l’administration frappe à la porte, il est préférable de ne pas devoir fouiller dans des cartons au fond du bureau. Dans cet article, nous vous expliquons donc tout ce qu’il faut savoir sur la conservation des factures.
Concernant la durée de conservation des factures, ce n’est pas toujours évident de s’y retrouver entre les règles fiscales et comptables. Car oui, il y a deux délais légaux différents !
Toutes les factures (qu’elles concernent vos ventes ou vos achats) doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. C’est l’article L123-22 du Code de commerce qui l’impose aux professionnels afin de garantir leur traçabilité en cas de contrôle ou de litige.
Cette obligation d’archivage concerne les factures de vente et d’achat, bons de commande, bons de livraison, relevés, ainsi que tous les registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.).
D’après l’article L102 B du Livre des procédures fiscales, l’administration peut vous demander les justificatifs de TVA sur une période de 6 ans. Ce délai démarre à partir de la date de déclaration ou du fait générateur.
On parle ici de la conservation des factures émises et reçues (liées à vos ventes ou achats), ainsi que les pièces justificatives de TVA (déclarations, preuves de paiement, régularisations, etc.).
Bon à savoir : Quelle différence entre obligation fiscale (6 ans) et comptable (10 ans) ? L’obligation comptable concerne la conservation des documents pour justifier votre comptabilité, tandis que l’obligation fiscale permet à l’administration de vérifier vos déclarations d’impôts et de TVA.
Si vous appliquez un taux de TVA réduit pour des travaux dans un logement de plus de 2 ans (5,5 % ou 10 %), gardez précieusement la copie de l’attestation signée par le client pendant 5 ans. Elle peut vous être demandée par l’administration pour justifier le taux réduit. Sans elle, vous risquez une régularisation de TVA à 20 %.
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Depuis 2017, vous pouvez conserver vos factures au format numérique. Mais attention, cette dématérialisation est encadrée par des règles strictes.
Les entreprises ont aujourd’hui la possibilité de conserver leurs factures au format numérique, dès leur émission ou leur réception. C’est rendu possible par l’arrêté du 22 mars 2017, qui encadre la dématérialisation des pièces justificatives. Pour être valides, ces fichiers doivent rester accessibles pendant toute la durée légale de conservation (soit 6 ans minimum) et garantir 3 critères essentiels : lisibilité, authenticité et intégrité.
Attention toutefois : certains documents spécifiques (comme ceux liés à la paie) peuvent être soumis à des délais de conservation différents. Il est donc recommandé de consulter les textes réglementaires applicables à chaque catégorie de pièce pour archiver en toute conformité.
Archivage numérique : quelles conditions ? Dans le cadre de la conservation des factures en numérique, il faut s’assurer que ces documents ont la même valeur probante que les originaux papier. Dans cette optique, plusieurs critères doivent être respectés :
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Selon l’article L102 C du Livre des procédures fiscales, les factures ne peuvent être stockées que en France, dans un pays de l’Union européenne ou dans un État tiers ayant signé une convention fiscale avec la France, avec une assistance mutuelle en cas de contrôle fiscal.
Concrètement, ça veut dire quoi ? Et bien, si vous utilisez un logiciel de facturation ou un service de stockage en ligne, assurez-vous que les serveurs ne sont pas hébergés dans un pays non reconnu (par exemple, hors UE sans accord).
Ensuite, la conservation des facteurs peut se faire sur plusieurs types de supports :
La facturation électronique va bientôt devenir la norme pour toutes les entreprises : dès 2026, il ne suffira plus d’envoyer un simple PDF par mail. Pour éviter la panique à la dernière minute, mieux vaut anticiper !
La loi de finances 2024 a repoussé les échéances, mais le compte à rebours est lancé :
En parallèle, l’e-Reporting TVA s’appliquera progressivement : certaines données de vos ventes devront être transmises à l’administration, même hors facturation (par exemple les encaissements en B2C).
Avec la réforme, les factures ne passeront plus directement d’un fournisseur à son client. Elles transiteront par des intermédiaires certifiés, appelés PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires). Leur mission ? Transmettre les factures au bon destinataire dans un format structuré et envoyer les données à l’administration fiscale via le Portail Public de Facturation (PPF).
Certaines entreprises passeront aussi par des OD (Opérateurs de Dématérialisation), qui travaillent en lien avec une PDP. Toutes ces modifications permettront d’automatiser, de tracer et de sécuriser la chaîne de facturation comme de conservation des factures.
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Pas de facture, pas de preuve. En cas de contrôle fiscal, si vous êtes dans l’incapacité de présenter vos factures ou pièces justificatives, vous vous exposez à des sanctions lourdes.
Si vous êtes dans l’impossibilité de fournir vos factures à l’administration fiscale lorsqu’elle en fait la demande, vous vous exposez à des conséquences importantes :
En cas de manquement à vos obligations de déclaration de TVA, vous risquez une majoration automatique de 10 % sur le montant de TVA dû, à laquelle s’ajoutent des intérêts de retard de 0,20 % par mois. Et ces intérêts courent jusqu’au paiement complet, c’est-à-dire qu’ils s’accumulent à chaque mois de retard.
Si l’administration constate des manques dans la conservation des factures, elle peut décider de reconstituer votre chiffre d’affaires sur la base de vos relevés bancaires ou de vos habitudes déclarées. Il peut ensuite y avoir une rectification du montant de TVA due, parfois bien plus élevée que prévu.
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Vous en avez marre de perdre du temps à chercher une facture ou un devis à la dernière minute ? Dans ce cas, une bonne GED (Gestion Électronique des Documents) peut vraiment vous changer la vie.
Avant de se lancer dans une GED, il faut commencer par poser à plat tout ce qui circule dans l’entreprise. Concrètement, quels documents passent par le chantier ? Lesquels partent vers la compta ou le client ?
Devis, factures, bons de livraison, attestations, situations : faites le tri. L’idée, c’est d’avoir une vue claire sur vos flux pour ne plus perdre de temps à chercher une facture ou un PV de réception à la dernière minute.
Ensuite, pour éviter les mauvaises surprises, choisissez une solution de stockage sécurisée, hébergée en France (ou à défaut, dans l’UE) et certifiée ISO 27001.
C’est un vrai gage de sérieux : vos documents seront bien gardés, sauvegardés et surtout conformes aux exigences de l’administration. Et bonus : vous pouvez y accéder facilement depuis votre bureau comme depuis le chantier, sur le terrain.
Une fois votre GED en place, nous vous conseillons de structurer vos dossiers pour pouvoir retrouver n’importe quel document en quelques clics. Vous pouvez opter pour un plan de classement simple et efficace pour le BTP : Année > Nom du chantier > Type de document (facture, devis, attestation, etc.).
Cela donne par exemple : 2025 > Rénovation Toiture Rue Pasteur > Factures fournisseurs. Ce classement vous fera gagner du temps au quotidien, et surtout en cas de contrôle fiscal ou de litige client ! Pensez alors à uniformiser les noms de fichiers ( « 2025-03-10_Facture_Matériaux_CheminDupont.pdf ») pour faciliter les recherches.
Quelle GED choisir pour le BTP ? OBAT vous simplifie la vie avec une GED pensée pour les pros du bâtiment. Tout est automatique, organisé, prêt pour les contrôles et pour les évolutions fiscales à venir.
Avec OBAT, chaque facture que vous éditez est directement enregistrée au bon format, en PDF horodaté. Vous n’avez plus besoin de penser à l’archivage : tout est classé automatiquement, sécurisé et accessible à tout moment. En cas de contrôle, vous avez les bons justificatifs et au bon endroit, sans avoir à fouiller dans des classeurs ou dossiers partagés mal rangés.
OBAT vous permet d’exporter le FEC (fichier des écritures comptables) en un clic, toujours dans le bon format. Et si vous cherchez une facture ou un chantier précis ? La recherche multicritère vous fait gagner un temps fou : nom du client, date, type de document… tout est filtrable en deux secondes.
En tant que GED du BTP complet, OBAT pense aussi à l’étape d’après : la réforme TVA. Les taux 20 %, 10 % et 5,5 % sont déjà pré-mappés dans vos factures, ce qui vous prépare en douceur à l’arrivée de l’e-reporting obligatoire.
Vous voyez : pas besoin de devenir expert en archivage pour être en règle ! Si vos factures sont bien rangées pendant 6 à 10 ans (et accessibles facilement), vous dormez tranquille en cas de contrôle. Et avec une solution comme OBAT, vous gagnez du temps, vous êtes couvert et vous n’avez plus à y penser ! Vous construisez, OBAT range et archive.
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