{"id":3245,"date":"2021-05-29T12:06:00","date_gmt":"2021-05-29T10:06:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.obat.fr\/blog\/?p=3245"},"modified":"2023-09-13T17:57:14","modified_gmt":"2023-09-13T15:57:14","slug":"note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.obat.fr\/blog\/note-de-frais\/","title":{"rendered":"Note de frais : faciliter la gestion de vos d\u00e9penses professionnelles"},"content":{"rendered":"\n<p>Vos <strong>collaborateurs<\/strong> peuvent souvent \u00eatre amen\u00e9s \u00e0 <strong>r\u00e9aliser des d\u00e9penses<\/strong> dans le cadre de leur activit\u00e9 professionnelle. Leur gestion n\u2019est pas toujours \u00e9vidente, ce qui peut amener des frustrations dues \u00e0 des <strong>remboursements tardifs<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Tour d\u2019horizon sur ce qu\u2019il faut savoir pour <strong>g\u00e9rer au mieux vos d\u00e9penses professionnelles<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Savoir quels frais sont remboursables<\/strong>\u00a0<\/h2>\n\n\n\n<p>Pour qu\u2019une <strong>d\u00e9pense soit remboursable,<\/strong> il faut que :\u00a0<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Elle soit r\u00e9alis\u00e9e dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise.<\/li><li>Elle corresponde aux crit\u00e8res pr\u00e9cis\u00e9s dans la politique de voyage ou d\u2019achats.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ce second point implique que l\u2019entreprise doit avoir <strong>r\u00e9dig\u00e9 une politique de d\u00e9penses et d\u2019achats claire<\/strong>. Celle-ci doit d\u00e9tailler les d\u00e9penses rembours\u00e9es pour l\u2019entreprise et doit \u00e9galement pr\u00e9ciser \u00e0 quelle hauteur ces d\u00e9penses sont remboursables. <\/p>\n\n\n\n<p>De plus, la <strong>communication<\/strong> est un \u00e9l\u00e9ment cl\u00e9 pour qu\u2019une politique de d\u00e9pense soit efficace, veillez donc \u00e0 communiquer r\u00e9guli\u00e8rement \u00e0 propos de celle-ci.<\/p>\n\n\n\n<p>Voici quelques <strong>exemples de d\u00e9penses<\/strong>, g\u00e9n\u00e9ralement remboursables :\u00a0<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Les frais de repas<\/strong>, engag\u00e9s dans le cadre d\u2019un repas d\u2019affaires ou d\u2019un d\u00e9placement.<\/li><li><strong>Les frais d\u2019h\u00e9bergemen<\/strong>t, d\u00e9bours\u00e9s lors d\u2019un d\u00e9placement. Pour que les frais d\u2019h\u00e9bergement soient remboursables, il faut que vous soyez dans l\u2019impossibilit\u00e9 de faire l\u2019aller-retour dans la journ\u00e9e. De ce fait, la distance minimale entre votre domicile et le lieu de la mission doit \u00eatre de 50 kilom\u00e8tres, au minimum.<\/li><li><strong>Les frais de transport<\/strong>, engag\u00e9s lors d\u2019un d\u00e9placement professionnel. Il faudra conserver votre billet et pr\u00e9ciser le motif du d\u00e9placement pour vous faire rembourser.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><em>\u00c0 lire : <a href=\"https:\/\/www.obat.fr\/blog\/indemnites-transport-btp\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Indemnit\u00e9s de transport BTP : les montants 2021 (s\u2019ouvre dans un nouvel onglet)\">Indemnit\u00e9s de transport BTP : les montants 2021<\/a> et <a href=\"https:\/\/www.obat.fr\/blog\/indemnites-repas-btp\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (s\u2019ouvre dans un nouvel onglet)\">Indemnit\u00e9s de repas BTP : les montants 2021<\/a><\/em><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Choisir sa m\u00e9thode de remboursement : entre frais r\u00e9els et d\u00e9duction forfaitaire<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Deux types de remboursements existent : le <strong>remboursement forfaitaire<\/strong> et le <strong>remboursement en r\u00e9el<\/strong>.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019entreprise d\u00e9cide quel type de remboursement adopter, il est g\u00e9n\u00e9ralement pr\u00e9cis\u00e9 dans le <strong>contrat de travail<\/strong> du collaborateur.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Le remboursement des frais r\u00e9els<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Cette m\u00e9thode consiste \u00e0 rembourser le collaborateur <strong>\u00e0 hauteur des frais qu\u2019il a engag\u00e9s<\/strong>. Pour se faire rembourser sa d\u00e9pense, le collaborateur devra passer par le processus \u201ctraditionnel\u201d de traitement des <strong>notes de frais<\/strong>, g\u00e9n\u00e9ralement \u00e0 l\u2019aide de tableur Excel :\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Le collaborateur<strong> avance les frais<\/strong> sur ses fonds personnels.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Au retour de son d\u00e9placement ou \u00e0 la fin du mois, <strong>il r\u00e9alise une note de frais<\/strong>, d\u00e9taillant les d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es et pr\u00e9sentant l\u2019ensemble des justificatifs de paiement associ\u00e9s.<\/li><li>La note de frais est ensuite<strong> envoy\u00e9e \u00e0 la comptabilit\u00e9, <\/strong>qui valide la d\u00e9pense si celle-ci est justifi\u00e9e et rentre dans les crit\u00e8res de remboursement.<\/li><li>Une fois la note de frais valid\u00e9e, le <strong>collaborateur re\u00e7oit son remboursement<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>\u00c0 noter que cette m\u00e9thode comporte quelques <strong>inconv\u00e9nients<\/strong>.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les processus sont <strong>longs<\/strong>, puisque le remboursement d\u2019un collaborateur met en g\u00e9n\u00e9ral un mois, ce qui peut cr\u00e9er des frustrations.\u00a0<\/li><li>Le contr\u00f4le de l\u2019ensemble des d\u00e9penses par la comptabilit\u00e9 repr\u00e9sente une <strong>t\u00e2che fastidieuse<\/strong> et <strong>sans r\u00e9elle valeur ajout\u00e9e<\/strong>.\u00a0<\/li><li>Le risque d\u2019erreur li\u00e9e \u00e0 la saisie et ressaisie des informations de d\u00e9penses est assez fort, ce qui peut avoir de lourdes cons\u00e9quences sur votre entreprise en cas de <strong>contr\u00f4le de l\u2019URSSAF<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><em>A lire \u00e9galement : <a href=\"https:\/\/www.obat.fr\/blog\/calcul-marge-commerciale\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Calcul de la marge commerciale : la m\u00e9thode simple (s\u2019ouvre dans un nouvel onglet)\">Calcul de la marge commerciale : la m\u00e9thode simple<\/a><\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>La d\u00e9duction forfaitaire<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Cette deuxi\u00e8me <strong>m\u00e9thode de remboursement <\/strong>consiste \u00e0 rembourser toujours le m\u00eame montant, peu importe la somme d\u00e9bours\u00e9e par le collaborateur. Par exemple, 25\u20ac par d\u00e9jeuner seront rembours\u00e9s, m\u00eame si le collaborateur n&rsquo;a d\u00e9pens\u00e9 que 20\u20ac en r\u00e9alit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>Dans ce cas, le collaborateur n\u2019aura pas \u00e0 fournir de <strong>justificatifs<\/strong>. Il devra quand m\u00eame expliquer les raisons pour lesquelles il a effectu\u00e9 une d\u00e9pense.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Tout comme pour le remboursement en frais r\u00e9els, le collaborateur devra suivre le long processus de<strong> gestion des d\u00e9penses professionnelles<\/strong> pour se faire rembourser les frais avanc\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Le bar\u00e8me de remboursement mis en place par l\u2019URSSAF<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Certains remboursements, concernant par exemple les <strong>frais de repas<\/strong> ou <strong>d\u2019h\u00e9bergement<\/strong>, sont assez subtils \u00e0 mettre en place. C\u2019est pourquoi l\u2019URSSAF a mis en place des <strong>bar\u00e8mes<\/strong> pour ces frais, que les entreprises se doivent de suivre.<br><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"\"><tbody><tr><td><br><\/td><td>Repas<\/td><td>Logement &amp; petit d\u00e9jeuner<\/td><\/tr><tr><td>Paris d\u00e9partements des Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94)<\/td><td>Autres d\u00e9partements<\/td><\/tr><tr><td>Pour les 3 premiers mois<\/td><td>19,10 \u20ac<\/td><td>68,50 \u20ac<\/td><td>50,80 \u20ac<\/td><\/tr><tr><td>Entre le 3\u00e8me et le 24\u00e8me mois<\/td><td>16,20 \u20ac<\/td><td>58,20 \u20ac<\/td><td>43,20 \u20ac<\/td><\/tr><tr><td>Entre le 24\u00e8me et le 72\u00e8me mois<\/td><td>13,40 \u20ac<\/td><td>48,00 \u20ac<\/td><td>35,60 \u20ac<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"> <strong>Les avances sur frais<\/strong><br><\/h3>\n\n\n\n<p>Si un collaborateur a des frais importants \u00e0 avancer, il peut demander une <strong>avance sur frais<\/strong>. Deux types d\u2019avance de frais existent :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>L\u2019avance permanente<\/strong> : un budget mensuel est \u00e9valu\u00e9 et vers\u00e9 au collaborateur pour couvrir ses frais professionnels.&nbsp;<\/li><li><strong>L\u2019avance ponctuelle<\/strong> : le collaborateur a une mission impliquant des frais importants, ceux-ci sont alors estim\u00e9s et un budget est vers\u00e9 au collaborateur.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Dans ces deux cas, le collaborateur devra tout de m\u00eame r\u00e9aliser <strong>une note de frais<\/strong> et justifier l\u2019ensemble de ses d\u00e9penses \u00e0 la fin du mois ou \u00e0 la fin de la mission.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Le remboursement d\u2019une note de frais<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Justifier une note de frais<\/strong><br><\/h3>\n\n\n\n<p>Pour \u00eatre remboursable, une note de frais doit pr\u00e9senter tous les <strong>justificatifs<\/strong> li\u00e9s aux d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es. Sans justificatif, il est probable qu\u2019une d\u00e9pense ne soit <strong>pas rembours\u00e9e au collaborateur<\/strong> puisque l\u2019entreprise doit \u00eatre en mesure de justifier toutes les d\u00e9penses de ses collaborateurs \u00e0 l\u2019Urssaf. <\/p>\n\n\n\n<p>Si un collaborateur perd son justificatif, <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (s\u2019ouvre dans un nouvel onglet)\" href=\"https:\/\/blog.mooncard.co\/note-de-frais-que-faire-si-vous-perdez-justificatif-papier\" target=\"_blank\">certaines solutions existent tout de m\u00eame pour se faire rembourser sa d\u00e9pense.<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>En fonction du type de d\u00e9pense professionnelle, il faudra apporter certaines pr\u00e9cisions, en plus du justificatif \u00e0 fournir. Voici <strong>comment justifier vos diff\u00e9rentes d\u00e9penses<\/strong> :<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"\"><tbody><tr><td><br><\/td><td><strong>Document \u00e0 fournir<\/strong><\/td><td><strong>Pr\u00e9cisions \u00e0 apporter \/ crit\u00e8res \u00e0 respecter<\/strong><\/td><\/tr><tr><td><strong>Frais de restauration<\/strong><\/td><td>Re\u00e7u original&nbsp;<\/td><td>Nom de client ou fournisseur invit\u00e9.Nom de son entreprise.Fonctions de l\u2019invit\u00e9.Motif du repas.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Frais de d\u00e9placement<\/strong><\/td><td>Billet de transport<\/td><td>Motif du d\u00e9placement.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Frais d\u2019h\u00e9bergement<\/strong><\/td><td>Facture d\u00e9taill\u00e9e<\/td><td>Distance lieu de la mission &#8211; domicile doit \u00eatre sup\u00e9rieur \u00e0 50 kilom\u00e8tres. Elle ne doit pas pouvoir \u00eatre parcourue en moins d\u20191h30.Indiquer le nombre de nuits.Indiquer les frais d\u00e9taill\u00e9s de la chambre.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Frais kilom\u00e9triques<\/strong><\/td><td>Carte grise du v\u00e9hicule<\/td><td>Motif du d\u00e9placement.Lieu du d\u00e9placement.Kilom\u00e9trage r\u00e9alis\u00e9 pendant le projet.La puissance fiscale du v\u00e9hicule.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p><strong>\u00c0 noter<\/strong> : il est possible de <strong>d\u00e9mat\u00e9rialiser<\/strong> l\u2019ensemble de vos justificatifs. Cela pr\u00e9sente de nombreux avantages et vous permettra par exemple d\u2019\u00e9viter de <strong>perdre vos justificatifs<\/strong> en les prenant en photo directement apr\u00e8s votre d\u00e9pense ! Il faudra cependant que <strong>l\u2019archivage soit \u00e0 valeur probante,<\/strong> pour qu\u2019ils aient une valeur juridique.<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019entreprise devra \u00e9galement conserver l\u2019ensemble des justificatifs de d\u00e9penses <strong>pendant 10 ans. <\/strong>De ce fait, la d\u00e9mat\u00e9rialisation de vos justificatifs se r\u00e9v\u00e9lera \u00eatre un v\u00e9ritable gain de temps et d\u2019espace.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Automatiser et g\u00e9rer ses d\u00e9penses professionnelles<\/h3>\n\n\n\n<p>Certaines entreprises, comme <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (s\u2019ouvre dans un nouvel onglet)\" href=\"https:\/\/www.mooncard.co\/\" target=\"_blank\">Mooncard<\/a>, garantissent l\u2019archivage \u00e0 valeur probante de vos justificatifs.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Mooncard est une <strong>solution de paiement innovante<\/strong>, permettant d\u2019automatiser la gestion de vos d\u00e9penses professionnelles depuis le paiement jusqu\u2019\u00e0 leur int\u00e9gration comptable. <\/p>\n\n\n\n<p>Ainsi, votre <strong>processus de gestion<\/strong> se r\u00e9sume \u00e0 quelques \u00e9tapes :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Le collaborateur paie sa d\u00e9pense avec sa carte Mooncard.<\/li><li>Il prend en photo son justificatif (et peut ensuite le jeter car il est archiv\u00e9 num\u00e9riquement).<\/li><li>Les informations issues de la transaction sont pr\u00e9-remplies automatiquement dans la note de frais, le collaborateur n&rsquo;a plus qu&rsquo;\u00e0 valider sa d\u00e9pense.<\/li><li>Apr\u00e8s approbation, elle est directement envoy\u00e9e en comptabilit\u00e9.<\/li><li>Vos <strong>\u00e9critures comptables<\/strong> sont automatiquement g\u00e9n\u00e9r\u00e9es et int\u00e9gr\u00e9es \u00e0 votre logiciel comptable, selon votre param\u00e9trage et votre plan comptable. Gagnez en fiabilit\u00e9 en supprimant la ressaisie manuelle.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator\"\/>\n\n\n\n<p>En bonus, Mooncard est partenaire de Flying Blue, programme de fid\u00e9lit\u00e9 d\u2019Air France, ce qui vous permet de cumuler jusqu\u2019\u00e0 15 Miles pour 10 euros de d\u00e9penses professionnelles.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Vous souhaitez avoir plus de renseignements sur les solutions Mooncard ? <a href=\"https:\/\/www.mooncard.co\/reserver-une-demo\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (s\u2019ouvre dans un nouvel onglet)\">R\u00e9servez votre d\u00e9mo.<\/a><br><\/p>\n\n\n<div class=\"kk-star-ratings kksr-auto kksr-align-left kksr-valign-bottom\"\n    data-payload='{&quot;align&quot;:&quot;left&quot;,&quot;id&quot;:&quot;3245&quot;,&quot;slug&quot;:&quot;default&quot;,&quot;valign&quot;:&quot;bottom&quot;,&quot;ignore&quot;:&quot;&quot;,&quot;reference&quot;:&quot;auto&quot;,&quot;class&quot;:&quot;&quot;,&quot;count&quot;:&quot;0&quot;,&quot;legendonly&quot;:&quot;&quot;,&quot;readonly&quot;:&quot;&quot;,&quot;score&quot;:&quot;0&quot;,&quot;starsonly&quot;:&quot;&quot;,&quot;best&quot;:&quot;5&quot;,&quot;gap&quot;:&quot;5&quot;,&quot;greet&quot;:&quot;Notez cet article&quot;,&quot;legend&quot;:&quot;0\\\/5 - (0 vote)&quot;,&quot;size&quot;:&quot;16&quot;,&quot;title&quot;:&quot;Note de frais : faciliter la gestion de vos d\u00e9penses professionnelles&quot;,&quot;width&quot;:&quot;0&quot;,&quot;_legend&quot;:&quot;{score}\\\/{best} - ({count} {votes})&quot;,&quot;font_factor&quot;:&quot;1.25&quot;}'>\n            \n<div class=\"kksr-stars\">\n    \n<div class=\"kksr-stars-inactive\">\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"1\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 16px; height: 16px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"2\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 16px; height: 16px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"3\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 16px; height: 16px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"4\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 16px; height: 16px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"5\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 16px; height: 16px;\"><\/div>\n        <\/div>\n    <\/div>\n    \n<div class=\"kksr-stars-active\" style=\"width: 0px;\">\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 16px; height: 16px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 16px; height: 16px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 16px; height: 16px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 16px; height: 16px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 16px; height: 16px;\"><\/div>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n                \n\n<div class=\"kksr-legend\" style=\"font-size: 12.8px;\">\n            <span class=\"kksr-muted\">Notez cet article<\/span>\n    <\/div>\n    <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vos collaborateurs peuvent souvent \u00eatre amen\u00e9s \u00e0 r\u00e9aliser des d\u00e9penses dans le cadre de leur activit\u00e9 professionnelle. 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